基于檔案管理工作的實踐與認識研討

徐國斌

（通榆縣人力資源和社會保障局，吉林 白城 137200）

隨著整個社會的迅猛發(fā)展，社會運作模式有了翻天覆地的變化，各行各業(yè)都不再局限于對勞動模式的探索，而是開始追求在管理模式上的創(chuàng)新升級。然而檔案管理工作作為各單位發(fā)展的一項重要內(nèi)容，更多時候容易被大眾所忽視。新形勢下要想發(fā)揮檔案管理工作的突出作用，就需要其向著科學化、規(guī)范化的道路發(fā)展，積極革除當前存在的發(fā)展弊病，從而更好地促進單位發(fā)展、社會進步。

1 檔案管理工作概述

1）檔案的定義。檔案是指人們在完成各項工作中形成的，具有留存價值的，通過各種形式和各種載體表現(xiàn)出來的一種歷史記錄。它一是可以作為領導進行工作決策的重要依據(jù)；二是可以作為對工作進行查實考證的客觀憑證；三是可以作為科學研究、基礎設施建設的可靠參考資料[1]。

2）檔案管理工作的內(nèi)容。檔案管理工作包括對分散零落的檔案進行收集；對各種雜亂的檔案進行系統(tǒng)整理；對優(yōu)質(zhì)的檔案進行價值鑒定；對珍貴檔案和孤本檔案進行嚴密保管；將大量的檔案進行編目和檔案檢索；對檔案的統(tǒng)計；進行檔案的編輯和研究；為使用者提供檔案利用這八個環(huán)節(jié)。

3）檔案管理工作的功能。做好檔案管理工作，一方面可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平，強化其歷史責任感和使命感；另一方面可以為本單位的經(jīng)營發(fā)展提供正確指引，客觀直接地展示出經(jīng)營狀態(tài)，從而在發(fā)展過程中趨利避害，制定正確的發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化資源的配置使用，提升本單位的競爭力和綜合實力，實現(xiàn)其發(fā)展藍圖，進一步為社會發(fā)展作出突出貢獻。

2 當前檔案管理工作存在的問題

1）對檔案管理工作的重視程度不足。（1）部門重視程度不足。當前檔案管理工作得不到充分發(fā)展升級的一個重要原因就是部分單位對其重視程度不足，對于日常的檔案管理工作沒有合理的規(guī)劃，也沒有對檔案管理工作進行有效的監(jiān)督。對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題不能夠進行及時的問責和解決。導致檔案管理工作無法在根本上取得有效發(fā)展。（2）檔案管理工作人員重視程度不足。部分檔案管理工作的從業(yè)者內(nèi)心對該工作的認識程度不夠深刻，在工作中態(tài)度不夠端正，進而在工作中極易犯錯，如將檔案錯誤歸類、交叉重復、重要頁丟失等情況時有發(fā)生[2]。這也會使檔案管理工作陷入改革升級瓶頸，缺乏工作熱情的工作狀態(tài)往往無法創(chuàng)造出良好的工作效果。

2）檔案管理機制不完善。當前的檔案管理工作缺乏一個行之有效的管理機制，一方面各部門的協(xié)調(diào)能力還較差，這種零溝通的狀態(tài)使得部門之間無法實現(xiàn)資源的開放共享，部分工作人員只能依靠過往的工作經(jīng)驗完成工作；另一方面工作人員的工作任務安排不合理，任務量嚴重失衡，使部分工作人員的工作壓力過大，從而導致工作效率低下。

