事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)分析

陳小龍

（山西省臨縣醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)中心，山西 呂梁 033200）

事業(yè)單位在發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料，這些資料內(nèi)容豐富，能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供大量的資料和依據(jù)，在未來也會(huì)成為單位制定工作計(jì)劃的參考，對(duì)于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展都具有巨大意義。近些年來事業(yè)單位檔案管理工作作為本單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，逐漸受到政府部門的關(guān)注。檔案管理會(huì)有大量的資料信息以及視頻、圖像等等，因此必須要大力倡導(dǎo)和鼓勵(lì)事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理，進(jìn)行科學(xué)的分類整理，提升檔案管理效力，創(chuàng)新檔案管理模式，以此促進(jìn)事業(yè)單位管理工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。作為事業(yè)單位發(fā)展的歷史記錄，一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理，響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，并深入研究檔案管理的優(yōu)化對(duì)策，在檔案工作中引入知識(shí)管理理念，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化，切實(shí)解決檔案管理工作中存在的問題。

1 檔案管理存在問題

事業(yè)單位檔案管理混亂、檔案管理在單位中得不到重視已經(jīng)成為不爭(zhēng)的事實(shí)。現(xiàn)階段，單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理并不能夠?yàn)閱挝粍?chuàng)造實(shí)質(zhì)性的價(jià)值，大多數(shù)事業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)到文件檔案管理的重要性，很多單位中的檔案部門會(huì)被其他部門兼并，或者名存實(shí)亡，在管理體制和管理方案設(shè)計(jì)方面缺乏科學(xué)性與合理性，或者撤銷[1]。由于缺乏科學(xué)合理的檔案管理制度，缺少專門負(fù)責(zé)檔案管理的人才，將財(cái)力、人力投入到檔案管理方面，不過是浪費(fèi)金錢，浪費(fèi)時(shí)間。每年均有一定數(shù)量的人才進(jìn)入事業(yè)單位系統(tǒng)，但是單位很少會(huì)特別招聘具有高水平的檔案管理者來到單位，在檔案管理和保存方面仍不規(guī)范健全，案管理的專業(yè)性不足。 檔案管理看似簡(jiǎn)單，其實(shí)檔案管理同其他工作一樣，是專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作，也需適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化不斷改革，需要相關(guān)專業(yè)的從業(yè)人員熟練掌握各種新的管理技術(shù)、管理理念。 但現(xiàn)階段大多數(shù)事業(yè)單位的文件檔案管理工作多由離退休職工兼職擔(dān)任，這是事業(yè)單位中的一個(gè)普遍現(xiàn)象，單位現(xiàn)有的管理人員素質(zhì)低下，沒有接受過專業(yè)的管理教育和培訓(xùn)，專業(yè)性明顯不足，對(duì)于檔案管理相關(guān)工作掌握不到位，檔案管理漏洞百出，一旦檔案出現(xiàn)問題，解決處理十分困難。

由于文件檔案管理長(zhǎng)期不受重視，事業(yè)單位缺乏專業(yè)性的管理人才，在制度設(shè)計(jì)和管理流程方面較為落后，檔案管理模式也一直無法更新。在信息時(shí)代，大多數(shù)單位卻仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作質(zhì)量與效率都得不到保障。管理離不開科技支持，但由于檔案管理得不到重視，當(dāng)前檔案管理的科技運(yùn)用尚不到位，大多數(shù)事業(yè)單位采用人工勞作，效率低下，檔案入網(wǎng)，跟隨記錄有所欠缺。龐雜的文件檔案只有運(yùn)用科技手段與信息網(wǎng)絡(luò)化才能達(dá)到管理的科學(xué)性與簡(jiǎn)易性，在這方面的建設(shè)仍有待進(jìn)一步完善。

2 檔案管理要點(diǎn)分析

任何單位和部門的有序運(yùn)行都需要一套科學(xué)合理的管理制度。在社會(huì)全球化、社會(huì)信息化的今天，制度設(shè)計(jì)是有序開展工作的基礎(chǔ)，需要科學(xué)、合理的制度作為規(guī)范，事業(yè)單位的檔案管理必須要及時(shí)更新管理手段與管理模式。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入事業(yè)單位的檔案管理，制定符合自身實(shí)際的文件檔案管理制度，制度設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)明實(shí)用，同時(shí)要符合科學(xué)性，具有較強(qiáng)的操作性。在制定好制度之后，任何人都要在制度的框架下按流程辦事，自覺遵守制度規(guī)約[2]。另外，對(duì)于檔案理工作要將查處問題作為考核的重要依據(jù)，定期進(jìn)行檢查和考核，在查處中進(jìn)一步完善相關(guān)制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理紕漏和問題并予以解決，以此來提高管理人員意識(shí)。

提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率，需要專業(yè)人員把關(guān)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案管理與單位發(fā)展之間的關(guān)系，要意識(shí)到管理人員的素質(zhì)高低直接決定著管理質(zhì)量和效率。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門應(yīng)當(dāng)從思想上重視文件檔案管理工作，將檔案管理工作納入單位總體規(guī)劃中，制定人才培養(yǎng)計(jì)劃，指派專人進(jìn)行管理，以人才促發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)科學(xué)分析現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理能力，同時(shí)輔之以健全的管理制度，定期開展培訓(xùn)和教育活動(dòng)，對(duì)過去的工作以及學(xué)習(xí)進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，引入科學(xué)的評(píng)價(jià)考核機(jī)制，從根源上提升文件檔案管理水平，全面推進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案工作水平的提升。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定更加完善的人才培養(yǎng)目標(biāo)和計(jì)劃，吸收檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才，招聘專業(yè)對(duì)口的檔案管理人員。另外，相關(guān)管理人員必須杜絕因人廢棄制度的惡習(xí)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。

3 總結(jié)

隨著信息化步伐的加快，國(guó)家科技化程度不斷加深，經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，未來事業(yè)單位檔案管理必將朝著信息化、技術(shù)化的方向前進(jìn)，事業(yè)單位必須不斷強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高自身的工作實(shí)力，建立健全相關(guān)規(guī)章制度，同時(shí)國(guó)家相關(guān)部門輔之以制度保障，從而跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，滿足國(guó)家發(fā)展的需求。檔案管理作為單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，單位領(lǐng)導(dǎo)要通過完善管理制度，加以重視，引入信息化技術(shù)，提升管理人員素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理，通過創(chuàng)新適應(yīng)新形勢(shì)，從根源上發(fā)現(xiàn)和解決檔案文件管理中的漏洞與問題，從而促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。