大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn)

張 雪

（中國(guó)移動(dòng)通信研究院，北京 100032）

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，革新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作模式，創(chuàng)新檔案管理方法，全面提升國(guó)有企業(yè)檔案管理效率已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的重要要求，直接關(guān)系到了國(guó)有企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展腳步。

1 大數(shù)據(jù)含義

大數(shù)據(jù)是在信息科學(xué)技術(shù)支撐下發(fā)展的新技術(shù)形式，大數(shù)據(jù)中為人們提供豐富的信息資源，其信息資源的龐大是人們無(wú)法想象的巨大，滿足人們信息獲取的多元化需要。大數(shù)據(jù)又稱之為巨量、海量的信息數(shù)據(jù)，通過(guò)技術(shù)的支撐，能夠?qū)崿F(xiàn)信息技術(shù)的實(shí)效性處理、分析、管理、截取，具有處理信息數(shù)據(jù)快速性、信息數(shù)據(jù)類型繁多性、信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)巨大等特點(diǎn)，能夠以技術(shù)的作用效能，促進(jìn)人們對(duì)信息數(shù)據(jù)的有效性運(yùn)用。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）檔案管理制度有待革新。檔案管理作為國(guó)有企業(yè)日常管理工作的結(jié)構(gòu)組成部分，在其工作開(kāi)展中，需要完善的檔案管理制度對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，以保證國(guó)有企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)范性。然而隨著大數(shù)據(jù)背景下國(guó)有企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，并沒(méi)有與之相匹配的檔案管理制度建設(shè)。這就導(dǎo)致了大數(shù)據(jù)背景下國(guó)有企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展中，缺乏檔案管理制度的規(guī)范，嚴(yán)重影響了國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量，也制約了大數(shù)據(jù)背景下國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的提升。

2）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。伴隨著信息技術(shù)在國(guó)有企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，勢(shì)必對(duì)相關(guān)管理人員的能力和專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員只需確保檔案歸檔及時(shí)、整理有序以及檔案保密等等。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息技術(shù)對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)水平提出了更高的要求，要求他們不但具備簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作水平，還能及時(shí)更新和維護(hù)信息數(shù)據(jù)，并及時(shí)服務(wù)且監(jiān)管數(shù)據(jù)信息的調(diào)閱請(qǐng)求，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全隱患時(shí)，要立即采取有效的處理措施。但是當(dāng)前從事檔案管理的隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，嚴(yán)重缺乏信息技術(shù)的專業(yè)人才，從而影響了檔案管理的水平。

3）檔案管理意識(shí)有待強(qiáng)化。現(xiàn)階段，在國(guó)有企業(yè)日常管理工作開(kāi)展中，部分單位還存在著管理意識(shí)較為薄弱的現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致了檔案管理工作開(kāi)展中檔案真實(shí)性下降、檔案遺失損毀嚴(yán)重等情況的發(fā)生，給國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的提升造成了嚴(yán)重的不利影響。與此同時(shí)，在大數(shù)據(jù)背景下，部分單位由于檔案管理意識(shí)薄弱的影響，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度也有待提升，因此也導(dǎo)致了國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的現(xiàn)實(shí)情況出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了國(guó)有企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的革新路徑

1）拓寬檔案管理的路徑。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，就國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展而言，應(yīng)進(jìn)一步拓寬檔案管理的路徑，以檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在多個(gè)平臺(tái)的開(kāi)展與實(shí)施，以此確保國(guó)有企業(yè)各部門(mén)都能夠有效運(yùn)用、管理、存儲(chǔ)檔案信息資源，彰顯檔案管理在國(guó)有企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值。首先，在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)應(yīng)重視微服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)用，如微信、微博等，要借助此類平臺(tái)推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)的分享與共享，同時(shí)借助這些平臺(tái)獲取檔案管理的相關(guān)信息和資源，拓寬檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的有效信息量。其次，要重視對(duì)于遠(yuǎn)程技術(shù)的運(yùn)用，以遠(yuǎn)程檔案管理服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)非面對(duì)面的人工服務(wù)，切實(shí)推進(jìn)人機(jī)交互的檔案管理工作模式的開(kāi)展。遠(yuǎn)程檔案管理工作模式能夠打破時(shí)間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務(wù)，如通過(guò)電子郵箱實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集工作等。第三，要進(jìn)一步重視對(duì)于云平臺(tái)的運(yùn)用，以云服務(wù)為導(dǎo)向開(kāi)展相關(guān)工作。云服務(wù)是以云計(jì)算為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析、計(jì)算的一項(xiàng)精準(zhǔn)化服務(wù)，能夠有力降低檔案管理的相關(guān)成本，提升管理工作的實(shí)際成效。

