檔案信息數(shù)字化環(huán)境下的檔案管理模式研究

王 盈

（黑龍江省農(nóng)墾紅興隆管理局局直城管局，黑龍江 雙鴨山 155811）

1 前言

截至目前為止，仍然有很多單位還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。不僅不符合當(dāng)前環(huán)境中的信息數(shù)字化要求，同時(shí)也阻礙了檔案資源價(jià)值的順利發(fā)揮。由于傳統(tǒng)檔案管理模式過(guò)于依賴人工操作，因此會(huì)大幅度增加錯(cuò)誤率，在很大程度上影響了企業(yè)朝向數(shù)字化方向所穩(wěn)定發(fā)展。為了能夠更好地解決上述問(wèn)題，需要進(jìn)一步加快傳統(tǒng)實(shí)體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，合理利用信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建高效、完善的檔案管理系統(tǒng)。

2 信息數(shù)字化環(huán)境下檔案管理模式中所存在的問(wèn)題

目前，數(shù)字化檔案在很多單位中仍然沒(méi)有普及，其中所表現(xiàn)出的問(wèn)題包括如下幾個(gè)方面。

首先，由于缺乏相對(duì)完善的信息數(shù)字化環(huán)境，在生成數(shù)字化電子檔案時(shí)十分容易出現(xiàn)操作失誤。此外，相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的信息更容易被篡改、復(fù)制，如果不能夠給出相應(yīng)的安全保護(hù)措施，將會(huì)大幅度增加電子檔案的安全隱患。還有一部分檔案管理人員的信息技術(shù)水平較低，因此在進(jìn)行電子檔案的備份和歸檔操作時(shí)，容易對(duì)文件內(nèi)容造成損壞。

其次，部分單位的信息化水平相對(duì)較低，由于受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，在對(duì)檔案文件的使用和收集上，仍然十分依賴人工處理的方式。尤其是對(duì)于年紀(jì)稍大的工作人員來(lái)說(shuō)，他們不能夠獨(dú)立運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，對(duì)此項(xiàng)工作抱有明顯的抵觸情緒。除此之外，部分單位對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作沒(méi)有給予應(yīng)有的重視，所投入的資金十分有限，沒(méi)有購(gòu)置完善且先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，阻礙了電子化檔案管理工作的正常進(jìn)行。

最后，相較于其他經(jīng)營(yíng)和管理工作而言，檔案管理并不能夠帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)收益，因此部分單位的管理者會(huì)片面的認(rèn)為檔案管理工作不具備實(shí)際價(jià)值，甚至沒(méi)有單獨(dú)配備專職的檔案管理人員。在當(dāng)前的信息數(shù)字化環(huán)境中，對(duì)于檔案管理的不重視會(huì)嚴(yán)重影響到檔案數(shù)字化管理工作的正常進(jìn)行。

3 信息數(shù)字化環(huán)境下檔案管理模式的創(chuàng)新建議

1）制定出完善的規(guī)范化檔案管理制度。單位中的檔案管理部門需要盡快樹(shù)立起正確的觀念，充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化時(shí)代中對(duì)于檔案管理模式的創(chuàng)新要求。管理者要首當(dāng)其沖，結(jié)合以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)構(gòu)建出科學(xué)、完善、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，合理利用信息技術(shù)來(lái)對(duì)單位內(nèi)部的檔案主題進(jìn)行分類，按照級(jí)別劃分的方式來(lái)逐一細(xì)化管理方案。此外，還需要將檔案管理的工作職責(zé)落實(shí)到個(gè)人身上，根據(jù)工作需要來(lái)合理分配工作內(nèi)容，例如對(duì)檔案資料的收集和歸檔、對(duì)電子檔案的統(tǒng)計(jì)和整理等。需要額外強(qiáng)調(diào)的是，對(duì)于很單位內(nèi)而言，電子檔案管理模式過(guò)于創(chuàng)新，因此務(wù)必要將檔案內(nèi)容的保密和安全管理放到第一位。虛心學(xué)習(xí)其他先進(jìn)企業(yè)的做法，合理購(gòu)置相應(yīng)軟硬件設(shè)施的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全責(zé)任教育，通過(guò)多方努力來(lái)共同構(gòu)建更為科學(xué)、合法、高效的電子檔案管理模式。

