事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

胡雙鳳

（長(zhǎng)沙市疾病預(yù)防控制中心 人事教育科，湖南 長(zhǎng)沙 410004）

在新時(shí)代的社會(huì)背景下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)逐步邁進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)，不管是在社會(huì)背景還是市場(chǎng)背景的角度來(lái)看，高水平員工已經(jīng)是一個(gè)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的核心關(guān)鍵。因此人事檔案管理也成為事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)。無(wú)論是從宏觀還是微觀的角度來(lái)看，人事檔案管理工作都是事業(yè)單位的核心關(guān)鍵并且發(fā)揮著不可或缺的作用。但是在當(dāng)下的人事檔案管理工作中，管理制度的缺乏和管理人員素質(zhì)較差等一些問(wèn)題直接影響檔案管理質(zhì)量，不利于單位發(fā)展?？偠灾嵘耸聶n案管理水平是當(dāng)下事業(yè)單位亟待解決的問(wèn)題。

1 人事檔案的特征

人事管理過(guò)程中形成的檔案就叫人事檔案，一般用來(lái)記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格以及其他各種形式的歷史記錄。其記錄主要反映個(gè)人基本情況的原始記錄，具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。其人事檔案與個(gè)人的薪資待遇、組織關(guān)系、社會(huì)勞動(dòng)保障等也有著密切的關(guān)系，也具有一定的法律效益，對(duì)于個(gè)人在事業(yè)單位中的發(fā)展非常重要。并且人事檔案也是人才信息的重要載體和主要來(lái)源，對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理、收集、整理、保管對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)具有重大意義。

2 人事檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理體制不夠完善

目前人事檔案管理效果不客觀的原因是因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)人事檔案管理還沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。沒(méi)有考慮到人事檔案管理的重要性和必要性。由于對(duì)人事檔案管理意識(shí)淡薄，長(zhǎng)期以來(lái)很大一部分工作人員甚至領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)人事檔案管理會(huì)產(chǎn)生理解偏差，存在認(rèn)知上的誤區(qū)，最終導(dǎo)致人事檔案管理工作存在滯后性和敷衍性?？傊?，我國(guó)當(dāng)前部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理沒(méi)有建立起一套完整的機(jī)制和體系，因此檔案管理工作和考核評(píng)價(jià)相互脫離問(wèn)題十分嚴(yán)重，且沒(méi)能更高效的發(fā)揮人事檔案管理職能。

2.2 人事檔案整理不夠規(guī)范化

事業(yè)單位中的人事檔案管理內(nèi)容比較繁瑣和機(jī)械，并且具有一定的連續(xù)性和復(fù)雜性。這無(wú)疑對(duì)人事檔案管理工作人員的能力以及素質(zhì)都有一定要求。但是，現(xiàn)階段因?yàn)槭聵I(yè)單位員工急劇增加，人事檔案管理員工太少，無(wú)法根據(jù)檔案管理工作需求合理分配人力資源。雖然部分單位會(huì)調(diào)動(dòng)其他部門(mén)的員工來(lái)臨時(shí)頂替或者聘用兼職來(lái)完成檔案管理工作，解決人員不足的問(wèn)題，但是因?yàn)楣芾砣藛T沒(méi)有專業(yè)規(guī)范的能力從而折損了工作效率。具體表現(xiàn)在整理、收集、以及歸檔等各個(gè)方面出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致人事檔案管理工作不規(guī)范、文件丟失受損，給事業(yè)單位造成嚴(yán)重影響。

2.3 人事檔案管理方式需要推陳出新

隨著電子信息的快速發(fā)展，人事檔案管理的方式也需要革故鼎新。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)過(guò)時(shí)，以前人事檔案為紙質(zhì)版本的檔案，而且有固定的檔案儲(chǔ)存室，但是在后期整理應(yīng)用過(guò)程中，紙質(zhì)檔案的管理模式暴露了太多問(wèn)題。比如紙質(zhì)檔案容易破損、卷角、易丟，而且在裝訂剪裁的時(shí)候需要花費(fèi)大量的人力資源和物力、財(cái)力資源去防火防潮等。其次，在紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存過(guò)程中，還有一個(gè)重要的問(wèn)題就是紙張容易泛黃和堆積大量的灰土，對(duì)檔案的利用率會(huì)產(chǎn)生一定的影響。但如果換成現(xiàn)代的電子信息管理模式就會(huì)杜絕此類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生，對(duì)人事檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。也正是因?yàn)樾畔⒒瘯r(shí)代的發(fā)展，才會(huì)對(duì)人事檔案管理水平提供了莫大幫助。所以，改變?nèi)耸聶n案管理方式毋庸置疑十分重要。

