鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中的問題以及對策研究

郭 玲

（濟(jì)南市萊蕪區(qū)苗山鎮(zhèn)人民政府，山東 濟(jì)南 271100）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理工作和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展是密切相關(guān)的，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的管理工作中存在著一些問題，對于檔案的管理工作重視程度不高，隨著科技的發(fā)展，農(nóng)村還有些地方采取傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，檔案規(guī)范化程度越來越低，這些問題都給工作造成了一定的難度，嚴(yán)重的阻礙了工作的有效進(jìn)行，因此這就要求相關(guān)的管理部門要重視檔案管理的工作，提高檔案管理的水平。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中的問題

1）不夠重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中還面臨著許多問題，其中就是重視程度不夠，缺乏相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)，不知如何去管理，應(yīng)該怎樣管理，有些管理者重業(yè)務(wù)輕管理，有些管理者根本不知如何下手。那應(yīng)該怎么辦？很多領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理沒有重視起來，他們?nèi)匀桓杏X不到它的重要性，他們大多數(shù)只注重資料的收集和統(tǒng)計，卻忽略了檔案的規(guī)范化管理，從思想上得不到重視，可想而知在管理中也不會太好，隨著城鄉(xiāng)改革的發(fā)展，越來越多人開始加入到這個行列中，這就導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中涉及的數(shù)據(jù)和信息越來越多，而統(tǒng)一的管理制度卻沒有形成，缺乏相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同類別的檔案差距很大，治理不規(guī)范，這就嚴(yán)重阻礙了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的規(guī)范化管理。

2）檔案信息化程度低。從目前的狀況來看，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作是比較落后的，還在采取一些傳統(tǒng)的管理方式，通過人工這種方式來進(jìn)行檔案的管理，采用這種方法很容易造成工作的漏洞，在管理過程中由于個人的疏忽會造成一些細(xì)節(jié)上的疏漏，這樣在查閱檔案時會帶來不利的影響，即使有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)引入了計算機(jī)技術(shù)，但是在使用的過程中只注重檔案的檢索和統(tǒng)計，無法實現(xiàn)檔案的共享。

3）檔案管理人員素質(zhì)過低。一些檔案管理人員一般都不是檔案管理專業(yè)出身，缺乏對檔案管理工作的經(jīng)驗，也沒有足夠的專業(yè)知識作為支撐，檔案員對外的培訓(xùn)機(jī)會不多，交流能力也不夠強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作理念和方式得不到創(chuàng)新，沒有學(xué)習(xí)借鑒的機(jī)會，大多數(shù)檔案管理員是兼職，工作積極性不高，專業(yè)能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，管理人員對檔案問題自身就不明白，缺乏理解，和客戶溝通交流起來也非常的困難，工作人員遇到問題也找不到人去請教，人員素質(zhì)待提高。由于工作人員未實行公開招聘，大部分是關(guān)系戶從有關(guān)單位抽調(diào)組成，又沒經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致工作差錯多，一直以來檔案工作者的專業(yè)性不強(qiáng)，人員不足，積極性也不高，長期以往將不利于檔案管理工作的真正落實。

4）檔案管理的體制不夠完善。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中由于體制不夠完善，缺乏完善的規(guī)章制度，給檔案管理的工作造成非常大的困難，由于沒有明確的相關(guān)規(guī)定，檔案的管理也是由各個部門進(jìn)行負(fù)責(zé)的，但是每個部門的一些管理方式都是不同的，這樣在檔案的管理過程中，容易造成檔案工作無法做到完整，檔案中的資料都是由領(lǐng)導(dǎo)來進(jìn)行負(fù)責(zé)的，如果某個部門的某個資料缺失了，這就會給工作造成一些麻煩，會嚴(yán)重的阻礙相關(guān)工作人員的工作效率。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的有效措施

