淺析人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作

劉紅春

（曹縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 菏澤 274400）

當(dāng)前，檔案管理在人力資源及社會(huì)保障局工作當(dāng)中所占據(jù)的地位極高，且會(huì)直接影響到職工的未來發(fā)展前途。在新時(shí)代的發(fā)展背景下，人力資源以及社會(huì)保障局檔案管理工作的開展迎來了新的挑戰(zhàn)，想要更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開展的目的，就需要加大人力資源及社會(huì)保障檔案管理 體系的構(gòu)建力度，豐富檔案管理工作的內(nèi)容，激發(fā)出工作人員的工作熱情，以此來更好地滿足其時(shí)代發(fā)展的訴求，提高檔案管理工作開展的水準(zhǔn)。

1 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的意義

近些年來，我國開始相繼推行和檔案法相關(guān)的法律條例，這就使得檔案管理工作的開展得到了法律制度方面的支持。想要讓檔案管理事業(yè)可以更為長遠(yuǎn)、健康化的發(fā)展，就需要構(gòu)建大規(guī)格的管理體系。以宏觀的立場上分析，我國在保障工作人員合法權(quán)益時(shí)，會(huì)系統(tǒng)化的整理各項(xiàng)信息內(nèi)容，這會(huì)給后續(xù)所開展的工作提供重要的憑據(jù)。站在微觀的立場上來分析，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理主要是收集、整合在職人員的相關(guān)信息，同時(shí)保存好檔案，將工作人員的成長及發(fā)展?fàn)顩r記錄下來。在新形勢下，在職人員檔案管理工作的重要性越發(fā)的顯著，所以，需要加大對該項(xiàng)工作開展的重視程度。想要讓這項(xiàng)工作可以更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，那么就需要找出人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中所存在的問題，追究其根本性的原因，使用更具針對性的措施來應(yīng)對挑戰(zhàn)。

2 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理存在的問題

1）檔案管理庫房分散。通常狀況下，人力資源及社會(huì)保障局的檔案資料數(shù)量會(huì)比較多，其受到現(xiàn)實(shí)因素的影響，無法在同個(gè)區(qū)域完成統(tǒng)一化的監(jiān)管任務(wù)，并且?guī)旆康牟季殖尸F(xiàn)出一種分散的狀態(tài)，這就在無形之中提高了檔案統(tǒng)一化管理工作開展的難度，同時(shí)還加大了整體項(xiàng)目管理的成本費(fèi)用，各個(gè)檔案庫房都需要增設(shè)檔案設(shè)施以及一系列的電腦裝備等，這就會(huì)引發(fā)一系列重復(fù)建設(shè)及管理的問題，提高了檔案管理的成本費(fèi)用。

2）檔案管理部門結(jié)構(gòu)和制度不夠完善。當(dāng)前，我國管理部門的崗位設(shè)置不夠合理，且各項(xiàng)機(jī)制的完善度也會(huì)比較差，這就會(huì)在無形之中提高了檔案管理工作開展的難度。此外，檔案管理工作人員配置量較少，其在處理各項(xiàng)工作時(shí)期會(huì)呈現(xiàn)出一種滯后的狀態(tài)。除此之外，受到制度不完善等因素的影響，檔案管理工作的任務(wù)量會(huì)比較大。工作人員長期處于這種枯燥乏味的環(huán)境中，這就會(huì)讓一些工作人員完全消失了參與各項(xiàng)工作的興趣及熱情。另外，其管理權(quán)責(zé)義務(wù)劃分過于模糊，這些問題的存在都會(huì)阻礙檔案管理工作開展。

3）檔案管理部門數(shù)據(jù)庫缺乏統(tǒng)一性。人力資源及社會(huì)保障局檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一性，地區(qū)及部門之間的檔案數(shù)據(jù)庫管理格式也會(huì)有所不同，這就導(dǎo)致其不能進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)檢索各個(gè)地區(qū)的檔案信息。極大程度的影響了人力資源及社會(huì)保障局檔案管理工作的開展，不能將統(tǒng)一化檔案管理理念落實(shí)下去。除此之外，檔案管理系統(tǒng)缺乏信息性，工作人員在調(diào)檔時(shí)不能跨地區(qū)或者跨部門的調(diào)檔，需要使用傳統(tǒng)的方式在內(nèi)部數(shù)據(jù)庫當(dāng)中查找資料，這種信息化的缺失會(huì)阻礙檔案管理工作的開展。

