新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革探討

孫海靜

（青州市城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)中心，山東 青州 262500）

事業(yè)單位在我國社會服務體系中扮演著重要的角色，檔案則是事業(yè)單位實施管理和服務過程中產(chǎn)生的文件資料和數(shù)據(jù)文獻。檔案的妥善應用有利于提升事業(yè)單位的整體業(yè)務能力，也正因此，很多事業(yè)單位將目光集中于改善檔案管理、提升檔案服務能力上，希望通過檔案管理的創(chuàng)新和服務模式優(yōu)化推動事業(yè)單位工作再創(chuàng)佳績。

1 事業(yè)單位檔案管理與服務模式現(xiàn)狀

時值信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理體系已然無法適應當前的事業(yè)單位工作需要。在這種在環(huán)境下，事業(yè)單位有必要對檔案管理工作在內(nèi)的管理體系作出改革，否則就會因為無法適應新環(huán)境陷入效率低下的窘境。就檔案管理工作來說，其能夠為事業(yè)單位提供的支持主要是文獻和數(shù)據(jù)，分析這些記錄以后，事業(yè)單位將會對自身的建立和發(fā)展產(chǎn)生更為深刻的認知，從而明確單位的基本性質(zhì)、工作內(nèi)容和發(fā)展水平等。不過需要注意的是，檔案的準確性和有效性是其發(fā)揮作用的前提。分析現(xiàn)階段的檔案管理工作，可以認識到這幾項問題的存在限制了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

1）事業(yè)單位對檔案管理的認識不到位。檔案管理工作的重要性不言而喻，但是在事業(yè)單位工作實際中，很多工作人員沒有充分認識到檔案管理的作用，一味地將注意力放在提升業(yè)務服務能力上。當然，這種狀況的出現(xiàn)也和檔案管理工作的特殊性有關，強化檔案管理并不像提升業(yè)務能力般立竿見影，在付出精力卻沒有直接創(chuàng)造利益的情況下，工作人員自然也會將目光轉(zhuǎn)到他們認為有價值的事情上。在這種錯誤觀念的支配下，事業(yè)單位普遍不重視檔案管理工作，無論是人力、物力的投入還是制度建設都顯得極為不足，而這最終也導致檔案管理工作實際效果不甚理想。實際上，檔案管理工作本身比較枯燥乏味，若是事業(yè)單位在監(jiān)督管理和執(zhí)行方面的力度不到位，那么管理工作人員經(jīng)過長時間的工作以后就很容易出現(xiàn)懈怠心理。再加上少數(shù)部門單位不重視檔案管理工作，管理人員無法獲得物質(zhì)資源方面的保障，所以在開展檔案管理工作時也會受到頗多掣肘。

2）檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。檔案管理工作并不是簡單的整理和記錄工作，而是專業(yè)、系統(tǒng)的管理工作，事業(yè)單位若是想要做好檔案管理工作，就要安排掌握專業(yè)檔案管理知識的人員負責工作。不過絕大多數(shù)的事業(yè)單位中并不具備這樣的專業(yè)人才，甚至不少單位沒有設置專門的檔案管理崗位，只是安排其他工作人員兼職管理。在身兼數(shù)職的情況下，檔案管理工作人員必然不能將全部精力集中于檔案管理的優(yōu)化建設。在這種情況下，檔案管理部門的工作人員就只能用有限的時間管理檔案，管理過程中采用方法幾乎都來源于工作經(jīng)驗和他人傳授。盡管這種工作方法能夠幫助管理人員應付基本的工作，但是這種操作缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，所以檔案管理的整體質(zhì)量比較差，只能保證檔案的完整性，卻不能將其作用充分發(fā)揮出來。

3）檔案管理手段比較落后。信息技術的成熟與應用為各個行業(yè)的發(fā)展提供了有效途徑，目前信息化的檔案管理方式已經(jīng)在事業(yè)單位內(nèi)部中得到了廣泛的應用。然而必須認識到的是，檔案管理信息化的同時電子檔案卻沒有得到同步發(fā)展。這種狀況出現(xiàn)的原因比較多樣，其中主要是事業(yè)單位缺乏專業(yè)的信息化檔案管理人才，在計算機硬件條件方面也相對較差，即使已經(jīng)有很多現(xiàn)成的管理系統(tǒng)也無法高效使用，這就導致檔案管理工作在技術層面無法達到高效工作的要求。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革

