小議事業(yè)單位檔案管理應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系

趙福雁

（濮陽(yáng)黃河河務(wù)局范縣河務(wù)局，河南 濮陽(yáng) 457506）

事業(yè)單位作為政府輔助單位[1]，兼具服務(wù)性、職能性與公益性，其工作開(kāi)展水平事關(guān)民眾切身利益，受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。其中，檔案管理工作作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，不僅需如實(shí)記錄各項(xiàng)工作開(kāi)展情況、在職人員信息，也是人才選拔、任用與調(diào)動(dòng)等重要依據(jù)，更將為財(cái)務(wù)、行政、管理等工作開(kāi)展提供抓手。只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，使其更加高效、專業(yè)，才能提升事業(yè)單位內(nèi)部管控質(zhì)量，助力各項(xiàng)工作穩(wěn)健推進(jìn)。

1 簡(jiǎn)析提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量必要性

為了迎接現(xiàn)時(shí)代事業(yè)單位工作新挑戰(zhàn)，應(yīng)促進(jìn)改革工作縱深推進(jìn)，使事業(yè)單位具有綜合服務(wù)能力，助力其內(nèi)控工作邁向新臺(tái)階。為此，應(yīng)關(guān)注事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)檔案管理升級(jí)的重視，更好地處理好檔案管理與中心工作的關(guān)系、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)之間的關(guān)系以及檔案管理與其他部門工作開(kāi)展之間的關(guān)系。在新契機(jī)下，持續(xù)加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，使其開(kāi)拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)、構(gòu)建完善管理機(jī)制，以便形成良好的檔案管理模式，使其發(fā)揮出信息整理、積累、再利用等作用，促進(jìn)檔案的收集、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管與研究。進(jìn)而，通過(guò)提升事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展水平，使事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高效、全面展開(kāi)。

2 淺議事業(yè)單位檔案管理應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系

2.1 需要處理好檔案管理與中心工作之間的關(guān)系

為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作有效推進(jìn)，應(yīng)處理好其與單位中心工作開(kāi)展之間的關(guān)系。畢竟，各事業(yè)單位在工作開(kāi)展中，需要圍繞一定的要點(diǎn)內(nèi)容，如；落實(shí)市場(chǎng)監(jiān)督管理職責(zé)、提供氣象預(yù)測(cè)信息、促進(jìn)農(nóng)牧業(yè)發(fā)展等。只有做好中心重點(diǎn)工作，發(fā)揮檔案管理職能，才能體現(xiàn)自身價(jià)值，使各部門履職盡責(zé)，提升民眾對(duì)事業(yè)單位工作開(kāi)展的滿意度。

而很多單位高層管理人員，在中心工作的推進(jìn)中，對(duì)檔案管理的跟進(jìn)有所忽視，導(dǎo)致歸檔信息不完整、缺乏連續(xù)性，使檔案管理與中心工作脫節(jié)。為此，需提升工作重視，體現(xiàn)檔案管理工作的基礎(chǔ)性、輔助性以及可溯性特點(diǎn)，使其更具完整性、連續(xù)性與實(shí)效性。顯著提升內(nèi)控管理水平，做好信息收集與數(shù)據(jù)服務(wù)，明確中心工作開(kāi)展的職責(zé)、如實(shí)記錄工作推進(jìn)情況與所取得的成效，促進(jìn)管理工作的積極落實(shí)。從而，處理好兩者之間的關(guān)系，增強(qiáng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)與使命感，使其著眼大局，配合中心工作的實(shí)施。

2.2 處理好傳統(tǒng)檔案管理與檔案信息庫(kù)建設(shè)關(guān)系

伴隨互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)5G等技術(shù)的應(yīng)用與推廣，大部分的事業(yè)單位開(kāi)始著手推進(jìn)數(shù)字化檔案信息平臺(tái)的建設(shè)。這便需要處理好傳統(tǒng)知識(shí)檔案管理與檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)之間的關(guān)系，使單位檔案管理工作駛?cè)胫悄芑?、現(xiàn)代化發(fā)展方向。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要做好“十防”（即抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光[2]），且還應(yīng)設(shè)有專門的檔案管理室，其工作重點(diǎn)是對(duì)檔案的“保管”，難以深入挖掘檔案信息數(shù)據(jù)價(jià)值，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的再利用。數(shù)字化信息庫(kù)建設(shè)，不僅有助于提升檔案歸檔、整理、收集的效率，更加省時(shí)高效，且可以關(guān)鍵字檢索的方式進(jìn)行對(duì)檔案內(nèi)容的查看，亦或進(jìn)行初步數(shù)據(jù)整理，為需求者提供具有真實(shí)性、參照性的檔案信息資料，且其資料形式更加多樣、生動(dòng)，有著便于存儲(chǔ)、查看、應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，有助于電子政務(wù)的開(kāi)展。當(dāng)前，大部分的事業(yè)單位檔案管理工作正處于轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵期，還需處理好傳統(tǒng)管理方式與電子管理模式的關(guān)系，結(jié)合業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，促進(jìn)紙質(zhì)檔案資料與電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同步實(shí)施。

