淺談新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

馮春燕

（山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)面臨的市場競爭越來越大。因此如何提高自身的市場競爭力，已經(jīng)成為人們重點(diǎn)思考的問題之一。在這種情況下，檔案管理逐漸引起了企業(yè)和事業(yè)單位的重視。檔案管理工作是行政工作的重要組成部分，它為企業(yè)和事業(yè)單位的日常運(yùn)營提供了良好的信息支持，進(jìn)一步提高了各項(xiàng)決策的科學(xué)性和合理性，這對企業(yè)和事業(yè)單位的良性發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理制度存在弊端

在我國檔案管理的工作實(shí)踐中，部分企業(yè)和事業(yè)單位對檔案管理的實(shí)際價(jià)值缺乏足夠的認(rèn)識，其檔案管理制度仍然存在著不科學(xué)和不系統(tǒng)等問題，這在很大程度上影響了檔案管理的實(shí)際效能。與此同時(shí)，一些企業(yè)和事業(yè)單位的檔案查閱以及檔案調(diào)研設(shè)置了復(fù)雜的權(quán)限，因而公眾使用檔案的難度相對較大，并且一些工作人員對特殊情況下檔案密級的界定十分模糊，這對檔案資料的合理運(yùn)用造成了非常不利的影響。

1.2 檔案管理流程不夠合理

在互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，檔案管理已經(jīng)不再局限于信息記錄、分類以及儲存，但是部分工作人員對當(dāng)前的信息化系統(tǒng)缺乏足夠的認(rèn)識，其業(yè)務(wù)水平已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的切實(shí)需求。與此同時(shí)，由于各種因素的影響，檔案管理人員的培訓(xùn)工作未能得到全面落實(shí)，各個(gè)部門之間也缺乏有效的溝通交流，并且管理人員在開展日常工作的過程中，其主觀性和隨意性相對較強(qiáng)，這在很大程度上影響了檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

1.3 資金投入相對較少

在部分企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展過程中，大多數(shù)資金都被投入到生產(chǎn)運(yùn)營環(huán)節(jié)，其對檔案管理的資金投入相對較少，這對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)造成了巨大的阻礙。首先，資金不足使得檔案管理環(huán)境以及檔案儲存環(huán)境無法得到優(yōu)化，因而部分檔案在惡劣的環(huán)境中會(huì)出現(xiàn)缺角以及泛黃等不良現(xiàn)象。其次，資金不足使得電子信息化的升級工作和優(yōu)化工作無法得到全面落實(shí)，并且相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備也無法得到有效的更新，這嚴(yán)重影響了檔案管理的實(shí)際效能。

2 新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

2.1 促進(jìn)資源共享

在新形勢下檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作實(shí)踐中，相關(guān)部門要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢，合理利用當(dāng)前的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，從而有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，切實(shí)解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題，為企業(yè)和事業(yè)單位的良性發(fā)展提供必要的信息支持。信息技術(shù)具有十分明顯的共享性，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的資源共享，可以有限減少檔案管理人員的日常工作量，并將其從繁雜重復(fù)的勞動(dòng)中解放出來，這對優(yōu)化檔案管理質(zhì)量和檔案管理效率大有裨益。在此過程中，相關(guān)部門要不斷完善信息共享平臺，并通過簡單的關(guān)鍵詞搜索為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)專業(yè)的服務(wù)。與此同時(shí)，檔案管理部門與信息管理部門是兩個(gè)相互獨(dú)立的部門，因此在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要對信息部門開放信息檢索的權(quán)力，從而有效降低兩個(gè)部門的溝通障礙，切實(shí)優(yōu)化兩個(gè)部門之間的相互合作和相互協(xié)同，為檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展奠定的夯實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

2.2 增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)職能

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理的工作模式和工作手段更為便捷，其工作質(zhì)量和工作效率也獲得了顯著的提升。對于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展而言，檔案管理人員可以通過文件上傳和文件下載的方式，創(chuàng)建電子信息文件，并將其信息內(nèi)容存檔保存在相應(yīng)的位置，從而切實(shí)提高檔案管理的安全性和可靠性，有效降低檔案丟失以及檔案泄露等不良現(xiàn)象的發(fā)生概率[2]。與此同時(shí)，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作實(shí)踐中，相關(guān)部門還要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)合理的公共專欄，并全面落實(shí)信息分類工作，使得用戶能夠更加快速地了解到當(dāng)前政策以及企業(yè)的發(fā)展背景，從而進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的日常工作。除此之外，企業(yè)和事業(yè)單位也要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其對當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理理念以及檔案管理模式有一個(gè)清晰的認(rèn)識，并不斷提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，切實(shí)優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)知識儲備，引導(dǎo)其樹立良好的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)責(zé)任心，從而有效減少人為因素對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展造成的不利影響。

2.3 補(bǔ)充和修復(fù)遺漏的信息檔案

對于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，其日常工作主要以人力為主，并且檔案管理人員的日常工作量相對較大，因而其檔案管理工作中存在著較大的漏洞，很多破損和遺漏的信息也并未得到及時(shí)的補(bǔ)充和修 復(fù)[3]。因此相關(guān)部門在開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作實(shí)踐中，要充分利用當(dāng)前先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)平臺，對檔案信息進(jìn)行必要的補(bǔ)充和修復(fù)，并全面落實(shí)信息資料的核實(shí)，制定科學(xué)合理的數(shù)字化檔案管理制度和數(shù)字化檔案管理流程，為檔案信息智能檢索和智能管理的不斷發(fā)展提供良好的先決條件，進(jìn)一步提高檔案信息的完整性和可靠性，有效促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。與此同時(shí)，企業(yè)和事業(yè)單位還要對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性有一個(gè)正確全面地認(rèn)識，并不斷加大對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，切實(shí)優(yōu)化檔案管理環(huán)境和檔案儲存環(huán)境，全面落實(shí)電子信息化的升級工作和優(yōu)化工作，從而為檔案管理的高效進(jìn)行提供強(qiáng)有力的保障。

3 結(jié)語

檔案管理工作在企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展過程中扮演著重要的角色，因此企業(yè)和事業(yè)單位必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。在此過程中，企業(yè)和事業(yè)單位要充分利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的優(yōu)勢，切實(shí)加強(qiáng)信息資源的共建共享，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)職能，補(bǔ)充和修復(fù)遺漏的信息檔案，從而進(jìn)一步提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際效能，為企業(yè)和事業(yè)單位的良性發(fā)展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。