新時期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

丁 清

（博山區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 淄博 255200）

時代在不斷的進步，國家在不斷的發(fā)展著，一個行業(yè)想要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型和升級就必須要對自己的工作進行創(chuàng)新，尤其是檔案管理工作。檔案管理這類工作比較枯燥，在工作的過程當(dāng)中很容易陷入一個固定的套路模板中，相應(yīng)的管理重點以及管理方式十分的固化，因此我們可以適當(dāng)?shù)貙ζ溥M行創(chuàng)新，創(chuàng)新在各類企業(yè)以及事業(yè)單位的管理當(dāng)中能夠起到一個全局的推動和促進作用，創(chuàng)新可以使檔案管理的工作效率得到提升和工作模式的跨越，能夠更好地實現(xiàn)基層單位管理工作的現(xiàn)代化以及科學(xué)化。

1 新時期要做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新

檔案管理工作不僅是對材料的簡單搜集與保存管理，而且還是使其能夠發(fā)揮其所具有的內(nèi)在價值的重心所在。創(chuàng)新檔案管理能夠彌補與修正過去檔案管理中的不足，并且提高管理水平和管理效率。基層單位創(chuàng)新檔案管理的工作可以在單位內(nèi)部形成全面創(chuàng)新的氛圍。該工作在創(chuàng)新上想要更好的實施就要讓每一個在崗的檔案工作人員都意識到自己是能夠?qū)n案管理負(fù)責(zé)的，是能夠承擔(dān)起檔案管理的重任的，自己在工作的過程當(dāng)中要積極地參與到檔案管理工作當(dāng)中，在工作的時候不是像以往一樣只是敷衍了事，或在工作的時候只是在馬馬虎虎的工作。只有全員都對檔案管理負(fù)責(zé)任并開始履行自己的責(zé)任，才能夠有利于檔案管理的創(chuàng)新意識滲透于各個檔案管理工作環(huán)節(jié)，幫助所有的工作人員關(guān)注自身的工作內(nèi)容并且創(chuàng)新自己的工作方式。當(dāng)全體員工都愿意從新的視角來審視自己的工作和創(chuàng)新自己的工作，而后基層單位才能夠加快創(chuàng)新的步伐，提升創(chuàng)新的速度。

2 檔案管理制度中存在著許多我們必須要予以關(guān)注的問題

2.1 檔案管理制度不夠完善并且檔案工作相關(guān)培訓(xùn)制度存在缺陷

對于不少基層單位來說，檔案管理工作長期以來就是進行歷史資料的收集以及對資料進行整理和保管。然而因為管理思維相對落后，管理方式不靈活，很容易出現(xiàn)效率低下的情況，很難發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。而且在具體的工作過程中，許多高層管理人員對檔案管理的重視程度和關(guān)注程度不夠高，甚至有一些基層的檔案管理工作人員在工作當(dāng)中并沒有意識到自己工作是為了什么，自己的工作能夠起到什么樣的作用，很多基層單位檔案管理工作是按部就班地進行，一直重復(fù)著機械的工作。他們在查詢以及瀏覽檔案的過程當(dāng)中表現(xiàn)出效率低下，而且存在著由于一些檔案管理人員工作的時候疏忽大意，導(dǎo)致了檔案的數(shù)據(jù)信息有誤或信息丟失。這些人為的因素都使檔案管理工作本身無法滿足時代的發(fā)展，無法適應(yīng)人們的需求并且也拖累了整個基層單位檔案管理工作的水平。有些單位在更換檔案管理人員的時候，并沒有向新的檔案管理人員交代工作上的任務(wù)，新來的工作人員并不知道自己的工作任務(wù)是什么，也不知道如何開展具體的工作，沒有辦法適應(yīng)新的工作要求，不知道如何在具體的檔案管理工作當(dāng)中對工作負(fù)責(zé)。而且有些基層單位輪崗制度不夠明確，檔案管理工作人員工作的時間比較長，這就會使得相關(guān)的檔案管理人員處于一個疲勞的狀態(tài)，工作效率比較低下。有些基層單位檔案管理的工作人員老齡化趨勢非常的嚴(yán)重，這也會使得基層單位檔案管理工作存在著一些問題。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用以及更新跟不上時代發(fā)展的步伐以及城市發(fā)展的節(jié)奏，就會被時代所淘汰，也會對資料的檔案管理工作造成一定的影響。

