淺論單位檔案資源開發(fā)與利用

馮 纓

（中華人民共和國湛江海關(guān)，廣東 湛江 524022）

當(dāng)前，新修訂的《中華人民共和國檔案法》出臺給檔案工作提出了新要求，檔案工作已日益成為政府治理和公共服務(wù)不可或缺的基礎(chǔ)和支撐。面對新形勢，新任務(wù)，單位檔案部門必須認(rèn)清檔案信息資源開發(fā)利用的重要意義，找準(zhǔn)制約檔案信息開發(fā)利用的問題和癥結(jié)，積極探索開發(fā)利用的新思路和新途徑，更好地為單位發(fā)展提供檔案 服務(wù)。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的重要意義

檔案是各方面活動的真實記錄，能夠迅速、準(zhǔn)確地提供社會利用的信息資源。開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作自身價值的真正體現(xiàn)，是增強檔案工作生命力的一項重要工作，也是衡量檔案工作好壞的重要標(biāo)志。

1）檔案資源開發(fā)與利用，能夠促進(jìn)檔案工作發(fā)展。檔案信息潛在的價值，只有通過開發(fā)利用才能顯現(xiàn)出來。通過單位信息資源開發(fā)，能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行有效完善，檔案信息在實施深層次提煉的過程中，形成不同形式的信息管理系統(tǒng)。這在較大程度上能夠有效為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)，能夠為單位提供較為全面的資源服務(wù)，實現(xiàn)檔案的價值，為檔案工作良性發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2）檔案資源開發(fā)與利用，能夠接軌國際先進(jìn)信息。隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)步伐的逐漸加快，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了相當(dāng)廣泛的應(yīng)用，其能夠?qū)n案工作的開展起到很好的助力性作用。檔案信息化是全球發(fā)展趨勢，在檔案管理者進(jìn)行管理過程中，需要加快檔案信息開發(fā)步伐，不斷健全和完善網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立高質(zhì)量的大數(shù)據(jù)平臺，從而實現(xiàn)高效率的信息交互以及檔案資源利用。在此基礎(chǔ)上，要加強對于人才隊伍的建設(shè)和培養(yǎng)，積極吸納一些接受過專業(yè)培訓(xùn)、具有充足工作經(jīng)驗的人員，確保專人專職。要鼓勵全體工作者加強學(xué)習(xí)意識，跟隨先進(jìn)的工作思想不斷建設(shè)和提升自我，借鑒國內(nèi)外一些先進(jìn)的管理技術(shù)，提升工作質(zhì)量。同時結(jié)合自身管理經(jīng)驗，開發(fā)出適合我國國情的管理技術(shù)，為單位檔案管理質(zhì)量的全面提升奠定良好的 基礎(chǔ)。

3）檔案資源開發(fā)與利用，能夠?qū)崿F(xiàn)融入市場的途徑。單位檔案資源信息實現(xiàn)了信息化，且以信息開發(fā)與加工為基礎(chǔ)。在對檔案信息實施加工與開發(fā)的過程中，能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^高利用價值的信息產(chǎn)品提供給單位，指導(dǎo)單位發(fā)展，在市場運作中如魚得水，從容應(yīng)對，有效避免在運作過程中出現(xiàn)不必要的麻煩，利用資源為單位盡快融入市場奠定良好基礎(chǔ)。

2 檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題

大多數(shù)單位檔案管理是封閉性的儲藏，使得大量的檔案資料塵封堆積，束之高閣，不能盡其所能，利其所用。檔案利用率很低，造成了嚴(yán)重的資源浪費，在開發(fā)利用中依然存在很多問題。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）檔案觀念意識不強。有些單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，檔案人員的檔案意識不強，他們?nèi)匀谎赜弥浅＠吓f的工作理念，沒有積極學(xué)習(xí)新時代的檔案管理形勢，所采用的工作方法較為落后，效率低下，服務(wù)能力不強。在實際工作中，管理思想依舊比較傳統(tǒng)，仍然保持看門守攤的思想，對檔案作為一種重要的信息資源認(rèn)識不足，缺乏主動提供資源利用服務(wù)的意識。大部分檔案工作者安于現(xiàn)狀，認(rèn)為查閱、借閱、調(diào)閱、復(fù)印檔案就是其唯一的價值，重保管輕利用，導(dǎo)致檔案利用率相對低下，無法發(fā)揮檔案資源的潛在價值，阻礙了檔案信息的開發(fā)利用。

