新時(shí)期做好人事檔案開發(fā)利用工作的探討

楊翠娟

（大慶市大同區(qū)就業(yè)和人才服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163515）

人事檔案是針對個(gè)人的綜合記錄，具有參考、憑證等作用。在當(dāng)前人事管理制度改革不斷深入的新形勢下，人才競爭越發(fā)激烈，在這種新形勢下對人事檔案管理工作提出了全新的要求。通過做好人事檔案開發(fā)利用工作，可以強(qiáng)化對人才的培養(yǎng)開發(fā)，提高人才的質(zhì)量，促進(jìn)人力資源的高效配置，為人事管理工作整體水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 新時(shí)期人事檔案開發(fā)利用的意義

1.1 為人事工作決策提供科學(xué)依據(jù)

人事檔案是人事管理工作的基礎(chǔ)，由于人事檔案中綜合和全面地記錄了個(gè)人的具體情況，針對這些檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，能夠使用人單位更好地了解個(gè)人的具體情況，并對個(gè)人開展科學(xué)的評價(jià)，這樣在人事任命時(shí)，能夠?yàn)槠淦ヅ溥m宜的工作崗位。目前我國處于快速發(fā)展的階段，對于人才具有較高的要求，通過做好人事檔案開發(fā)利用工作，可以為人事工作決策提供可靠的信息支持，為單位人事管理工作質(zhì)量和水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息數(shù)據(jù)對于各行業(yè)的發(fā)展都具有極為重要的作用。在人事檔案開發(fā)利用工作中，通過對人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，可以發(fā)現(xiàn)更多有價(jià)值的人才信息，以此為依據(jù)選拔出高素質(zhì)和專業(yè)性的人才，并針對這些人才進(jìn)行優(yōu)化配置和針對性培養(yǎng)，為其發(fā)展提供空間和平臺(tái)，更好地發(fā)揮出人才資源的重要價(jià)值。

1.3 推動(dòng)人事檔案工作的有序發(fā)展

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，人事檔案在人力資源管理工作中的地位不斷凸顯出來。在人事檔案管理工作中，人事檔案的開發(fā)利用是較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，通過做好人事檔案開發(fā)利用工作，才能夠?qū)⑷耸聶n案的價(jià)值更好的發(fā)揮出來，使其服務(wù)于用人單位和國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展建設(shè)。借助于信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，不僅能夠保證人事檔案信息的全面性和安全性，同時(shí)對人事檔案工作的有序發(fā)展也具有積極的促進(jìn)作用。

2 做好人事檔案開發(fā)利用工作的措施

2.1 增強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用意識

在當(dāng)前人事檔案管理工作中，人事檔案管理部門需要對人事檔案開發(fā)利用工作有一個(gè)深入地認(rèn)識，并加大宣傳力度，促使檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變管理理念，認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，利用全新的開發(fā)利用理念，不斷創(chuàng)新人事檔案開發(fā)利用的方式方法，全面提高人事檔案開發(fā)利用水平，促進(jìn)人才培養(yǎng)工作的有序開展，使人事檔案更好的服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展和建設(shè)。

2.2 夯實(shí)人事檔案開發(fā)利用基礎(chǔ)

人事檔案開發(fā)利用需要以齊全、完整和高質(zhì)量的人事檔案資料作為基礎(chǔ)和前提，這也是發(fā)揮人事檔案價(jià)值的重要保障。在實(shí)際工作中，需要建立完善的人事檔案收集和歸檔制度，確保檔案信息和資料的及時(shí)歸檔。針對歸檔材料還需要加強(qiáng)審核鑒定，提高歸檔材料的質(zhì)量。在人事檔案材料移交過程中，要求根據(jù)要求鑒定材料的質(zhì)量，加強(qiáng)細(xì)節(jié)審核，以此來保證檔案的質(zhì)量。另外，還要建立人事檔案收集歸檔考核制度，將考核結(jié)果與檔案管理人員自身利益掛鉤，有效的運(yùn)用考核結(jié)果，全面提高人事檔案收集歸檔工作的質(zhì)量，為人事檔案開發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 優(yōu)化人事檔案利用方式

