新時期事業(yè)單位法人登記檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

齊 梅

（中共隴西縣委機構編制委員會辦公室，甘肅 定西 748100）

事業(yè)單位管理工作開展要重視登記檔案管理，當前我國現單位登記檔案部門在管理工作開展上存在明顯的問題存在。這不利于檔案資料的高效利用，還會造成整個事業(yè)單位的健康發(fā)展受到嚴重影響。因此，為了保證事業(yè)單位在今后的發(fā)展道路上有良好的發(fā)展空間，就必須重視事業(yè)單位的登記檔案管理工作。以下主要圍繞著事業(yè)單位法人登記檔案管理概念展開簡單的分析與探討。

1 事業(yè)單位法人登記檔案管理的概念

我國不同類別的事業(yè)單位已經多達幾十萬個，事業(yè)單位的類型較多，各個單位的情況也具有復雜性，經費來源渠道多變，國家需要通過編制對各類事業(yè)單位的機構設置、職務分配、布局等進行科學安排，其中事業(yè)單位登記大管理就是一項極為關鍵的管理方式。事業(yè)單位法人登記檔案管理時根據登記年齡，根據事業(yè)單位的歷史規(guī)律和相應法規(guī)，我國各個事業(yè)單位都要按照其職務范圍完成重新核定，審核各個事業(yè)單位的固定資產、機構編制、營業(yè)登記情況等，確保每個單位能夠承擔相應的民事責任，保障企事業(yè)單位具有法人的資格[1]。

2 確保事業(yè)單位法人登記檔案管理工作開展的條件

第一，專人管理檔案，事業(yè)單位法人登記檔案管理建成后，應該派遣專門的工作人員進行大管理工作，這是事業(yè)單位法人登記管理檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的重要前提之一。第二，建立健全事業(yè)單位的法人登記管理檔案，重視保管借閱登記和移交工作的開展，嚴格根據借閱手續(xù)完成檔案的管理工作，還要加強檔案的防火、防潮管理。第三，及時補充檔案資料，不斷優(yōu)化完善管理方式，當材料有所增加時，應該及時對增加的材料進行登記與歸檔，以不斷優(yōu)化和改進事業(yè)單位法人登記檔案管理制度與方法，有效提升事業(yè)單位法人登記檔案管理的利用效率。第四，確保檔案管理所需要的物質條件，保證事業(yè)單位法人登記檔案管理工作的開展需要一定的物質條件。比如，為了保障檔案管理的安全性，根據其需求性安排特定的檔案場所，完成檔案管理，若有條件得還可以設置專門的檔案庫房，然后根據但數量配備相應的檔案柜以及其他設備[2]。

3 事業(yè)單位法人登記檔案管理的意義

第一，由于當前社會經濟的快速發(fā)展，我國事業(yè)單位也在不斷變革，事業(yè)單位向著社會化的方向前進。登記管理檔案能夠如實反映登記管理活動的具體情況，這對事業(yè)單位管理工作的開展具有重要的參考價值和利用價值，登記檔案機關根據查閱檔案信息能對事業(yè)單位的具體社會情況進行全面了解并及時整改管理措施，保障登記管理職能。第二，國家規(guī)定了事業(yè)單位的法人登記行政許可，管理機關的執(zhí)法職能也在國家規(guī)定中有相應的要求，但管理工作會對事業(yè)單位的注銷、設立、變更等各項單位活動做到準確登記，還會對單位各個部門所發(fā)生的違紀現象進行查處，并將其作為有效依據，也會在事業(yè)單位涉及法律事務時作為憑證[3]。第三，事業(yè)單位法人登記管理檔案作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要構成成分，更是我國國家檔案的主要來源之一，根據登記管理制度完善事業(yè)單位法人登記管理檔案工作，這不但能夠健全檔案信息的管理工作開展，還能夠為歷史發(fā)展存放寶貴的資料。第四，事業(yè)單位是我國市場的主體，它在社會經濟生活中扮演至關重要的角色，管理檔案會真實記錄信息，包括事業(yè)單位的資金流向、業(yè)務范圍和分支機構的相關材料，可以給各方面提供有用的信息服務保障經濟社會的發(fā)展。