事業(yè)單位檔案管理工作中存在的現(xiàn)實問題無法忽略，相關管理部門應當認識到現(xiàn)存問題所產(chǎn)生的消極影響，并在此基礎上選擇相應的應對措施，進而落到實處的提高檔案管理能力。以下將嘗試從專業(yè)管理人才的培養(yǎng)、檔案管理技術的更新、強化工作人員對檔案管理工作重視程度等方面入手，實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新和服務模式改革。

1）提高重視程度。若是事業(yè)單位整體不能用正確的眼光看待檔案管理工作，那么檔案管理就會喪失人力、物力的支持。為了充分發(fā)揮檔案管理對事業(yè)單位運行的積極作用，相關管理人員應當引導所有工作人員深入了解檔案管理的作用，主動采取多樣化的措施提高檔案管理水平。在日常工作中，事業(yè)單位各個部門要認真配合檔案管理部門的工作，將工作事項和人員活動進行記錄，從而為事業(yè)單位內(nèi)部的監(jiān)督、評價、決策提供現(xiàn)實依據(jù)。合理的檔案管理工作可以對工作人員的基本信息和日常表現(xiàn)作出準確反應，這就會對單位的人事調(diào)動產(chǎn)生一定的影響。由此可見，檔案管理工作與事業(yè)單位的運行、工作人員的發(fā)展都密切的關聯(lián)。事業(yè)單位有必要向工作人員申明檔案管理對個人和組織的影響，并且定期對檔案管理工作人員實施教育，以此達到提高工作人員業(yè)務能力，強化使命感和責任感的目的。當事業(yè)單位全體工作人員能夠用正確的態(tài)度看待檔案管理工作時，管理工作的開展及其作用發(fā)揮都將顯著改善。

2）培養(yǎng)專業(yè)人才。事業(yè)單位檔案管理工作最終還是要落實到從事檔案管理工作的工作人員身上，所以工作人員是否掌握專業(yè)的檔案管理知識，將會直接影響檔案管理工作的成效。對于檔案管理人才的培養(yǎng)，應當從業(yè)務素質(zhì)水平和工作態(tài)度等方面入手。在此以前，事業(yè)單位要在檔案管理工作中設置專職管理崗位，以防工作人員不能集中精力做好檔案管理工作。業(yè)務素養(yǎng)水平的提高貫穿于人才培養(yǎng)全過程，這就意味著事業(yè)單位在人員招聘上就要選擇性地挑選符合檔案管理需要的人才。當掌握檔案管理技術的人才進入事業(yè)單位以后，還應當對其實施強化教育，定期組織培訓和學習，讓工作人員將理論知識和實踐相結(jié)合。此外，檔案管理工作人員要經(jīng)常性地進行交流，對本單位的檔案管理工作進行討論，在不斷深化了解的基礎上提高管理工作的有效性。為了改善檔案管理人員的工作態(tài)度，管理者應當從制度和思想兩方面進行作為。制度指的是構(gòu)建檔案管理工作制度和操作流程，讓檔案管理的每項流程都能有所參考，這樣就能防止管理過程中的主觀隨意性。還有，檔案管理于事業(yè)單位的發(fā)展來說有強烈的現(xiàn)實意義，檔案管理工作人員應當明確自身崗位重要性，用責任感砥礪自己做好每一項檔案管理工作，這樣才能為事業(yè)單位的有序運行提供可靠的支持。

3）完善管理方法。完善檔案管理方法是創(chuàng)新管理與服務模式的必由之路，以往的檔案管理工作經(jīng)常會受到管理方法不全的消極影響，無法幫助其他部門優(yōu)化工作。因此，各個部門的領導要發(fā)揮帶頭作用，嚴格按照檔案管理方法辦事。在此基礎上，檔案管理部門要根據(jù)事業(yè)單位的運行實際，逐步完善管理方法。尤其需要注意的是，檔案管理作用的發(fā)揮需要工作人員樹立牢固的服務意識和創(chuàng)新意識，這樣才能為其他部門的工作提供幫助。此外，信息化的管理方法必須實現(xiàn)全面覆蓋，檔案管理部門要快步推進電子檔案的建設，促使管理工作向科學高效轉(zhuǎn)變。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位應當在準確認知檔案管理作用的基礎上作出反應，讓全體員工重視、配合檔案管理工作，督促檔案管理提升服務性和創(chuàng)新性，用科學高效的檔案管理工作提升事業(yè)單位的運行效率。