淺談煤礦檔案管理現(xiàn)狀及智能化管理策略

李津津

（晉能控股煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司云岡礦，山西 大同 037000）

1 煤礦企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

我國(guó)煤礦大多成立于上個(gè)世紀(jì)，受各方面條件制約，煤礦企業(yè)對(duì)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)投入比例較大，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，檔案建設(shè)和管理方面投入不足，大多煤礦企業(yè)檔案管理都處于粗放式的管理水平，不能完全滿足企業(yè)發(fā)展需求和檔案開(kāi)發(fā)利用的需要。

1.1 檔案的分類不能滿足現(xiàn)今發(fā)展需求

隨著內(nèi)部管理的提升和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的持續(xù)，檔案作為加強(qiáng)和提升管理的重要承載手段，積累會(huì)越來(lái)越多，分類也越來(lái)越明確。煤礦企業(yè)主要的檔案類別有人力資源檔案、管理紀(jì)要檔案、安全生產(chǎn)檔案、基建機(jī)電檔案、庫(kù)存物資檔案，企業(yè)文化建設(shè)檔案等，檔案的綱目和子目分類已經(jīng)不能完全滿足經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需求。按照現(xiàn)代企業(yè)管理和檔案管理要求，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的所有行為均需記錄留存，檔案分類的專業(yè)性和細(xì)致性，將為未來(lái)檔案的保管和調(diào)閱提供必要支撐。

1.2 檔案的保存保管條件要求越來(lái)越高

成是通過(guò)載體進(jìn)行記錄的，諸多煤礦企業(yè)對(duì)檔案室的建設(shè)投入不足，尤其煤礦企業(yè)更多注重于環(huán)保、技改方面的投入，加之近年來(lái)隨著各類信息化載體的出現(xiàn)，檔案的保管載體不再是檔案柜加檔案袋，更多的檔案是圖文、聲像方面的，檔案的保存保管條件無(wú)法完全滿足標(biāo)準(zhǔn)檔案室的要求。需要有專業(yè)的檔案保管環(huán)境和管理能力，保證檔案保管的可靠性和持久性。

1.3 檔案管理人才不足

的檔案管理要適應(yīng)當(dāng)今科技發(fā)展和信息化、智能化檔案建設(shè)對(duì)檔案工作的需求，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，順應(yīng)企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)勢(shì)在必行。目前，煤礦企業(yè)對(duì)檔案管理的專業(yè)人才引進(jìn)不足，鮮有企業(yè)去招聘檔案管理的專業(yè)人才，是導(dǎo)致企業(yè)檔案管理能力不足的重要原因之一，企業(yè)檔案管理能力和質(zhì)量的提升，與檔案管理的專業(yè)人員和技能密不可分。同時(shí)，檔案管理人員的流動(dòng)性較大，也影響了檔案管理工作的專業(yè)性和效率。

2 煤礦企業(yè)檔案智能化管理的實(shí)現(xiàn)

檔案管理是一個(gè)不斷積累的過(guò)程，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為的持續(xù)開(kāi)展，檔案的生產(chǎn)量會(huì)越來(lái)越大，如何做好檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)和利用，充分為煤礦企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)，是當(dāng)今企業(yè)在日常管理中需要思考的問(wèn)題?？萍嫉牟粩喟l(fā)展進(jìn)步，檔案的收集、整理、分類、歸檔、調(diào)閱等工作也逐步由人工管理實(shí)現(xiàn)智能化管理，檔案管理的智能化建設(shè)，將充分提升檔案管理水平，提高檔案利用價(jià)值。

2.1 檔案歸檔格式的統(tǒng)一化

實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理，須將檔案的歸檔格式進(jìn)行統(tǒng)一，過(guò)去的紙質(zhì)檔案、圖片檔案、文字檔案、聲像檔案由于保管介質(zhì)的不同而無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理，而且收存儲(chǔ)介質(zhì)的影響，保管周期和保管環(huán)境要求不一。智能化建設(shè)需要將不同介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式，利用現(xiàn)有的設(shè)備和技術(shù)，將現(xiàn)有的檔案格式轉(zhuǎn)換成可復(fù)制、存儲(chǔ)的數(shù)字格式。便于統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理。

檔案的數(shù)字化加工需要有專業(yè)的設(shè)備和技能，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化存儲(chǔ)手段，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求的全文數(shù)據(jù)和圖片、聲像等資料的媒體數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)字化應(yīng)用在檔案歸類中的應(yīng)用，統(tǒng)一建立標(biāo)準(zhǔn)化格式的數(shù)據(jù)檔案。

2.2 檔案存儲(chǔ)的安全和備份

檔案實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)，可以便捷的實(shí)現(xiàn)檔案的中轉(zhuǎn)和管理，維護(hù)檔案的完整與安全，是電子化存儲(chǔ)趨勢(shì)下的重要工作組成。保障檔案的信息安全，要從檔案室的建設(shè)、檔案系統(tǒng)的管理、檔案的資料備份入手。普通檔案從安全存儲(chǔ)的角度，要實(shí)現(xiàn)雙備份或者三備份，要對(duì)檔案的備份時(shí)效進(jìn)行明確有效的管理。煤礦生產(chǎn)中的重要檔案數(shù)據(jù)，諸如安全、技改、施工圖、掘進(jìn)表、要與煤礦災(zāi)備中心進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，必要時(shí)可建立異地容災(zāi)備份，以防不測(cè)。

2.3 檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化

建立健全各類檔案的標(biāo)準(zhǔn)化分類，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化分類，便于檔案的歸納及調(diào)閱和密級(jí)審定，也便于實(shí)現(xiàn)管理權(quán)限的有效授權(quán)。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的中，過(guò)去的文件要求是各省《歸檔文件整理規(guī)則》去分類歸檔，智能化時(shí)代，需要對(duì)類目和細(xì)目進(jìn)行細(xì)分，實(shí)現(xiàn)完整、統(tǒng)一、有效的歸檔標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4 檔案的智能化管理及分發(fā)

充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一和集中管理，數(shù)字化檔案的建立、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，為檔案的智能化管理和分發(fā)調(diào)閱提供了技術(shù)支撐。建立檔案智能化管理和分發(fā)系統(tǒng)，最大程度對(duì)檔案管理的檢索、資源的有效利用進(jìn)行便捷的推送，充分發(fā)揮檔案信息為經(jīng)營(yíng)管理的增值作用，助力煤礦企業(yè)實(shí)現(xiàn)安全化、智能化的管理和生產(chǎn)。

3 結(jié)語(yǔ)

5G技術(shù)的不斷運(yùn)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，煤礦檔案管理的智能化建設(shè)逐步成為現(xiàn)實(shí)，充分利用大數(shù)據(jù)、信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行智能化的管理和分發(fā)，將提升煤礦企業(yè)檔案管理的能力，通過(guò)數(shù)據(jù)分析，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，有效服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)，創(chuàng)造檔案價(jià)值，提升檔案服務(wù)能力。