4 事業(yè)單位法人登記檔案管理出現的問題

第一，檔案材料分類簡單，導致但沒有發(fā)揮其價值，目前，事業(yè)單位的登記檔案資料只有少數的事業(yè)單位負責人進行簽署的登記書以及其他的證明材料，而并沒有與該事業(yè)單位有關的功能性質、發(fā)展規(guī)劃等的可行性論證材料并不健全，而且在檔案管理工作中多以人工操作為主，將表冊發(fā)給事業(yè)單位通過填表完成信息收集，填表人的綜合素質并不能保持在同樣的高度，因此致使單位信息的準確性無法保障。第二，檔案材料出現雷同，多數事業(yè)單位的檔案內容大有雷同之處，風格一致、內容空洞、毫無特色。這跟事業(yè)單位的種類繁多、分工明確的特點不相符。因此無法從檔案材料中獲得有價值的信息；第三，檔案管理不規(guī)范，由于投入到檔案建設方面的資金有限，許多編制部門都沒有獨立的檔案管理部門，而是只在辦公室中加設一個柜子用于存放檔案，這根本無法做到防蟲、防水、防潮，就更不用提派遣專門的檔案管理員進行相關工作了[4]。

5 優(yōu)化事業(yè)單位法人登記檔案管理工作的方法

1）加強事業(yè)單位法人登記檔案管理意識，重視優(yōu)化各項制度和設施。第一，重視宣傳工作的開展，讓更多的人對事業(yè)單位登記檔案管理工作開展的重要性有充分了解，同時還能強化事業(yè)單位登記管理檔案工作開展的有效性；第二，事業(yè)單位領導也要重視本單位的檔案管理意識提高，讓事業(yè)單位法人登記檔案管理成為符合事業(yè)單位機構發(fā)展和改革的管理體系，按照事業(yè)單位法人登記檔案管理的特點，將其歸檔的制度與細則落實，保障工作分類，確保檔案工作開展的可操作性強，保障檔案資料的完整性，及時將資料歸檔。在接收材料時，也要對材料進行嚴格把關，仔細驗收，當材料不符合規(guī)范時應立即令其整改，通過電子掃描或是錄像等形式將事業(yè)單位法人登記檔案信息掃描成電子版本，利用計算機完成存儲，然后通過相關軟件對其錄入檔案進行編號和排序，完善檢索目錄。此外，還要將事業(yè)單位法人登記管理納入個人崗位責任制的管理目標中，將它和其他工作一起作為檢查督導考核評比的依據。最后，要保障檔案室工作開展所需的費用和用房要求，重點解決檔案室的基本工作保障[5]。

2）建立健全事業(yè)單位法人登記檔案收集整理、保管、利用的制度。事業(yè)單位法人登記檔案管理與和受審理核查準發(fā)布公告的許多方面都會產生關聯，這也對事業(yè)單位的各項工作開展有重要聯系。因此，要根據檔案法中的相關規(guī)定確保事業(yè)單位法人登記檔案管理工作的開展如實做好，事業(yè)單位法人登記管理檔案的保密工作，在檔案管理工作中，將借閱室、庫房、辦公室與整理室分為四個區(qū)域進行，無關人員不能隨意出入檔案庫房，檔案庫房內也應禁止存放無關物品，嚴禁在庫房內吸煙，違者予以重罰，不斷優(yōu)化提高檔案管理方式，加強檔案保密工作的開展，運用先進技術保護好檔案的個人信息，防止有人通過檔案材料進行徇私舞弊，若出現該情況應該根據情節(jié)輕重對其進行嚴肅處理，按照《檔案法》與《保密法》這兩個法律法規(guī)中的相關條例，對違反法律條例的個人或團體進行依法處理。

6 結語

綜上所述，在新時期內，為了加強事業(yè)單位法人登記檔案管理工作的順利進行，管理人員應該不斷拓寬思路，以提高領導干部責任意識為基準，加強技術建設，嚴格按照法律法規(guī)進行檔案整理，推動信息化建設，以加強管理檔案信息，發(fā)揮檔案的重要價值。