2）提升數(shù)字化檔案管理的安全登記。單位中的檔案管理部門需要將紙質(zhì)資源掃描成電子信息，并將其按照不同的主題和類別上傳至檔案管理系統(tǒng)中。相較于人工式的紙質(zhì)檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將更加便于對(duì)檔案資源的管理及利用，大大減少檔案檢索業(yè)務(wù)所需要的時(shí)間。為了能夠進(jìn)一步發(fā)揮出信息化技術(shù)在數(shù)字化檔案管理模式中的積極作用，檔案管理人員一定要有效提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全等級(jí)。首先，為了能夠減少風(fēng)險(xiǎn)因素，需要積極完善數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全管理體系。一方面要根據(jù)檔案管理的實(shí)際要求來(lái)強(qiáng)化防范系統(tǒng)，采用軟件加密、設(shè)置密鑰等方式來(lái)對(duì)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行強(qiáng)化保護(hù)；另一方面則需要養(yǎng)成良好的檔案信息備份習(xí)慣，避免當(dāng)突發(fā)事件出現(xiàn)時(shí)造成無(wú)法彌補(bǔ)的后果。此外，針對(duì)保密等級(jí)更高的檔案資料，應(yīng)當(dāng)將其單獨(dú)存放在一個(gè)分區(qū)內(nèi)，并對(duì)這一分區(qū)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，避免重要資料的丟失和外泄。

3）整合檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的高效率應(yīng)用，國(guó)家政府也相繼推出了各項(xiàng)政策規(guī)定，要求數(shù)字檔案管理系統(tǒng)需要與單位內(nèi)的其他管理系統(tǒng)進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置。然而，在實(shí)際的操作過(guò)程中，由于檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是完全不同的兩個(gè)設(shè)計(jì)軟件，并且所應(yīng)用到的文件標(biāo)準(zhǔn)也并不相同，經(jīng)常會(huì)在工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)格式不相容的情況，對(duì)數(shù)據(jù)交換和信息共享操作帶來(lái)了極大的不便。為了能夠有效解決這一問(wèn)題，從事檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)的企業(yè)要盡可能將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相融合，根據(jù)檔案管理的實(shí)際要求來(lái)設(shè)置數(shù)據(jù)接口，以此來(lái)幫助檔案管理者和檔案使用人員對(duì)其中的材料數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入，同時(shí)為后續(xù)的檔案維護(hù)和系統(tǒng)升級(jí)創(chuàng)造便利條件。

4）加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。我們正處在一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代中，信息技術(shù)逐步成為各個(gè)行業(yè)中不可或缺的一部分。尤其是對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，如果想要更加高效率的完成電子檔案建設(shè)任務(wù)，就必須要將更多的工作精力和重心放到對(duì)數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)上。在日后的工作中，各單位管理者要持續(xù)加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，為其提供系統(tǒng)化的理論技術(shù)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，將最新的檔案管理數(shù)字化技術(shù)傳授給檔案管理人員，在原有基礎(chǔ)之上拓寬他們的知識(shí)視野。除此之外，單位還要投入更多的資金用于購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，為優(yōu)秀人才的培養(yǎng)打造良好環(huán)境。在行業(yè)中聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的精英人士來(lái)到單位中，為檔案管理人員提供培訓(xùn)指導(dǎo)，以此來(lái)發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)的真正價(jià)值。

5）完善各項(xiàng)功能。（1）檢索功能。檔案管理人員要積極整合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，逐步改進(jìn)檢索功能，盡量簡(jiǎn)化不必要的檢索步驟，提高檢索工具的利用率。另外，還要與檔案系統(tǒng)的使用者進(jìn)行交流，搜集他們對(duì)檢索界面的意見(jiàn)和想法，以此來(lái)豐富檢索途徑和檢索方式，適當(dāng)增加檢索通道。檔案管理人員要拿出更多的精力用于對(duì)專業(yè)技術(shù)的鉆研上，積極引進(jìn)不同領(lǐng)域中的檔案資料，豐富系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)。（2）互動(dòng)功能。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的一大優(yōu)勢(shì)在于強(qiáng)大的互動(dòng)功能，為檔案管理者與用戶之間構(gòu)建信息溝通橋梁。為此，檔案管理者要多方搜集用戶的使用要求，進(jìn)一步豐富互動(dòng)系統(tǒng)的功能，其中包括文字、手寫(xiě)、圖片、語(yǔ)音、視頻等。此外，還要單獨(dú)開(kāi)設(shè)用戶的投訴和建議渠道，方便檔案管理者及時(shí)幫助客戶處理問(wèn)題，全面提高用戶滿意度，督促檔案數(shù)字化管理模式的快速完善。

4 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)如今，在數(shù)字化時(shí)代背景下，信息披露程度有了明顯提升，檔案管理工作的社會(huì)性質(zhì)也在逐步強(qiáng)化。在日后的工作中，需要逐步完善檔案管理制度，找出符合時(shí)代特點(diǎn)的新型管理方法，將檔案資源的社會(huì)服務(wù)功能更好的發(fā)揮出來(lái)。