2.2 基層單位對檔案管理重視度不高并且檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低

基層單位對檔案管理工作不重視，很多單位在進行檔案管理的時候，將檔案管理工作認(rèn)定為簡單的材料整理，并且沒有從管理層面對管理方案進行規(guī)定，也沒有引進先進的檔案管理經(jīng)驗，也沒有及時改變落后的檔案管理方式。這些都在一定程度上表現(xiàn)出了大多數(shù)的檔案管理工作沒有得到重視。有些檔案管理工作人員自身存在著問題，自身的工作能力比較低，專業(yè)素質(zhì)比較低，其實這種情況的出現(xiàn)有一大部分的原因是因為基層工作人員老齡化的趨勢所造成的，并且老齡化的人群是無法跟上時代發(fā)展的，也無法理解相應(yīng)信息的。這些問題的存在使基層檔案管理的工作處于一個缺乏專業(yè)知識的管理人員的管理當(dāng)中，這樣的檔案管理人員會給基層的檔案管理工作帶來困難。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員部門地位比較低，其他部門不會積極配合檔案管理工作，在開展相應(yīng)的檔案管理具體工作的時候就會困難重重，甚至停滯不前，從而在一定程度上給基層檔案管理工作帶來了很多阻礙。

3 在具體的檔案管理工作中可以從以下幾點來開展相應(yīng)的創(chuàng)新

3.1 對檔案管理的理念進行創(chuàng)新從而提升檔案管理的工作效率

只有進行檔案管理創(chuàng)新，在管理的時候才會有明確的方向，才知道如何進行正確的管理。檔案管理人員在工作的時候一定要明白自己的工作范圍是什么，在工作的時候一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)的去工作，不能敷衍了事，更不能不去承擔(dān)自己的責(zé)任，將自己的工作劃分給別人，工作人員一定要明白相關(guān)的檔案管理工作責(zé)任并不只是其中一個人的責(zé)任，自己在工作的時候一定要對自己的工作范圍有著明確的認(rèn)識，并且知道自己為什么要工作以及怎樣去更好地完成工作，去實現(xiàn)自己的目標(biāo)。為了讓檔案工作人員都能夠積極地參與到自己的工作當(dāng)中，對自己的崗位負(fù)責(zé)，基層單位在進行績效評比和考核的時候，可以將管理創(chuàng)新環(huán)節(jié)納入考核的細(xì)節(jié)當(dāng)中。如果相應(yīng)的人員可以制定出細(xì)致的準(zhǔn)確的并且可以運用的創(chuàng)新性的檔案管理方法時，那么就可以對他進行適當(dāng)?shù)墓膭?。要使全員都認(rèn)識到自己的每一個工作步驟，都會影響到檔案管理的質(zhì)量。因此必須遵守相應(yīng)的檔案管理要求，只有遵守了相關(guān)的檔案管理工作要求，才能井然有序的開展工作，才能有明確目標(biāo)的去開展工作。每一個崗位產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和效率都應(yīng)該作為工作績效的評比和考核依據(jù)，要結(jié)合最后的工作質(zhì)量和工作效率進行相應(yīng)的獎懲，只有客觀地開展了獎懲，才能調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，才能夠讓每一個檔案管理工作人員都秉著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去工作。

3.2 對檔案管理系統(tǒng)進行創(chuàng)新從而更好地做好基層單位檔案管理的創(chuàng)新

檔案管理理念不能一直處于一個落后的狀態(tài)，要建立新的檔案管理系統(tǒng)，可以運用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理平臺系統(tǒng)對檔案進行整理，要學(xué)會利用科學(xué)技術(shù)避免人為工作當(dāng)中存在不足的現(xiàn)象。通過科學(xué)的操作來提高檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，讓檔案管理變得更加的精確和統(tǒng)一。另一方面，還可以從各個部門開始建立智能化的檔案數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，然后再對數(shù)據(jù)進行整理和儲存，實現(xiàn)各部門之間的關(guān)聯(lián)，建立內(nèi)部的局域網(wǎng)，從而更好地進行檔案的管理。要重視網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的安全性及可靠性，并且不斷地對自己的技術(shù)進行創(chuàng)新和夯實，可以采納大數(shù)據(jù)云計算和人工智能等更加先進的理論和技術(shù)來完善相關(guān)的平臺。

4 結(jié)束語

在建立檔案的過程當(dāng)中，基層領(lǐng)導(dǎo)可以對工作進行明確的規(guī)范，對時間進行明確的要求，對文件材料的積累以及歸檔進行劃分，讓工作人員可以更好的工作。