人事檔案管理工作的最終目的是檔案的開發(fā)利用，因此在實(shí)際工作中，需要適當(dāng)增加人事檔案的透明度，并放寬服務(wù)對象，積極對人事檔案利用方式進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的合理利用。在人事檔案開發(fā)利用工作中，可以針對數(shù)據(jù)庫中一些非保密信息向個(gè)人開放，充分發(fā)揮人事檔案證據(jù)價(jià)值的作用。人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作完成后，個(gè)人可以了解自己檔案的目錄內(nèi)容，并在政策允許下，可以將人事檔案中部分內(nèi)容向個(gè)人開放。這不僅提高了公民的知情權(quán)，而且對人事檔案信息利用率的提高也起到積極的促進(jìn)作用。但在新的檔案利用方式下，也要求檔案管理人員要提高人事檔案信息動(dòng)態(tài)采集的實(shí)效性，不斷豐富檔案信息見容，從而在利用過程中能夠?yàn)闄n案利用者提供更準(zhǔn)確和可靠的信息。

2.4 創(chuàng)新開發(fā)人事檔案利用價(jià)值

目前大部分機(jī)構(gòu)和單位人事檔案信息化建設(shè)都取得了一定的成效，但綜合性管理方面仍存在許多不完善的地方。因此還需要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使人事檔案信息管理系統(tǒng)能夠與綜合辦公系統(tǒng)進(jìn)行連接，并采用內(nèi)部局域網(wǎng)的形式，以加密形式來保證人事檔案信息處理和傳輸?shù)陌踩?，確保檔案管理人員對人事檔案信息的可控性。在人事檔案利用過程中，利用者可以在網(wǎng)上提出申請，檔案管理人員接到申請后檢索出具體的檔案目錄，系統(tǒng)確認(rèn)后并由檔案管理人員進(jìn)行電子簽名，并經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)批示，由加密的局域網(wǎng)系統(tǒng)中調(diào)節(jié)個(gè)人檔案信息并發(fā)送給申請人，設(shè)定具體的查閱密碼和時(shí)間，查閱者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對個(gè)人電子檔案信息進(jìn)行查閱，查閱過程中不能復(fù)制、下載、修改。整個(gè)過程中都在計(jì)算機(jī)上完成，使人事檔案利用更具便捷性。

2.5 構(gòu)建信息化平臺(tái)，強(qiáng)化對人事檔案信息的監(jiān)管

人事檔案信息的開發(fā)利用，宜通過打造信息化平臺(tái)，并運(yùn)用信息技術(shù)來來完善人事檔案開發(fā)利用體系，整合資源，提高人事檔案的利用價(jià)值。同時(shí)還可以借助于媒體平臺(tái)加大宣傳力度，提高人們對人事檔案開發(fā)利用的認(rèn)識，營造出良好的環(huán)境氛圍。在實(shí)際人事檔案開始利用過程中，信息被盜取和篡改情況時(shí)有發(fā)生，這給檔案使用者帶來較大的隱患，因此在人事檔案開發(fā)利用過程中還需要強(qiáng)化信息的監(jiān)管，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對人事檔案信息進(jìn)行加密處理，進(jìn)一步提高檔案信息的安全性。并積極促進(jìn)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，為人事檔案的開發(fā)利用提供重要的保障。

3 結(jié)束語

人事檔案開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)性和復(fù)雜性的工作，特別是在信息化時(shí)代背景下，人事檔案信息呈現(xiàn)出較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，因此要保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，以此為基礎(chǔ)來充分地發(fā)揮出人事檔案信息的價(jià)值和作用。在實(shí)際人事檔案開發(fā)利用過程中，要求檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)際工作中積極對檔案開發(fā)利用的方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。并整合資源，打造檔案開發(fā)利用的信息化平臺(tái)，更好地發(fā)揮出人事檔案信息化的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效開發(fā)利用，發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值和作用，使人事檔案能夠?yàn)樯鐣?huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。