3）對檔案管理工作的投入力度不夠。（1）資金投入不足。政府部門和本單位對檔案管理工作的資金投入有限，使得檔案管理建設無法落到實處，一些優(yōu)質(zhì)的檔案管理方案無法得到實踐。長此以往，檔案管理工作人員的積極性備受打擊，進而無法為檔案管理工作的升級進步作出貢獻。（2）設備投入不足。一些單位的檔案室過于陳舊老化，不注重對室溫和干濕度的調(diào)節(jié)，沒有對灰塵進行及時的清理，電子存儲設備也沒有得到定期的維護檢修，導致部分檔案因此而損毀。有些單位甚至沒有配備檔案管理所需的專門的計算機、抽濕機、掃描儀等，只在檢查時將設備移動至檔案室，而日常工作中卻沒有相應配置。（3）人員投入不足。檔案管理工作是一項專業(yè)性極強的工作，但部分單位的檔案管理人員卻對檔案管理工作了解甚少，一些實習生被迫以不熟練的專業(yè)能力去獨立完整管理工作，而且還常常出現(xiàn)人手緊缺的狀況，由此抽調(diào)來的工作人員在工作態(tài)度和工作能力上都明顯無法勝任該項工作，導致管理工作的質(zhì)量和進度都無法達標。（4）檔案管理模式陳舊。雖然當前社會科技飛速發(fā)展，各種先進科學手段層出不窮，但檔案管理工作在管理模式上還偏向于傳統(tǒng)的管理模式，人工對大量的檔案進行整理分類一方面速度較慢，另一方面也易出錯，造成檔案的缺失損壞。如果出現(xiàn)返工現(xiàn)象還要浪費大量的時間精力。不注重對科學技術的應用會使得檔案管理工作無法與時代接軌，影響檔案的管理效率和利用率。

3 優(yōu)化升級檔案管理工作的措施

1）提高相關部門及人員的重視程度。有關單位領導應重視起檔案管理工作，從思想上認識到檔案管理工作的重要意義所在，從根本上改善其對檔案管理工作的偏見，進而引導相關工作人員正確認識自己的工作職責，端正工作態(tài)度，提高自己的使命感和責任感。這樣在面對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題時才能更好更快地解決處理，使各項工作開展得更為順利。

2）完善檔案管理工作的保障制度。應建立健全檔案管理工作的相關法規(guī)制度，以強有力的手段保障管理工作的有序進行。一是可以設立相關責任人制度，任命一個專職的領導者，明確檔案管理工作的權責，起到一個統(tǒng)領的作用，來協(xié)調(diào)各部門進行積極地配合溝通，實現(xiàn)各項資源的共享互通，在檔案出現(xiàn)問題時也能夠及時找到責任人，保證管理工作的流暢高效。此外，地方單位也可以根據(jù)自身實際建立特色法規(guī)，使法規(guī)能夠與時俱進，更加及時的服務于管理工作，使管理工作能夠順應時代潮流，做到因時制宜、因地制宜。

3）加大對檔案管理工作的投入力度。（1）加大設備投入。檔案室應達到庫房、辦公室、閱覽室的“三分開”的標準，避免空間不足而進行的頻繁搬遷。室內(nèi)一是要注重通風，保持干燥，避免檔案受潮；二是要定期殺蟲，避免昆蟲對檔案造成的破壞；三是要注意溫度調(diào)節(jié)，做好遮陽工作，避免陽光對檔案造成的破壞。設備上一是要保證基礎設備的充足，避免出現(xiàn)數(shù)量過多無處存放的情況；二是要加強對設備的定期維護，及時修理或是更換異常設備，尤其是電子設備，要注意備份，以避免因設備損壞而對檔案造成無法彌補的損失[3]。（2）加強人員培訓。單位應做好檔案管理人員的培訓工作，切實提高管理人員的專業(yè)能力，比如可以通過定期講座、不定期考核抽查等形式，加強工作人員的自主學習能力和業(yè)務水平。在人手不足時，也應主動聘請具有專業(yè)能力的相關人員進行管理工作，保證管理工作的順利進行。

4）創(chuàng)新檔案管理工作模式。當前數(shù)字化和智能化已經(jīng)滲透到社會發(fā)展的方方面面，檔案管理工作也應告別傳統(tǒng)的繁瑣模式，借用大數(shù)據(jù)進行電子管理歸檔，將新技術與管理工作有效結合起來，從而節(jié)約資源，提高工作效率。比如在檢索時可運用二維碼檢索、智能檢索等新技術，節(jié)省檢索成本。

4 結束語

檔案管理工作在社會發(fā)展中的作用越來越得到凸顯，尤其是管理工作與數(shù)字化的有效結合，使得檔案數(shù)據(jù)能夠有效地為單位發(fā)展提供支撐和方向。只要提高對檔案管理工作的重視程度，加大對其的投入力度，以制度手段有效約束其發(fā)展亂象，以創(chuàng)新模式打破傳統(tǒng)檔案管理工作的種種束縛，相信檔案管理工作一定能夠更好地服務于社會 發(fā)展。