3 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

3.1 提升管理人員的管理責(zé)任

如果想要提高人事檔案管理工作的效率，最關(guān)鍵的就是需要讓事業(yè)單位的人事檔案管理人員加強(qiáng)個(gè)人責(zé)任意識(shí)，提高對(duì)人事檔案管理的重要性。只有把檔案管理工作放在第一位置，才能讓事業(yè)單位的工作人員重視人事檔案管理工作，明確自身工作職責(zé)，進(jìn)而更加精準(zhǔn)的分析出工作中產(chǎn)生的問(wèn)題，快速的解決工作中遇到的問(wèn)題。因此，事業(yè)單位必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性、理解管理工作在單位可持續(xù)發(fā)展中的作用及影響。除了上述措施之外，事業(yè)單位還需要把檔案管理工作規(guī)劃到最重要的工作部分，應(yīng)用到實(shí)際工作中去。比如管理工作議程，只有重視人事檔案管理工作，才能構(gòu)造優(yōu)秀的檔案管理工作環(huán)境，才能確保人事檔案管理工作的有效性、時(shí)效性。

3.2 完善人事檔案管理機(jī)制

眾所周知“無(wú)規(guī)矩不成方圓”想要營(yíng)造一個(gè)科學(xué)、有效的人事檔案管理機(jī)制，是提升檔案管理水平的根本。一個(gè)完整的制度不僅僅可以保障工作有效開(kāi)展，也可以為人事檔案管理工作的開(kāi)展提供一些依據(jù)，讓人事檔案管理工作邁向規(guī)整化、制度化。但人事檔案管理制度也必須依據(jù)各自單位的實(shí)際情況來(lái)擬定，要根據(jù)單位的特點(diǎn)來(lái)完善管理機(jī)制?？梢栽O(shè)置一些獎(jiǎng)罰來(lái)激勵(lì)員工的工作積極性。如果按時(shí)且優(yōu)秀的完成任務(wù)要求，單位可以對(duì)該管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，如在管理中因?yàn)閭€(gè)人因素造成了不可彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，則需要對(duì)該員工進(jìn)行懲罰。以此激發(fā)員工的工作熱情，提高員工的積極度。

3.3 加強(qiáng)人事管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)

管理人員的綜合素質(zhì)很大一部分程度上決定了人事檔案管理水平和管理工作的質(zhì)量與效率。所以事業(yè)單位需要特別注意管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。有了專業(yè)人士的管理才是有效地開(kāi)展人事檔案管理的工作基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)事業(yè)單位有必要對(duì)人事檔案管理人員定期開(kāi)展專業(yè)綜合素質(zhì)培訓(xùn)。不只是專業(yè)的技能培訓(xùn)，還要對(duì)管理人員思想、態(tài)度進(jìn)行信息化嚴(yán)謹(jǐn)化的培訓(xùn)。此外，還可以定期安排一些課程考核，讓管理人員按時(shí)完成并提交測(cè)試。這樣可以高效幫助事業(yè)單位培養(yǎng)出一批具有專業(yè)素養(yǎng)和高素質(zhì)的綜合性人才。另外，事業(yè)單位也可以從外聘請(qǐng)一些業(yè)務(wù)能力極強(qiáng)的優(yōu)秀人才對(duì)本單位的員工進(jìn)行培訓(xùn)。這樣一來(lái)，整個(gè)事業(yè)單位的人事檔案管理素質(zhì)會(huì)有極大進(jìn)步，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在我國(guó)的社會(huì)發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位，是社會(huì)進(jìn)步的重要標(biāo)志。人事檔案管理工作作為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，各單位需要結(jié)合各自單位的特點(diǎn)和特殊情況，找出本單位當(dāng)下人事檔案管理中的不足，及時(shí)制定出一套屬于本單位的人事檔案信息化管理的建設(shè)，解決認(rèn)識(shí)檔案管理發(fā)展中的問(wèn)題，為事業(yè)單位長(zhǎng)期發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。