1）建立健全檔案管理制度。要想讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作不夠規(guī)范的問題能夠得到有效地解決，工作管理人員要重視檔案管理問題，健全制度機(jī)制，要認(rèn)識到檔案管理的重要性，這樣才能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，應(yīng)該把檔案管理的工作放在第一位，上級部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理問題的宣傳，讓這種重視觀念深入人心，檔案在管理中發(fā)揮著重要的作用，另外相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作中的審察，對工作中的一些問題進(jìn)行有效地解決，建立健全檔案制度機(jī)制，制定出合理規(guī)范的制度體制，促進(jìn)相關(guān)部門和有關(guān)工作人員對工作管理的規(guī)范化管理，而且還應(yīng)該將檔案的收集、整理、保管列入工作流程，讓每個工作人員各司其職，讓檔案管理工作落到實處，讓工作趨向規(guī)范化和合理化。

2）提高管理人員的專業(yè)能力。由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，這就造成了以后工作的一些漏洞，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的規(guī)范化需要一支有高素質(zhì)和專業(yè)能力強(qiáng)的人才，因此，根據(jù)發(fā)展的需要我們應(yīng)該提高管理人員的專業(yè)能力水平，根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的實際情況出發(fā)，加強(qiáng)對檔案人員的招聘，來滿足工作的需要，這就要求對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)宣傳，加強(qiáng)檔案管理政策和專業(yè)知識培訓(xùn)，讓相關(guān)的工作人員掌握一定的知識技能，提升檔案管理人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在檔案工作進(jìn)行實際的開展時，應(yīng)該確保與當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況結(jié)合進(jìn)行有針對性地培養(yǎng)，讓管理人員能夠熟練地掌握工作中的內(nèi)容。檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，充分認(rèn)識檔案工作的重要性和必要性，從根本上解決管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)的問題。

3）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案現(xiàn)代化水平。為了提高檔案管理水平的質(zhì)量，完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施是非常重要的，有關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)對檔案管理室的資金投入，建立專門的檔案管理室，避免檔案的丟失，做好相關(guān)的安全措施，避免不必要的麻煩，提高檔案現(xiàn)代化水平，加大資金、技術(shù)、人才的投入，建設(shè)檔案室、辦公室等，讓相關(guān)的專業(yè)人員來進(jìn)行檔案的管理工作，避免檔案破損和丟失的現(xiàn)象發(fā)生，解決方案存放空間不足的問題，促進(jìn)了檔案的有效性管理，通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息的共享，提高工作效率，另外各個部門之間要相互的交流和合作，采取相同的檔案管理方式，來實現(xiàn)信息的共享，從根本上解決檔案管理問題，提升檔案管理和服務(wù)水平，來保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4）做好檔案管理的宣傳工作。在工作的過程中很多檔案管理者不重視對檔案的管理工作，也不注重對檔案工作的宣傳，這就會讓全社會對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的了解和重視，因此相關(guān)的部門還應(yīng)該做好檔案管理的宣傳工作，讓相關(guān)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)和人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，把檔案工作的作用宣傳到每一個人的身上，讓他們能夠明白檔案的管理和他們自身是息息相關(guān)的，這樣才能夠得到大家的尊重和認(rèn)可，才能夠聚集到社會的正能量，宣傳的工作是否到位取決于宣傳工作內(nèi)容的好壞，宣傳工作要根據(jù)自身的優(yōu)勢來展示不同的特點，每個檔案館應(yīng)該積極主動的向社會來展示自己的成果，還可以利用現(xiàn)代多媒體的作用，讓群眾能夠明白檔案管理的重要性，通過內(nèi)容和形式等方面的創(chuàng)新來進(jìn)行宣傳，通過宣傳方式的多樣性，來加強(qiáng)人們對工作的重視。

因此，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的工作中，相關(guān)的政府應(yīng)該重視對檔案管理的問題，應(yīng)該通過多種形式來加強(qiáng)宣傳工作，通過建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化運行，提高管理人員的專業(yè)能力，提升檔案管理的水平，提高管理人員工作的質(zhì)量和水平。