為此，可將影像資料、紙質(zhì)文件、圖片等進(jìn)行電子格式的轉(zhuǎn)化，重視對(duì)機(jī)房的設(shè)置，引入高新技術(shù)，使檔案管理人員具有信息化工作能力，做好電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，將所有的檔案資料進(jìn)行電子分類，便于檢索工作的開(kāi)展。并且，可將紙質(zhì)、實(shí)物檔案進(jìn)行分類保管，使數(shù)字化檔案信息庫(kù)建設(shè)更具完整性、真實(shí)性與可靠性。

2.3 處理好檔案管理部門與其部門工作職能關(guān)系

為使事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展更具實(shí)效性，還離不開(kāi)單位內(nèi)其他部門的大力協(xié)助與支持，使檔案管理工作及時(shí)、有效推進(jìn)[3]。特別是在檔案的收集、整理與歸檔過(guò)程中，還應(yīng)展開(kāi)單位內(nèi)部的培訓(xùn)，確保相關(guān)人員認(rèn)識(shí)檔案填寫的原則，如實(shí)、完整的進(jìn)行信息采集。并且，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作則，使職工對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展形成新認(rèn)識(shí)，督促部門職工收集工作推進(jìn)、變更、調(diào)整等信息檔案，對(duì)其加以真實(shí)的記錄，使檔案管理工作推進(jìn)更具系統(tǒng)性、連續(xù)性與可靠性。并且，還需依據(jù)檔案法、檔案管理制度等進(jìn)行對(duì)相關(guān)檔案的借閱、 查詢。

在此過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)提升自身的服務(wù)意識(shí)，無(wú)論部門工作人員需要借閱紙質(zhì)還是下載電子檔案信息，都應(yīng)為其提供便利條件與有效幫助，為各部門工作的推進(jìn)提供助益?？梢?jiàn)，檔案管理部門與單位各部門有著相互依賴、緊密相關(guān)的關(guān)系，只有處理好與其他部門之間的工作關(guān)系，才能使檔案管理工作便捷、高效、精準(zhǔn)落實(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)兩者之間的交流與互動(dòng)，促進(jìn)對(duì)檔案信息價(jià)值的深入挖掘。從而，提升單位工作效率，體現(xiàn)檔案管理工作開(kāi)展的意義，助力單位工作開(kāi)展質(zhì)量的跨越式提升。

2.4 應(yīng)處理好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與工作人員素質(zhì)關(guān)系

事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)入智能化、數(shù)字化發(fā)展的新階段，工作開(kāi)展形式也發(fā)生了新的變化，需要檔案管理人員具有良好的綜合素養(yǎng)。因此，還需處理好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與從業(yè)人員工作素養(yǎng)提升之間的關(guān)系，避免其出現(xiàn)不平衡發(fā)展問(wèn)題，掣肘檔案管理工作深入推進(jìn)。為此，一方面應(yīng)重視對(duì)高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理人員的引入；另一方面還應(yīng)為相關(guān)職工提供學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，打造一支自有檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。并且，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行階段性考核，增強(qiáng)檔案管理人員的工作反思意識(shí)，使其彌補(bǔ)工作不足、形成創(chuàng)新理念，具有良好的檔案管理、信息收集、信息庫(kù)維護(hù)、智能操作等素養(yǎng)。并且，還應(yīng)提升檔案管理人員的職業(yè)操守，使他們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)揮積極性、主動(dòng)性[4]，遵守工作規(guī)范，提升服務(wù)水平。

3 結(jié)語(yǔ)

立足于新形勢(shì)背景下，事業(yè)單位管理工作發(fā)生了新的變化，檔案管理人員應(yīng)具有良好的綜合素養(yǎng)，更好地滿足與適應(yīng)新時(shí)期提出的新要求[5]。進(jìn)而，顯著提升檔案按慣例工作的質(zhì)量，為單位內(nèi)部管理工作實(shí)施提供重要依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息支持，處理好其與各項(xiàng)工作之間的關(guān)系。從而，構(gòu)建完善的事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，助力檔案管理工作的優(yōu)化與升級(jí)，為單位管理工作開(kāi)展、良好工作氛圍的構(gòu)建等提供助益。