事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑分析

梁 威

（黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械工程科學(xué)研究院齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機(jī)械化研究所，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位人才隊(duì)伍壯大發(fā)展的關(guān)鍵所在，通過做好人事檔案管理工作，可以為事業(yè)單位人員的合理調(diào)配提供重要的依據(jù)。在實(shí)際人事檔案管理工作中，事業(yè)單位不僅要做好相應(yīng)管理機(jī)制的落實(shí)工作，同時(shí)還要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，積極推動(dòng)人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新，構(gòu)建人事檔案信息化管理平臺(tái)，全面提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，為人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。

1 提升事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化的意義

1.1 提高檔案管理效率

在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，事業(yè)單位用人機(jī)制發(fā)生了較大的變化，這也使人員流動(dòng)性增加。事業(yè)單位在人事管理工作中，通常以人事檔案作為重要的依據(jù)，借助于人事檔案來了解人才的狀況和對(duì)人才實(shí)施有效的調(diào)動(dòng)。事業(yè)單位通過提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，不僅能夠保證人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，還可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效利用。并借助現(xiàn)代化智能檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的有效檢索，全面提高用戶信息的查閱效率，實(shí)現(xiàn)人力的節(jié)約，提高人事檔案管理工作的效率，為事業(yè)單位的健康發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1.2 反映事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r

事業(yè)單位人事檔案針對(duì)事業(yè)單位人員的整體流動(dòng)過程進(jìn)行真實(shí)記錄，并對(duì)事業(yè)單位每個(gè)時(shí)期人員的情況進(jìn)行見證，能夠更真實(shí)地反映出事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r。而且隨著事業(yè)單位的發(fā)展壯大，人員流動(dòng)和規(guī)模也呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢(shì)，這對(duì)人才檔案管理工作也提出了更高的要求。人才作為事業(yè)單位發(fā)展的重要資源，通過做好人事檔案管理工作，全面提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人才管理工作提供重要的指導(dǎo)和依據(jù)，為事業(yè)單位的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.3 優(yōu)化人才選拔機(jī)制，吸納人才

人事檔案中針對(duì)每個(gè)人員的基本情況進(jìn)行了真實(shí)的記錄，其對(duì)事業(yè)單位人才選拔和吸納人才具有極為重要的意義。借助于人事檔案，事業(yè)單位能夠?qū)ψ约核枰娜瞬蓬愋瓦M(jìn)行合理判斷，并在招聘新人時(shí)嚴(yán)格按照這些要求進(jìn)行，充分的吸納人才。而且通過人事檔案還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才管理工作中存在的問題，并及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，全面提高單位人員的整體素質(zhì)，促進(jìn)人事管理工作水平的提升，為事業(yè)單位的健康發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。

1.4 有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，信息傳播速度快及傳播范圍廣。在人事檔案管理工作引入信息技術(shù)，可以有效地提高人事檔案管理工作的效率，加快促進(jìn)人事檔案信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效利用。而且人事檔案信息化水平的提升，還可以加快推進(jìn)人事檔案信息的深度開發(fā)和利用，為檔案用戶提供更優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息查閱服務(wù)，進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案的影響力。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理意識(shí)較薄弱

一直以來事業(yè)單位發(fā)展過程中人事檔案都占據(jù)著重要的位置，而且人事檔案與每個(gè)員工都具有密切的關(guān)系，這也充分的說明了人事檔案管理工作的重要性。但在實(shí)際工作中，人事檔案管理工作卻存在不被重視的情況，大部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理工作的重要性都缺乏深入地認(rèn)識(shí)，往往覺得人事檔案管理就是對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行保管，不具有技術(shù)性，只有個(gè)人信息資料不丟失就行。因此在人事檔案管理工作中許多工作只是停留在表面，一些工作甚至只是為了應(yīng)付檢查。在這種情況下人事檔案管理人員對(duì)于工作也存在消極和懈怠的情緒，工作中存在應(yīng)付的現(xiàn)象，這也直接導(dǎo)致人事檔案管理工作效率和質(zhì)量不高，人事檔案管理工作的重要價(jià)值無法充分地體現(xiàn)出來，對(duì)人事檔案作用的發(fā)揮帶來了較大的阻礙。