2）加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案信息的安全保護(hù)?！鞍踩谝弧辈还茉谀膫€(gè)行業(yè)都是一個(gè)非常重要的理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的安全性也是國(guó)有企業(yè)檔案管理中不容忽視的部分。檔案信息的安全性威脅一方面來(lái)自電腦和計(jì)算機(jī)的設(shè)備管理，另一方面來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)。所以，想要最大限度地保證國(guó)有企業(yè)檔案管理的安全性，就要從這幾方面出發(fā)。首先，要加強(qiáng)培養(yǎng)國(guó)有企業(yè)檔案管理人員的思想意識(shí)和安全責(zé)任意識(shí)。在日常的檔案管理工作中，管理人員應(yīng)該定期對(duì)各種設(shè)備、機(jī)器進(jìn)行檢查和維護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或是出現(xiàn)隱患，應(yīng)該及時(shí)上報(bào)。其次，要建立安全的網(wǎng)絡(luò)屏障，要利用各種軟件建立屬于本單位內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且一定要保障該網(wǎng)絡(luò)的安全性。

3）健全國(guó)有企業(yè)檔案管理體系。完善健全的管理制度體系是提升檔案管理工作的必要標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)有企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)可以使得檔案管理每一個(gè)工作環(huán)節(jié)和流程更加規(guī)范。同時(shí)，檔案管理規(guī)定必須包括具體的管理標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施規(guī)范和細(xì)則。具體來(lái)說(shuō)：一是結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際和重點(diǎn)，健全完善國(guó)有企業(yè)檔案管理制度，為檔案管理工作運(yùn)行提出準(zhǔn)則，例如《國(guó)有企業(yè)檔案庫(kù)房管理制度》《國(guó)有企業(yè)檔案管理人員考核制度》《國(guó)有企業(yè)檔案管理保密機(jī)制》等；二是成立專門(mén)的檔案管理辦公室，明確各部門(mén)管理職責(zé)，健全監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)檔案管理人員工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管，采用定期和不定期監(jiān)管方式，實(shí)現(xiàn)方案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展；三是建立國(guó)有企業(yè)檔案管理追究和考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，將其考核標(biāo)準(zhǔn)納入企業(yè)人才管理建設(shè)過(guò)程中，對(duì)存在違法違紀(jì)的檔案管理行為嚴(yán)格追究責(zé)任，提升檔案管理人員的工作責(zé)任感。

4）注重樹(shù)立大數(shù)據(jù)檔案管理意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生的影響比較深遠(yuǎn)，要充分注重發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，為國(guó)企檔案管理工作的良好推進(jìn)打下基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下國(guó)企檔案管理人員要樹(shù)立大數(shù)據(jù)的意識(shí)，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，通過(guò)新的檔案管理觀念的融入，促進(jìn)檔案管理工作的高效化落實(shí)。提升企業(yè)檔案應(yīng)用價(jià)值是比較關(guān)鍵的，這就要求國(guó)有企業(yè)要做好支撐建設(shè)工作，注重利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)及時(shí)掌握獲得相應(yīng)的信息，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)權(quán)，這對(duì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)能起到積極促進(jìn)作用。國(guó)企檔案管理工作的開(kāi)展中要注重“大檔案”的意識(shí)形成，通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理目標(biāo)，從整體上提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，這些基礎(chǔ)工作方面得到了強(qiáng)化，才能真正有助于將各項(xiàng)檔案管理工作得以落實(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理相關(guān)工作的與時(shí)俱進(jìn)是十分必要的，這不僅是國(guó)有企業(yè)助力于自身可持續(xù)發(fā)展的需要，也是先進(jìn)技術(shù)、科學(xué)思維切實(shí)融入到單位日常管理工作的需要，更是單位實(shí)現(xiàn)健康化、和諧化發(fā)展的需要。因此，國(guó)有企業(yè)一定要提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，要將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化思維運(yùn)用其中，在實(shí)踐中查漏補(bǔ)缺，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式的變革，切實(shí)促進(jìn)本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。