3 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略

1）構(gòu)建完善的制度體系。檔案管理工作的難度會(huì)比較高，且這項(xiàng)管理工作的流程十分的復(fù)雜，所以，其會(huì)在無形之中提高專業(yè)管理人員的上崗標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)完成管理人員的配置工作任務(wù)，讓管理者和日常檔案管理工作保持良好的契合狀態(tài)，確保其分工的合理性，明確的劃分工作人員的自身職責(zé)，避免其產(chǎn)生人手缺失等的問題。除此之外，還需要對實(shí)際工作的需求及狀況進(jìn)行分析，適當(dāng)?shù)奶岣邫n案室的構(gòu)建力度，不斷的優(yōu)化并配置各類管理設(shè)備，調(diào)用設(shè)備資源，穩(wěn)步化的提高檔案管理工作開展的水準(zhǔn)。

2）加強(qiáng)組織單位人員及資源配備。人力資源及社會(huì)保障部門所開展的檔案管理工作需要制度體系的支撐，利用制度來約束，可以正確的引導(dǎo)工作人員，將各項(xiàng)管理工作落實(shí)下去，同時(shí)還可以推進(jìn)檔案管理工作開展的進(jìn)程。從本質(zhì)上提高檔案管理工作開展的水準(zhǔn)，所以，需要高度重視檔案管理部門制度體系的構(gòu)建，補(bǔ)充并完善制度體系的內(nèi)容，利用制度激發(fā)出管理工作人員參與各項(xiàng)工作的積極性以及興趣。如果工作人員在工作時(shí)，呈現(xiàn)出一種消極懈怠的狀態(tài)，消極情緒較為嚴(yán)重，那么就應(yīng)當(dāng)利用其機(jī)制，對其進(jìn)行批評性的教育。若工作人員的工作熱情較高，且始終保持著嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行各項(xiàng)檔案的管理，那么部門就需要對表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員進(jìn)行物質(zhì)及精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)，這會(huì)讓管理工作人員產(chǎn)生出更高的歸屬感以及責(zé)任心，更為全身心地投入到實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中。

3）設(shè)定檔案管理部門數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。首先，需要突顯出檔案的自然屬性，這是由于檔案是一類尤為重要的資源，且其帶有較強(qiáng)的特殊性質(zhì)，需要制定出更具價(jià)值的意見及措施。其次，需要統(tǒng)一化的去設(shè)定。特別需要注重電子檔案文本及傳輸?shù)男问?，加快各個(gè)地區(qū)及部門電子檔案的傳輸效率，控制好該項(xiàng)工作開展的質(zhì)量。最后，需要制定出檔案規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，提高規(guī)范化檔案管理工作開展的推廣力度，使得在職人員檔案管理作用可以更好地展現(xiàn)出來，施行分級化及集中化的檔案管理模式。

4）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。以往檔案管理模式中，人工形式所占據(jù)的地位極高，且始終扮演著主導(dǎo)者的角色。這種人工檔案管理的成效會(huì)比較差，極其容易產(chǎn)生疏忽及失誤的問題。所以，檔案管理工作中需要注重使用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，這會(huì)有效地提升檔案管理數(shù)字化的建設(shè)水準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，避免其出現(xiàn)資源損耗的問題，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的缺陷。

5）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。對于以往傳統(tǒng)的在職人員檔案管理方法來說，很難與當(dāng)前檔案管理需求相適應(yīng)。目前，在諸多檔案管理部門中，檔案管理人員年齡比較大，其思想觀念比較落后，而且尚未充分了解新的管理技術(shù)，在潛移默化中對檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了不利的影響。因此，相關(guān)部門必須要為管理人員開展一系列的培訓(xùn)活動(dòng)，確保學(xué)習(xí)和掌握管理新技術(shù)，并進(jìn)一步強(qiáng)化專業(yè)意識，提高專業(yè)化水平，使檔案管理人員熟練地應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，將檔案管理中的工作事宜處理到位。此外，檔案管理人員還要將所學(xué)知識應(yīng)用到實(shí)踐工作中去，不斷積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提升檔案管理工作效率，防止出現(xiàn)非法使用現(xiàn)象，以免影響到相關(guān)人員的切身利益。

4 結(jié)語

在開展人力資源及社會(huì)保障局檔案管理工作時(shí)，需要對當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的特征及訴求進(jìn)行綜合化的分析，將現(xiàn)代化技術(shù)投入到其中，提高工作人員的專業(yè)知識技能，保障檔案管理工作開展的實(shí)效性及有效性，提高檔案信息的使用效率，做好檔案的管理工作，供給社會(huì)保障及人員分類工作的幫助。