2）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。在檔案信息資源開發(fā)利用中，檔案管理者是不可缺少的關(guān)鍵要素之一。但是現(xiàn)存在普遍的問題是檔案管理員完全只是收集者、保管者，大部分業(yè)務(wù)水平低下，基本不做或無能力做研究及開發(fā)工作。很多檔案管理人員沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，只能夠在不斷地摸索中總結(jié)經(jīng)驗，因此工作能力有待提升。另外，部分檔案管理者對檔案管理的觀念仍停留在對檔案實體的管理上，而不去考慮怎樣開發(fā)利用檔案。專職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，知識結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。

3）檔案管理方式比較滯后。檔案管理工作信息化建設(shè)方面還存在一定不足，智能化、信息化發(fā)展程度相對較低，計算機(jī)等技術(shù)在檔案中依舊處于初級應(yīng)用階段，難以充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)促進(jìn)管理效率和質(zhì)量的提升，導(dǎo)致檔案管理方式相對滯后，智能化及數(shù)字化水平有待提高。

3 檔案信息資源開發(fā)利用的措施

在對檔案信息資源開發(fā)利用的過程中，要切實把握信息就是戰(zhàn)斗力的重點，必須明確信息才是取得成功的關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用擺在增強打贏能力的重要地位。要采取以下措施：

1）運用信息化手段，有利于實現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用的新舉措。檔案管理者在學(xué)習(xí)工作中轉(zhuǎn)變觀念，首先需要對現(xiàn)代檔案管理與情報信息資源理論知識進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)上與實際工作情況進(jìn)行有效結(jié)合，有效轉(zhuǎn)變落后思想，以此提高開發(fā)利用高度。其次要根據(jù)不同時期的工作重點，加強與單位領(lǐng)導(dǎo)、其它科室的聯(lián)系，走出“孤獨”，了解他們對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。再次檔案部門要深入調(diào)研，在檔案的收集、管理、利用等方面進(jìn)行規(guī)范，向單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。最后適時開展國際交流與合作。

2）加大人力物力財力投入，有利于建設(shè)檔案資源開發(fā)利用的新體系。檔案信息資源開發(fā)利用在信息化建設(shè)中的主體地位，要求我們必須對信息管理和使用加強力度，使得檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展跟上時代前進(jìn)的步伐。首先，必須對檔案信息資源開發(fā)利用的價值和工作量有所預(yù)期，投入相應(yīng)的財力物力，保證檔案信息資源開發(fā)利用工作與要求相適應(yīng)。其次，加強培訓(xùn)提高檔案員的自身素質(zhì)。此外，要增加一定數(shù)量的信息資源開發(fā)利用專業(yè)人員。再次， 建立完善的檔案信息資源開發(fā)利用體系，確保其運行的依據(jù)和規(guī)則能夠有一個切實可行的標(biāo)準(zhǔn)。

3）實行存量檔案數(shù)字化，有利于實施檔案資源開發(fā)利用的新方法。在進(jìn)行檔案信息管理的過程中，主要以計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行實時性檢索，有效加快檔案數(shù)字化信息資源的構(gòu)建，促使檔案資源可以更加高效地利用，提升檢索功能的多樣性、快捷性與實用性。一是實現(xiàn)檔案服務(wù)由手工型向信息化型轉(zhuǎn)變。改變以往只能到檔案室手工調(diào)卷的傳統(tǒng)做法，擴(kuò)大檔案的利用空間，使調(diào)閱案卷更為便捷、高效。在檔案收集、管理與利用各環(huán)節(jié)滲透信息技術(shù)為單位檔案信息資源管理質(zhì)量提升奠定良好基礎(chǔ)，這是檔案管理未來迅速發(fā)展的核心途徑。用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計，實現(xiàn)文件與檔案信息資源的數(shù)字化及檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。

4）實現(xiàn)增量檔案電子化，有利于加強檔案信息資源開發(fā)利用的新力度。只有做到檔案信息資源合理開發(fā)利用，方能確保檔案作用與價值的充分體現(xiàn)。實現(xiàn)檔案服務(wù)由零散型向系統(tǒng)型轉(zhuǎn)變。檔案部門將可靠的檔案信息經(jīng)提煉及時、準(zhǔn)確送到領(lǐng)導(dǎo)手中，切實發(fā)揮檔案信息資源應(yīng)有的功效。同時，檔案管理部門均需將目光集中在檔案信息資源的開發(fā)及服務(wù)范圍的拓寬之上。檔案管理者需要及時接收、歸檔及保存相關(guān)檔案資料，有針對性地提煉分析，對各種分散化原始信息進(jìn)行集約化管理，科學(xué)匯集各項編研成果切實發(fā)揮檔案資源的利用 價值。