2.2 人事檔案管理制度不完善

一旦人事檔案信息中存在錯(cuò)記或是漏記等問題，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作混亂，同時(shí)還會(huì)對(duì)員工的個(gè)人發(fā)展帶來較大的影響。導(dǎo)致這些問題發(fā)生的主要原因是由于人事檔案管理制度不完善，制度的實(shí)際效用無法發(fā)揮出來。部分單位根據(jù)自身的情況制定了具體的人事檔案管理制度，但制度并沒有落到實(shí)處，在實(shí)際人事檔案管理工作，各個(gè)環(huán)節(jié)都存在不規(guī)范的問題，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且制度對(duì)工作人員缺乏約束性，從而導(dǎo)致工作人員在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任心和執(zhí)行力，對(duì)人事檔案管理工作的有序開展造成了較大的影響。

2.3 檔案管理不規(guī)范

人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有長(zhǎng)期性和持續(xù)性的工作，而且在長(zhǎng)期工作開展過程中檔案管理人員往往會(huì)形成慣性思維，這也導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式的影響十分深入，這也是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作落后和效率低下的主要原因。在實(shí)際人事檔案管理工作中還存在一些漏洞，檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)都沒有明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此導(dǎo)致人事檔案管理工作整體上欠缺規(guī)范性。

2.4 人事檔案管理信息化建設(shè)滯后

目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中紙質(zhì)檔案仍大范圍使用，檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后。部分事業(yè)單位雖然使用了人事檔案管理系統(tǒng)，但在實(shí)際工作中人事檔案管理系統(tǒng)利用率不高，往往只是將員工基本系統(tǒng)輸入到系統(tǒng)中，一些重要信息仍采用紙質(zhì)檔案載體進(jìn)行保存。這樣在針對(duì)員工信息進(jìn)行查閱時(shí)，則要通過人事檔案管理系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案兩種途徑才能查找到完整的信息，不僅影響了工作效率，還嚴(yán)重制約了人事檔案信息的開發(fā)利用。

2.5 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不完善，信息安全建設(shè)滯后

事業(yè)單位人事檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用有效地提高了人事檔案管理工作的水平，但同時(shí)也帶來了一系列的問題。特別是在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不完善的情況下，人事檔案信息管理平臺(tái)則會(huì)存在較高的安全風(fēng)險(xiǎn)，易出現(xiàn)人事檔案信息錯(cuò)誤及混淆等問題，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息丟失，這對(duì)人事檔案信息的安全性帶來了較大的影響，也不利于人事檔案信息的高效利用和有效共享。

2.6 缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才

由于當(dāng)前人事檔案管理工作中普遍存在信息化程度不高的問題，而且檔案管理工作中高素質(zhì)和全能型的管理人才缺乏。在實(shí)際工作中，檔案管理人員對(duì)自身工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理理念落后，在實(shí)際工作中缺乏對(duì)信息技術(shù)的靈活運(yùn)用。特別是檔案管理隊(duì)伍年齡普遍偏大，自身信息化水平偏低，專業(yè)技能缺乏，對(duì)新理念和新技術(shù)接收較慢，這在一定程度上對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化水平的提升帶來了較大的制約。

3 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑

3.1 增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。因此作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者，需要從思想上對(duì)人事檔案管理工作的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)知，并將其放在事業(yè)單位的重要日程上來。在具體工作實(shí)施過程中，事業(yè)單位宜成立人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，針對(duì)于人事檔案管理工作的開展情況定期進(jìn)行檢查和監(jiān)督，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)加以解決。而且在人事檔案管理工作中還需要遵循分級(jí)分類指導(dǎo)和級(jí)別動(dòng)態(tài)升降的原則，為人事檔案管理工作的有序開展打下良好的基礎(chǔ)。各單位結(jié)合自身的實(shí)際情況，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極購(gòu)置先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備和相應(yīng)的軟件，為人事檔案管理水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

