信息化時代下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化途徑探討

范亞楠

（河北省地礦局第六地質(zhì)大隊，河北 石家莊 050000）

在信息化水平飛速發(fā)展的當(dāng)下，要充分運用先進的信息技術(shù)手段，推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，力求顯著提高檔案資源的保存及利用率，從而促進事業(yè)單位檔案管理工作的不斷完善和優(yōu)化。

1 信息化時代對于事業(yè)單位檔案管理的重要意義

1.1 提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量

信息化時代的發(fā)展為檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展提供了技術(shù)支持，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)改變了人們的工作和生活方式，使用信息技術(shù)來管理事業(yè)單位檔案內(nèi)容，能夠促進檔案管理工作模式的創(chuàng)新改革，提升工作效率[1]。信息化時代給檔案管理工作帶來了全方位的服務(wù)感受，想要促進事業(yè)單位的發(fā)展，需要積極提升事業(yè)單位的管理能力。檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要一環(huán)，在檔案管理中融合信息化技術(shù)，創(chuàng)建出完善的信息數(shù)據(jù)庫，針對檔案進行集中管理，形成具有機密性和嚴謹性的檔案管理制度，能夠有效提升事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量。

1.2 激勵檔案管理人員進行工作創(chuàng)新

信息化時代事業(yè)單位想要利用信息技術(shù)來提升檔案管理工作質(zhì)量，需要把檔案管理工作人員的工作熱情充分激發(fā)出來，對于工作觀念和工作模式進行積極創(chuàng)新，將信息技術(shù)的優(yōu)勢發(fā)揮出來，提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠明顯提升事業(yè)單位的檔案管理工作水平，但是同時也受到了很多因素的影響，例如人力、物力和財力等因素。檔案管理工作人員還需要結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展實際情況來強化檔案管理工作的信息化發(fā)展，使其更加具備事業(yè)單位的發(fā)展特色。

2 信息化時代下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化途徑

2.1 做好安全防范工作，加強動態(tài)監(jiān)控

事業(yè)單位要充分意識到檔案管理安全的重要性，在對檔案進行存放時，要確保檔案室門窗緊閉；應(yīng)派安保人員在檔案室門口進行看守，防止其他人員的闖入；制定相關(guān)的安全管理制度，對于出現(xiàn)違規(guī)操作的人員要給予一定的處罰。檔案管理人員要提高安全意識，做好相應(yīng)的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進行，應(yīng)定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，教會他們?nèi)绾未_保檔案安全。為了更好地落實檔案管理安全防范工作，事業(yè)單位可以從以下幾個方面入手：

1）添加防火墻技術(shù)，防護墻能夠在想要保護的網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)之間產(chǎn)生“屏障”，從而避免其他網(wǎng)絡(luò)對于要保護網(wǎng)絡(luò)的訪問。事業(yè)單位可以利用防火墻技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)置，從而控制其他網(wǎng)站的訪問。

2）要對檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限進行設(shè)置，這是檔案管理安全防范工作最有效的方式之一，能夠有效地避免不法分子的入侵，從而提高信息化檔案管理的安全性。

3）病毒防護措施，病毒能夠?qū)n案管理系統(tǒng)進行破壞，從而使檔案管理系統(tǒng)的操作受到限制，因此，安裝病毒保護軟件非常重要。

2.2 建立電子檔案標簽

目前電子碼在互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)運用的較為廣泛，現(xiàn)在需要將這一技術(shù)引入事業(yè)單位的人事檔案管理中，其實質(zhì)就是將每一個員工的檔案添加一個條形碼，即電子碼，依據(jù)事業(yè)單位員工的工號對每個電子碼設(shè)置編號，并將編號及電子碼粘貼在檔案袋上。然后，做出一套完整的檔案管理系統(tǒng)，務(wù)必做好權(quán)限分配：首先，只有部門的負責(zé)人才是超級管理員，有權(quán)限調(diào)用員工的檔案和查看員工的電子檔案；其次，普通職員只能通過電子標簽上的編號查詢檔案是否在我們的數(shù)據(jù)庫中，其余的內(nèi)容是沒有權(quán)限查看的，這樣可以防止員工的電子檔案信息被泄露出去；最后，就是檔案管理人員通過電腦將數(shù)據(jù)全部錄入 系統(tǒng)[2]。

