新時期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下成人教育學(xué)籍檔案管理之探討

彭相文

（兗礦技師學(xué)院，山東 鄒城 273500）

隨著近年來成人教育招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，以及社會和用人單對人才的評級體系發(fā)生變化，網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程辦學(xué)形式的創(chuàng)新與發(fā)展，促使成教學(xué)生數(shù)量不斷增加，學(xué)生檔案的數(shù)量也隨之猛增，給繼續(xù)教育學(xué)籍管理工作帶來很大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理辦法已不能適應(yīng)大規(guī)模的繼續(xù)教育發(fā)展的需要，繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理的復(fù)雜性和繁重性日益顯現(xiàn)。

1 繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 執(zhí)行學(xué)籍檔案管理要求不到位

眾所周知，學(xué)籍檔案包含個人基本信息，如聯(lián)系方式、職務(wù)狀況，家庭情況、獎懲情況、工作學(xué)習(xí)履歷等相關(guān)信息。這些信息雖然簡單，但是學(xué)校或其他部門直接查閱學(xué)生基本信息是非有意義。成人教育學(xué)生雖然不像普教學(xué)生集中管理，但是其學(xué)籍信息和普教生一樣有著重要作用。由于對成教學(xué)生檔案管理規(guī)定執(zhí)行力的下降，使得成人教育學(xué)生檔案材料存在諸多問題，如填寫不規(guī)范、字跡潦草、漏填、亂填等都是學(xué)籍管理中存在的問題。一方面管理人員沒有嚴(yán)格要求學(xué)生規(guī)范填寫，另一方面是學(xué)生對自己學(xué)籍檔案信息的不重視或者是意識淡化所造成的。成人繼續(xù)教育的學(xué)員多數(shù)是在職工作人員，入學(xué)報到的時間隨機(jī)性大，這給學(xué)籍檔案的統(tǒng)一管理帶來很大難度，加之現(xiàn)在成教學(xué)員流動性較大，個人檔案材料信息也不斷變化，少數(shù)成教學(xué)生甚至還會出現(xiàn)不能如期畢業(yè)學(xué)籍的異動，也極易造成這些“特殊學(xué)生”的學(xué)籍材料遺失或漏報的情況。

1.2 學(xué)籍管理人員素質(zhì)不專業(yè)

眾所周知，75%以上成人繼續(xù)教育學(xué)籍管理人員，都是非專業(yè)人員，其人員未經(jīng)過系統(tǒng)化的專業(yè)知識培訓(xùn)，綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)并不是十分高，甚至常出現(xiàn)檔案管理人員往往是從其他部門臨時借調(diào)過來，對從事檔案管理工作中顯得力不從心，工作積極性不高。其最大缺點是工作量較大、效率偏低、存儲困難、準(zhǔn)確性無法保證。對于今天的網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方式，顯然它已不適應(yīng)新時期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下社會發(fā)展對繼續(xù)教育發(fā)展的需求了。

2 新時期繼續(xù)成人學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 提高管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力

為了滿足現(xiàn)代學(xué)校檔案管理和發(fā)展的需要，規(guī)范檔案管理程序，改進(jìn)檔案信息的開發(fā)和利用，為學(xué)校建設(shè)服務(wù)，需要提高管理人員的質(zhì)量和專業(yè)技能。成人教育檔案的管理非常專業(yè)，因此檔案員必須具備相關(guān)的專業(yè)知識、強(qiáng)烈的責(zé)任感和熱情，并能夠嚴(yán)格處理每一項工作。首先，檔案員不僅必須具備檔案領(lǐng)域的專門知識，而且還必須學(xué)習(xí)社會科學(xué)和自然科學(xué)，繼續(xù)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)水平，熱愛工作，忠于職守，確保工作順利進(jìn)行，全心全意為學(xué)生服務(wù)。第二，檔案員必須有良好的工作習(xí)慣，否則可能對學(xué)校產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的后果，必須提高他們的道德素質(zhì)和政治信譽(yù)。最后，有必要穩(wěn)定檔案管理人員，不方便各部門的流動，并確保工作的完整性。隨著時代的發(fā)展，檔案管理人員需要適當(dāng)?shù)男畔⒓夹g(shù)，以適應(yīng)社會的需要，對管理人員進(jìn)行信息管理方面的培訓(xùn)，并提高檔案管理的效率。

2.2 注重學(xué)籍檔案信息化資源建設(shè)

學(xué)籍檔案資源是信息化管理之本、之源，離開學(xué)籍檔案資源信息化管理將成為無源之水無本之末。因此，要更加注重成人學(xué)籍檔案資源的信息化管理，既要做好“存量數(shù)字化”，也要做到“增量電子化”，堅持存量與增量一起抓的工作思路。即，一方面，要對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并將學(xué)生的學(xué)號、姓名、專業(yè)、學(xué)籍目錄等建立一一對應(yīng)關(guān)系，便于后期查找利用。另一方面，要做好新生學(xué)籍檔案電子化管理，按照“單軌制”管理理念，為成人學(xué)籍檔案建立周密的學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)庫，并在各系統(tǒng)間搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)共享，不斷豐富學(xué)籍檔案信息化管理信息資源。

2.3 增強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化管理素能

學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理離不開一支綜合素質(zhì)過硬的檔案管理隊伍。首先是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)，采取繼續(xù)教育、外出培訓(xùn)和合作交流等方式，拓寬學(xué)籍檔案管理者視野，提升學(xué)籍檔案從業(yè)者綜合業(yè)務(wù)素能。其次是學(xué)校學(xué)籍檔案具體從業(yè)者要保持高度責(zé)任心和職業(yè)榮譽(yù)感、使命感，根據(jù)學(xué)籍檔案信息化管理的現(xiàn)實需要，自覺做好計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等等信息化知識技能的學(xué)習(xí)，切實增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理所需新技能、新知識的儲備。

2.4 更新學(xué)籍管理軟件，提高管理效率

為解決成人學(xué)籍管理系統(tǒng)中存在的框架陳舊、拓展性不強(qiáng)的問題，成人需傾注角度資金、精力大力度更新學(xué)籍管理軟件，使得學(xué)籍管理軟件與時俱進(jìn)，從而提高管理效率。要細(xì)化到軟件、硬件的更新和替換，確保學(xué)籍管理系統(tǒng)滿足實際管理需求和需要。另外，還要積極開辟學(xué)籍變動、轉(zhuǎn)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)申請渠道，為學(xué)生提供便捷性服務(wù)，避免學(xué)生在這方面申請中耗費(fèi)較多心力、時間和精力，也確保成人學(xué)籍管理服務(wù)質(zhì)量不斷提升，進(jìn)而讓諸多工作人員、學(xué)生滿意。除此之外，還需對系統(tǒng)中的個別模塊進(jìn)行個性化修復(fù)和革新，進(jìn)一步完善智慧教務(wù)平臺。在此基礎(chǔ)上，要重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全、可靠，保障學(xué)籍管理軟件運(yùn)行和使用安全，從而助力學(xué)籍管理工作順利落實。值得一提的是，學(xué)籍管理軟件的更新，還需給予相關(guān)操作人員一些適應(yīng)時間、學(xué)習(xí)時間，以便將學(xué)籍管理軟件發(fā)揮出真正的作用和實效。

3 結(jié)束語

隨著我國社會科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)即是學(xué)籍檔案管理的新要求、新目標(biāo)，也是學(xué)籍檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的新標(biāo)志。繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，強(qiáng)化檔案信息化管理，它將是衡量一所學(xué)校成人繼續(xù)教育辦學(xué)水平和管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。