人事檔案管理現(xiàn)代化水平的提升，需要以完善的檔案管理制度作為指導(dǎo)和保障。事業(yè)單位宜根據(jù)自身的情況來構(gòu)建完善的檔案管理制度體系，以此來規(guī)范人事檔案管理工作。在人事檔案管理制度建立過程中，需要針對(duì)人事檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)制定具體的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使各環(huán)節(jié)的工作都能夠有章可循。同時(shí)還要建立責(zé)任追究制度，針對(duì)檔案管理人員的職責(zé)和義務(wù)進(jìn)行明確，并實(shí)施嚴(yán)格的業(yè)績(jī)考核，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。另外，還要對(duì)人事檔案錄入工作以制度的形式進(jìn)行規(guī)范，定期組織人員針對(duì)人事檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，從源頭上規(guī)避一些常見問題，有效的保證人事檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，為人事檔案管理工作的有序開展提供重要的制度保障。

3.3 規(guī)范人事檔案管理工作流程

針對(duì)人事檔案管理工作質(zhì)量和科學(xué)性進(jìn)行評(píng)估時(shí)，人事檔案信息完整性是較為關(guān)鍵的一項(xiàng)指標(biāo)?；谶@些情況下，事業(yè)單位在人事檔案管理工作中，需要針對(duì)人事檔案管理工作流程進(jìn)行不斷規(guī)范，有效地避免實(shí)際工作中的隨意性行為，確保每一個(gè)工作環(huán)節(jié)和每一項(xiàng)操作都能夠嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行。人事檔案材料收集工作是人事檔案管理工作中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作內(nèi)容，在收集材料信息過程中，宜在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)根據(jù)規(guī)定要求及時(shí)針對(duì)職工的個(gè)人檔案信息進(jìn)行收集，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。由于人事檔案信息收集工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，其貫穿于事業(yè)單位發(fā)展的全過程，因此要確保人事檔案材料收集的規(guī)范性，即在實(shí)際收集工作開展過程中，需要嚴(yán)格審核收集的信息內(nèi)容，積極拓展檔案材料收集渠道，實(shí)現(xiàn)對(duì)第一手資料的及時(shí)和有效收集。在實(shí)際收集過程中對(duì)于資料不全或是信息不足的情況要做好備注，后期再進(jìn)行補(bǔ)充和完善。整個(gè)收集過程中需要實(shí)施嚴(yán)格的監(jiān)督，并定期進(jìn)行檢查，確保檔案材料的真實(shí)性。對(duì)于收集的檔案資料，還要根據(jù)基本的原則實(shí)施編號(hào)和歸檔，針對(duì)收集的材料實(shí)施歸理，為后續(xù)檔案信息的查找和使用提供更多的便利性。另外，事業(yè)單位還需要根據(jù)檔案管理要求確定檔案信息收集的標(biāo)準(zhǔn)和范圍，并對(duì)檔案信息及時(shí)進(jìn)行完善和補(bǔ)充，全面提高檔案信息的完整性，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理。

3.4 提升人事檔案管理的信息化水平

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，將信息技術(shù)引入到事業(yè)單位人事檔案管理工作中來，全面提高人事檔案管理工作的信息化水平，可以促進(jìn)檔案信息的利用效率和服務(wù)水平。人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的規(guī)范化和便捷化，使檔案利用者能夠快速查找到所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，在針對(duì)檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，采用統(tǒng)一的操作模式和處理體系，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的統(tǒng)一管理。并通過建立人事檔案管理智慧平臺(tái)，為單位各部門和職工查詢和調(diào)閱檔案提供更多的便利性。通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和資料庫(kù)，完善人事檔案管理工作機(jī)制，針對(duì)檔案收集、整理、保存、管理和利用等流程進(jìn)行規(guī)范，為人事檔案信息的開發(fā)利用做好基礎(chǔ)性工作。另外，借助于客戶端的APP或是微信公眾號(hào)，實(shí)現(xiàn)與人事檔案管理智慧平臺(tái)的有效銜接，能夠?yàn)闄n案利用者提供更為便捷的人事檔案信息服務(wù)，使人事檔案信息服務(wù)不受時(shí)間和空間的制約，促進(jìn)檔案服務(wù)效率和能力的提升。