2.3 強化檔案信息化管理建設(shè)工作

隨著數(shù)字時代的來臨，信息化管理已成為必然，信息化管理作為一種高效的管理手段，它的出現(xiàn)革新了傳統(tǒng)檔案管理方式，有利于提高檔案管理效率和質(zhì)量。事業(yè)單位對于檔案管理的傳統(tǒng)做法是：以實體紙質(zhì)管理為主，由檔案管理人員對檔案進行收集、分類、保管等，這樣的管理方法很煩瑣，且工作效率低下。在信息快速發(fā)展的背景下，應(yīng)對檔案管理工作有所創(chuàng)新，充分利用信息化技術(shù)，提高信息系統(tǒng)的管理水平，從而確保檔案系統(tǒng)中各個環(huán)節(jié)都能夠達到相應(yīng)的標準，進而發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認識到檔案管理信息化的重要性，并加大檔案信息化管理建設(shè)的力度。一方面，要結(jié)合檔案管理工作實際，構(gòu)建一個統(tǒng)一、完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，促進檔案管理的信息化操作；另一方面，要利用信息技術(shù)，構(gòu)建一個共享平臺，逐步實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)的公共檔案管理系統(tǒng)和人事檔案信息查詢系統(tǒng)。此外，在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位要做好檔案信息安全管理，加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，如加密技術(shù)、身份認證技術(shù)等，還應(yīng)不斷健全其服務(wù)管理功能，進而確保信息傳輸?shù)募皶r性、有效性，保證資源使用效率的最大化[3]。

2.4 建立檔案信息資源共享平臺

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，并非只是簡單集中保管各門類的檔案，而是一項實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化的系統(tǒng)工程。在建設(shè)過程中，需要標準化的管理方式、先進的設(shè)備作為支撐。推進檔案管理的信息化，各個項目都要做到標準化，符合檔案的各項標準化內(nèi)容、案卷目錄、編號及分類等。檔案管理一定要做到有法可依、有章可循，從收集、整理到歸檔存入微機，都須做到條理清晰、目的明確，進而確保檔案更為完整，保證正確記錄和存檔，防止檔案記載內(nèi)容的遺失、疏漏。逐步搭建起檔案信息資源共享平臺，向平臺上傳檔案的目錄和全文，使檔案信息真正實現(xiàn)共享，從而使以服務(wù)為主導(dǎo)的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化體系成功建立。

2.5 強化檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展宣傳推廣

事業(yè)單位的各個管理部門都需要意識到檔案管理工作的重要性，加大內(nèi)部人員的重視程度，有效實現(xiàn)對檔案管理工作傳統(tǒng)觀念的改變，建立新型的信息化檔案管理理念，利用相關(guān)軟件實現(xiàn)對資料的收集與整理，提升檔案管理的效率，同時也保障資源得到合理應(yīng)用，并提升檔案管理的質(zhì)量。另外，在事業(yè)單位內(nèi)部要建立公共網(wǎng)絡(luò)溝通平臺，實現(xiàn)對資料完整性的體現(xiàn)，加大對數(shù)據(jù)和資料的共享，發(fā)揮所有資源的最大功能，提升事業(yè)單位人員的檔案管理意識[4]。

3 結(jié)語

信息化的科學(xué)技術(shù)給人們所帶來的便利有目共睹，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展，科學(xué)合理地舍棄掉過時、陳舊的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，對事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)進行創(chuàng)新改革。作為國家事業(yè)單位，面對檔案管理創(chuàng)新發(fā)展中所遇到的問題與困難，應(yīng)當(dāng)迎難而上，立足于信息化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)利用，大力弘揚創(chuàng)新精神，爭做信息化時代的發(fā)展先驅(qū)。