如何提升事業(yè)檔案管理效率

李 全

（山西省臨縣醫(yī)療保險服務(wù)中心，山西 呂梁 033200）

思考如何提高事業(yè)檔案管理效率，首先需要思考影響事業(yè)檔案管理效率的因素，再根據(jù)影響因素進行分析，進行有針對性地改進。檔案管理影響著事業(yè)單位的工作效率、創(chuàng)新能力，需要予以高度重視。

1 當前事業(yè)檔案管理中的問題

1）檔案管理的信息化水平比較低。由于檔案管理存在分散、雜亂、大量等問題，這一問題是檔案管理的基本問題，在傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)中，需要對大量的檔案進行分類、整理、分析，建立起條理系統(tǒng)的檔案庫系統(tǒng)，對于文件檔案的整理，需要大量的人工工作，而人工整理工作受多種條件制約，人工整理需要考慮工作人員的身體情況、工作效率、工作態(tài)度等等眾多問題，例如，部分事業(yè)單位仍然沿用原始的檔案錄入方式，不積極先來創(chuàng)新，雖然簡化了檔案管理工作，但是卻會降低檔案管理的實際工作效果，同時在一定程度上制約了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。所以，對于提升事業(yè)檔案管理工作效率，應(yīng)該著重思考將科技代替人工勞動力。而且，智能科技可以將檔案管理得更加精確，方便查找，省時省力，極大提高事業(yè)檔案管理工作效率。

2）檔案利用率較低，未能充分發(fā)揮檔案信息的價值。信息化時代中，檔案管理充斥著海量的信息，而信息作為一種新的資源、產(chǎn)業(yè)，對于一個企業(yè)、或是一個事業(yè)單位而言，能夠充分利用社會上的信息資源，對于自身的發(fā)展是大有裨益的。率先注意到信息資源重要性并改進的企業(yè)，此將成為行業(yè)的“領(lǐng)頭羊”。但是，并不是所有的企業(yè)都可以意識到信息資源的重要性，也不是所有的企業(yè)都可以改進成功，因此，如何改進檔案利用率低下的問題，成為影響發(fā)展的重要問題。例如，在一個新能源行業(yè)中，更具有創(chuàng)新意識的事業(yè)單位會優(yōu)先把握市場行業(yè)的發(fā)展方向，窺探發(fā)展路徑，充分利用檔案信息對于自身的發(fā)展而言具有極高的幫助，這個事業(yè)單位可以更快速準確的了解市場、了解市場走向、了解群眾的需求、了解同行業(yè)其他對手的競爭實力。

3）檔案管理體系需要監(jiān)察。中國當前的檔案管理體系發(fā)展并不完善，對于檔案收集、管理、應(yīng)用等過程中，都存在一些不法消息。例如，非法獲取檔案信息、檔案信息泄密、檔案外借等等問題，有的嚴重損害群眾的隱私安全以及事業(yè)單位的企業(yè)安全。然而，由于信息化時代的發(fā)展，海量信息使得監(jiān)察檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生難度，對檔案管理體系的監(jiān)察是一個定期的，有針對性的，對于檔案管理監(jiān)察，中國的相關(guān)法律應(yīng)該予以完善。

2 如何提高事業(yè)檔案管理的效率

1）隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位對于檔案管理也應(yīng)該進行改進，普及使用信息化技術(shù)[1]。例如，將海量檔案進行信息化整理，通過電子設(shè)備進行記錄，實時上傳數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫具體分類，根據(jù)數(shù)據(jù)庫的類別進行整理。利用電子設(shè)施管理可以提高檔案信息的查找效率、利用范圍，有效傳達檔案與信息，保證信息的真實性。同時，結(jié)合事業(yè)單位自身的真實情況，選擇信息化技術(shù)應(yīng)用的層面，因為一些特殊的檔案工作必須由人工完成，所以，合理提高信息化技術(shù)在信息管理中的應(yīng)用，可以有效提高檔案管理的效率，同時也提高了檔案信息的利用率，對于促進事業(yè)單位發(fā)展具有積極作用[2]。

2）專員對檔案管理進行專業(yè)的安排，對于檔案管理，應(yīng)該建立專業(yè)的檔案室，將大數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)檔案進行不同的保存，采用專業(yè)設(shè)備、專業(yè)人員，對于檔案管理進行深度改進，將檔案的信息價值進行充分利用，將無形的信息價值轉(zhuǎn)化為有形的物質(zhì)價值。在事業(yè)單位內(nèi)部需要實現(xiàn)管理方式和管理內(nèi)容的改革，關(guān)注國家政策變化與行業(yè)發(fā)展前景，進行相應(yīng)的改進。

3）完善檔案管理機制，對于檔案管理中存在的一些問題，需要國家落實事業(yè)單位的檔案管理的監(jiān)察，完善法律法規(guī)；事業(yè)單位需要嚴格約束工作人員的檔案管理工作行為，對員工進行相關(guān)的法律培訓，要結(jié)合行業(yè)發(fā)展規(guī)范和國家頒布的檔案管理法規(guī)內(nèi)容，以事業(yè)單位自身發(fā)展現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，監(jiān)督規(guī)范檔案管理人員的工作；對于分工不同的工作人員，進行權(quán)限的區(qū)分設(shè)定，不同的工作員工負責的檔案主題板塊也不同，非本板塊的人員不具備查找和調(diào)取本版塊的檔案資料。而工作人員需要遵守相關(guān)法律法規(guī)章程，管理過程合法化，管理步驟嚴格遵守單位的具體規(guī)定，檔案管理員在收錄檔案信息后，需要另一個管理員進行信息的重復檢查，確保信息的準確性。同時，事業(yè)單位需要加強對檔案管理工作的監(jiān)督，監(jiān)督檔案管理人員的工作效率，工作態(tài)度以及工作流程，監(jiān)管檔案管理的全過程，確保檔案的安全，避免重要檔案信息的外泄。

3 結(jié)束語

管理好檔案信息無論是對于政府機關(guān)而言還是事業(yè)單位而言都至關(guān)重要，檔案信息包含著多數(shù)人群的個人隱私信息，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，而繁雜的檔案管理工作對于檔案管理人員而言，是一份任務(wù)量極大的工作。而面對提升事業(yè)檔案管理效率的要求，需要多方進行調(diào)節(jié)努力，國家進行宏觀規(guī)劃、制定章程；企業(yè)進行管理人員的安排、分工與監(jiān)察。