3.5 人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建

人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建是關(guān)鍵所在。當(dāng)前事業(yè)單位要想加快推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化，必然需要與自身的發(fā)展情況和管理需求相結(jié)合，加快構(gòu)建更為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并將與人事檔案相關(guān)的信息都納入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中來。在具體構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)過程中，事業(yè)單位還要根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，充分發(fā)揮單位技術(shù)部門的力量，加快推進(jìn)與自身特色相符合的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的開發(fā)，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源的節(jié)約，而且有利于確保數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性和適用性。事業(yè)單位在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中也可以通過第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)來完成，并開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)與自身的相符性。在人事檔案信息管理系統(tǒng)建立過程中，要重視將事業(yè)單位其他系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)之間的有效對(duì)接，以此來推進(jìn)檔案信息的高效共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的有效利用。

3.6 加強(qiáng)人事檔案信息的安全管理

事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平的提升，特別是借助于信息化管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理過程中，網(wǎng)絡(luò)安全是人事檔案管理深入發(fā)展的前提的基礎(chǔ)。因此在實(shí)際工作中需要針對(duì)管理平臺(tái)的運(yùn)行環(huán)境不斷進(jìn)行完善，積極推動(dòng)系統(tǒng)安全功能建設(shè)。具體可以將安全檢測(cè)軟件安裝在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，針對(duì)人事檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行即時(shí)監(jiān)測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)進(jìn)行處理，將人事檔案管理系統(tǒng)中的安全風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽狀態(tài)。同時(shí)還要在系統(tǒng)中安裝防火墻和殺毒軟件，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)和清理，保證系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全性，進(jìn)一步促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行效率的提升。另外，針對(duì)于單位各部門對(duì)于人事檔案信息的利用要求，還需要設(shè)置具體的權(quán)限和不同類型安全密鑰，避免出現(xiàn)人事檔案信息泄露的情況發(fā)生。并及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，或是采用云端存儲(chǔ)，全面提升人事檔案信息的安全性。

3.7 加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)與能力建設(shè)

事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化水平的提升離不開高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因此事業(yè)單位需要重視檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)工作，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位宜針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員開展多種形式的培訓(xùn)，使檔案管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，能夠熟練操作信息化管理平臺(tái)，并對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代設(shè)備熟練使用，這樣才能在實(shí)際工作中提高工作效率。而且檔案管理人員還需要重視相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，并積極掌握行業(yè)內(nèi)的前沿理念和技術(shù)，從而在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)人事檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提升，深入挖掘人事檔案信息的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。

4 結(jié)束語

在當(dāng)前事業(yè)單位改革不斷深入的新形勢(shì)下，人事檔案在事業(yè)單位改革發(fā)展中的重要性越發(fā)凸顯出來。由于人事檔案與職工切身利益息息相關(guān)，同時(shí)也直接關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展。因此在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，積極構(gòu)建完善的制度體系，全面提升人事檔案信息化水平。并通過構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為人事檔案信息的高效和便捷利用提供良好的條件。特別是各種現(xiàn)代化技術(shù)與人事檔案管理工作的結(jié)合，檔案管理工作效率和質(zhì)量有了大幅度的提升，但信息安全問題也不容忽視。在實(shí)際工作中需要積極采取有效的安全管理措施，全面保障人事檔案信息的安全性，促進(jìn)人事檔案重要價(jià)值和作用的發(fā)揮，為事業(yè)單位的健康發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。