論高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑

李 斌

（濮陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 濮陽(yáng) 457000）

1 前言

我們得接受教育情況、成長(zhǎng)過(guò)程中的表現(xiàn)以及一些經(jīng)歷，這些人事檔案對(duì)我們的求職經(jīng)歷有著很大的影響?？梢宰鳛橛萌藛挝粚?duì)我們的綜合考量的材料，尤其需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，分析高校人事檔案管理，找出適合高校人事檔案的發(fā)展路徑，探索出具體的人事檔案管理辦法。不僅如此，目前人事檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題，人才的流動(dòng)性較大，人才和檔案較為分離，并且人事檔案管理制度不夠健全，標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一。除此之外，我們更加需要加大對(duì)人事檔案管理工作中的重視。

2 目前高校人事檔案管理面臨的阻礙

目前高校人事檔案在管理過(guò)程中面臨較大的阻礙，需要結(jié)合高校人事檔案目前管理的具體情況，進(jìn)行深入分析：

2.1 檔案分離現(xiàn)象較為明顯

許多人才在畢業(yè)就業(yè)后所選擇的城市可能與本科所在學(xué)校的城市有所不同，存在普遍的“人檔分離”現(xiàn)象。其次，沒(méi)有建立體系化的管理方式解決普遍存在的“人檔分離”問(wèn)題，缺乏采用特定的組織人事檔案的辦理程序。不僅如此，尤其是一些高學(xué)歷、高職稱的人才流動(dòng)采用一些特批的方式，造成的人事關(guān)系較為混亂的現(xiàn)象。除此之外，人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，同時(shí)管理越來(lái)越側(cè)重于形式，造成檔案在管理過(guò)程中往往只重視收集材料、卻不重視檔案的管理和利用，無(wú)法適應(yīng)檔案電子化管理的需要。

2.2 檔案管理模式不完善

目前我國(guó)的檔案管理模式仍然沒(méi)有及時(shí)地轉(zhuǎn)變，對(duì)多年收集的材料沒(méi)有能夠及時(shí)收集和整理，造成歸檔資料不夠完善，導(dǎo)致一些高校的高學(xué)歷人才，缺少一些年度考核資料、學(xué)位材料等工作資料。其次，在檔案管理的過(guò)程中，沒(méi)有建立體系化的管理模式，一旦檔案管理人員變動(dòng)對(duì)多年收集的材料，也不能夠及時(shí)整理檔案材料就會(huì)殘缺、漏損。不僅如此，在檔案保存的過(guò)程中往往采用被動(dòng)的寄送方式，常常出現(xiàn)移送不到位的情況，缺乏監(jiān)管檔案收集和保存。除此之外，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)不夠高，缺乏專業(yè)的教育培訓(xùn)。

2.3 檔案管理信息化程度不夠高

目前數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的不足，缺乏一些個(gè)人信息，沒(méi)有一套完善的黨務(wù)檔案管理系統(tǒng)。其次，檔案的管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，管理方法陳舊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不夠現(xiàn)代化。還有許多材料歸檔缺少目錄，檔案信息處理方式比較落后。此外，沒(méi)有系統(tǒng)地處理信息資源共享，阻礙了個(gè)人工作的開(kāi)展。在個(gè)人檔案的管理信息的變化進(jìn)度上，各部門都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，也不缺乏辦公的硬件設(shè)施和先進(jìn)的系統(tǒng)，但仍然沒(méi)有轉(zhuǎn)變檔案管理方式。

2.4 缺乏建立檔案管理規(guī)范

目前管理檔案的材料缺乏制定一些統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的管理規(guī)范，也給立卷歸檔帶來(lái)許多麻煩。檔案的管理材料沒(méi)有采用公開(kāi)的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)用紙，尤其這些檔案材料在管理的過(guò)程沒(méi)有采用相應(yīng)的檔案材料用紙。其次，難以順應(yīng)人事發(fā)展的改革需要，造成人事檔案管理資源利用率較低，管理效率低下。不僅如此，尤其是一些檔案管理的過(guò)程中會(huì)造成檔案材料的內(nèi)容裝訂超出裝訂線，給立卷歸檔又帶來(lái)了更多的麻煩，沒(méi)有加強(qiáng)規(guī)范，尤其是檔案歸檔管理不夠統(tǒng)一。除此之外，如果不按照統(tǒng)一的規(guī)范檔案材料，會(huì)影響到檔案保存的原始性，也會(huì)造成大量的紙張浪費(fèi)。

2.5 高校對(duì)畢業(yè)生的檔案意識(shí)培訓(xùn)不夠

高校在即將離校的畢業(yè)生流動(dòng)后的檔案意識(shí)培訓(xùn)不夠，很多畢業(yè)生畢業(yè)后沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案隨轉(zhuǎn)的必要性，畢業(yè)后尤其是用人單位不要求管理其人事檔案的單位，對(duì)檔案的存放及管理沒(méi)有意識(shí)，很多學(xué)生畢業(yè)很多年后需要進(jìn)入行政事業(yè)單位時(shí)才知道需要尋找自己的人事檔案，導(dǎo)致這部分畢業(yè)生在進(jìn)入單位后的工齡、保險(xiǎn)接續(xù)、薪級(jí)晉升方面遇到很多麻煩，嚴(yán)重的導(dǎo)正很多年的工齡都無(wú)法認(rèn)定，畢業(yè)多年還要從試用期開(kāi)始計(jì)算，對(duì)學(xué)生的職業(yè)生涯影響嚴(yán)重。

3 擺脫高校人事檔案管理阻礙的建議

針對(duì)上述高校人事檔案管理過(guò)程中面臨的阻礙，筆者參考了一些文獻(xiàn)資料并且總結(jié)了高校人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，決定提出以下建議：

3.1 有序管理的人事檔案

許多人才在畢業(yè)就業(yè)后所選擇的城市可能與本科所在學(xué)校的城市有所不同，需要建立有序的人事檔案管理模式，并且建立體系化的管理方式解決普遍存在的“人檔分離”問(wèn)題，需要采用特定的組織人事檔案的辦理程序。不僅如此，避免一些高學(xué)歷、高職稱的人才流動(dòng)采用一些特批的方式，減少人事關(guān)系較為混亂的現(xiàn)象。除此之外，人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁需要避免管理越來(lái)越側(cè)重于形式，避免檔案在管理過(guò)程中往往只重視收集材料、卻不重視檔案的管理和利用，適應(yīng)檔案電子化管理的需要。

3.2 需要完善檔案管理模式

目前我國(guó)的檔案管理模式需要及時(shí)地轉(zhuǎn)變，對(duì)多年收集的材料及時(shí)收集和整理，尤其需要?dú)w檔資料，特別是一些高校的高學(xué)歷人才，一些年度考核資料、學(xué)位材料等工作資料。其次，在檔案管理的過(guò)程中，需要建立體系化的管理模式，一旦檔案管理人員變動(dòng)對(duì)多年收集的材料，也需要及時(shí)整理檔案材料避免殘缺、漏損。不僅如此，在檔案保存的過(guò)程中需要轉(zhuǎn)變被動(dòng)的寄送方式，避免出現(xiàn)移送不到位的情況，需要監(jiān)管檔案收集和保存。除此之外，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，需要專業(yè)的教育培訓(xùn)。

3.3 提高檔案管理的信息化程度

目前需要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富一些個(gè)人信息，建立一套完善的黨務(wù)檔案管理系統(tǒng)。其次，檔案的管理水平需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變管理方式，提高創(chuàng)新意識(shí)。還有許多材料歸檔需要目錄，轉(zhuǎn)變檔案信息處理方式。此外，需要系統(tǒng)地處理信息資源共享，促進(jìn)個(gè)人工作的開(kāi)展。在個(gè)人檔案的管理信息的變化進(jìn)度上，各部門都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，也不乏辦公的硬件設(shè)施和先進(jìn)的系統(tǒng)，但仍需要轉(zhuǎn)變檔案管理方式。

3.4 加強(qiáng)畢業(yè)生的檔案管理意識(shí)

在高校大學(xué)生的職業(yè)生涯規(guī)劃課中，尤其是畢業(yè)班的學(xué)生著力培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理意識(shí)、人才流動(dòng)意識(shí)、職業(yè)規(guī)劃意識(shí)，告訴學(xué)生們檔案隨轉(zhuǎn)的必要性和重要性，讓學(xué)生在一生的職業(yè)生涯中，不因?yàn)闄n案的原因影響自己的前途和命運(yùn)，加強(qiáng)職業(yè)生涯規(guī)劃任課老師的培訓(xùn)，把國(guó)家、省、市有關(guān)人才流動(dòng)、人才評(píng)價(jià)、檔案管理的新文件、新規(guī)定按期傳達(dá)。加強(qiáng)學(xué)籍檔案室的管理人員的責(zé)任意識(shí)，按時(shí)按期將畢業(yè)生的檔案隨轉(zhuǎn)到當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行?，將人才流?dòng)中的人事代理、工齡核算、薪級(jí)晉升等有關(guān)規(guī)定發(fā)放到畢業(yè)生手中，讓學(xué)生在職業(yè)規(guī)劃中檔案管理事項(xiàng)中少走彎路。

3.5 需要建立檔案管理規(guī)范

目前管理檔案的材料需要制定一些統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的管理規(guī)范，避免給立卷歸檔帶來(lái)許多麻煩。檔案的管理材料需要采用公開(kāi)的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)用紙，尤其這些檔案材料在管理的過(guò)程需要采用相應(yīng)的檔案材料用紙。其次，可以順應(yīng)人事發(fā)展的改革需要，提高人事檔案管理資源利用率，提高管理效率。不僅如此，尤其是一些檔案管理的過(guò)程中會(huì)造成檔案材料的內(nèi)容裝訂超出裝訂線，給立卷歸檔又帶來(lái)了更多的麻煩，需要加強(qiáng)規(guī)范，尤其是檔案歸檔管理需要統(tǒng)一。除此之外，避免出現(xiàn)不按照統(tǒng)一的規(guī)范檔案材料影響到檔案保存的原始性的現(xiàn)象，減少大量的紙張浪費(fèi)。

4 .結(jié)束語(yǔ)

我們需要保證人才資源充分合理利用更好地推動(dòng)，人才資源的發(fā)展，減少人才資源的浪費(fèi)。其次，我們也越來(lái)越需要加大對(duì)人事檔案管理工作的重視，并且需要建立完善的人事檔案管理制度，建立起新的資源庫(kù)并且保證檔案的完整和真實(shí)性。不僅如此，也需要通過(guò)一些信息技術(shù)的手段，提高人事檔案的信息化管理程度。除此之外，尤其需要通過(guò)借助信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)，推動(dòng)新的人事檔案管理工作模式的發(fā)展。對(duì)于一些企業(yè)招聘人才具有重要的意義，能夠推動(dòng)人事檔案信息化工作。