檔案收集整理的重要意義分析與研究

張麗麗

（高碑店市檔案館，河北 高碑店 074000）

檔案管理工作是復(fù)雜多樣的，包含檔案的收集、整理、保管、鑒定等多個(gè)內(nèi)容，收集和整理作為檔案管理工作的首要，其重要性自然不言而喻，細(xì)致具體地講，檔案收集管理就是將現(xiàn)有檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)和整理的措施，通過(guò)這一措施，可以使原本雜亂多樣的檔案變得集中統(tǒng)一，便于后續(xù)的查詢(xún)等工作，行之有效的檔案收集整理辦法，不僅可以使檔案分類(lèi)變得更加精細(xì)，更有助于后續(xù)的全部檔案管理工作，因此，如何快速有效地進(jìn)行檔案收集整理，提升檔案的使用價(jià)值，成為檔案管理工作人員首要解決的問(wèn)題。

1 檔案收集整理的重要意義

收集和整理工作是整個(gè)檔案管理的前提，關(guān)乎著檔案管理工作的成功與否，影響著檔案的利用價(jià)值。這一步驟是檔案管理工作的基礎(chǔ)，從根本意義上講，有檔案收集工作才會(huì)有后續(xù)的整理工作，所以，檔案收集的完整度，不僅會(huì)影響后續(xù)的檔案管理工作，還會(huì)給檔案的價(jià)值帶來(lái)一定的影響；整理的意義在于有效區(qū)分檔案，是指運(yùn)用方法將原本種類(lèi)繁多、樣式各異的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)的工作，是保證后續(xù)調(diào)查檔案、核實(shí)檔案的重要基礎(chǔ)。檔案收集整理可以最大化的反饋信息，涵蓋了個(gè)人或單位的品德素質(zhì)、過(guò)往經(jīng)歷、成長(zhǎng)期望等，具有較高的價(jià)值和意義，是現(xiàn)階段企業(yè)選錄和單位好評(píng)的重要參考數(shù)據(jù)，因此，檔案必須要具有全面、真實(shí)的信息，并且信息的內(nèi)容應(yīng)跟隨時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境等進(jìn)行變化，要具有較高的動(dòng)態(tài)性。

2 現(xiàn)階段檔案收集整理存在的問(wèn)題

隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用得到了各行各業(yè)的肯定，但是，由于電子檔案的特殊性，需要借助于互聯(lián)網(wǎng)、存儲(chǔ)載體等性質(zhì)，導(dǎo)致檔案的安全性降低，檔案的保密性得不到保障，極易造成信息丟失或泄露問(wèn)題。

1）檔案數(shù)量龐大。隨著現(xiàn)代科技的逐步發(fā)展，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，社會(huì)各界各部門(mén)對(duì)檔案的重視度也越來(lái)越高，檔案的形式發(fā)生了翻天覆地的變化，計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)檔案正逐步取代紙質(zhì)版檔案，但是，由于需求的增長(zhǎng)和供應(yīng)的發(fā)展，檔案的數(shù)量也正在以倍數(shù)增加，這就使得檔案管理人員不得不采用手工的方式進(jìn)行工作，工作強(qiáng)度大幅度上升，面對(duì)大量的檔案，采取人工收集整理的方法，還會(huì)使得查找效率降低，工作失誤率增加，除此之外，由于人工的方法，還會(huì)引發(fā)檔案錄入不完整，信息缺失，信息不足，信息混亂的錯(cuò)誤，導(dǎo)致整個(gè)檔案失效。

2）檔案種類(lèi)繁多。在收集整理時(shí)，工作人員除文字檔案外，還有可能會(huì)遇見(jiàn)其他種類(lèi)的檔案，這類(lèi)檔案通常類(lèi)別較為特殊，形式較為復(fù)雜，且保存相對(duì)困難，比如：圖紙、照片、相冊(cè)等。具備上述特點(diǎn)的檔案，通常情況下，無(wú)法應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行整理，因此，不得不使用人工手段，以照片為例，照片檔案的整理應(yīng)遵循利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、利于保管、利于提供、利于利用的原則，并且，照片檔案的底片和照片本身還要分開(kāi)存放，但是，在實(shí)際操作時(shí)，由于工作人員更換、變更等因素，很多單位在照片檔案收集整理時(shí)，都不可避免的存在管理滯后、時(shí)效缺失等問(wèn)題。

3）檔案管理制度流于表面。大部分管理部門(mén)在建立制度時(shí)，涵蓋的方面和領(lǐng)域都足夠全面，但是在制度落實(shí)上卻極度缺乏力度，制度流于表面、運(yùn)行不嚴(yán)格、末端落實(shí)不徹底的問(wèn)題層出不窮，個(gè)別檔案在遇有未按時(shí)歸檔情況時(shí)，沒(méi)有合適的應(yīng)對(duì)方法，找不到正確的解決措施，使得檔案丟失的問(wèn)題更加嚴(yán)重，給部門(mén)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。另外，工作人員的業(yè)務(wù)能力也是影響檔案收集整理的關(guān)鍵因素，有的單位和企業(yè)在招聘檔案收集整理人員時(shí)，對(duì)人員的要求標(biāo)準(zhǔn)把握不夠，招聘條件寬松簡(jiǎn)單，并且沒(méi)有對(duì)工作人員的技能進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以至于工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠，技術(shù)水平偏低，無(wú)法準(zhǔn)確判斷信息的正誤，對(duì)檔案的類(lèi)別區(qū)分不徹底，收集整理時(shí)出現(xiàn)檔案混亂、檔案缺失、檔案不準(zhǔn)確等問(wèn)題，從而導(dǎo)致后續(xù)的檔案利用工作無(wú)法正常 開(kāi)展。

3 解決問(wèn)題的幾種應(yīng)對(duì)措施

1）完善檔案管理制度。收集整理檔案是很繁瑣的工作，因此，必須要建立完整的管理制度，通過(guò)科學(xué)合理的方式方法，將原本復(fù)雜繁瑣的收集整理工作，劃分為簡(jiǎn)單易懂的多個(gè)步驟，在建立制度時(shí)，單位或部門(mén)可以先將檔案進(jìn)行大分類(lèi)，而后根據(jù)時(shí)間、類(lèi)型等進(jìn)行不同的分類(lèi)，進(jìn)行多樣化的、重疊式的分類(lèi)，促進(jìn)檔案收集和整理工作的高效運(yùn)行，加大教育宣傳的力度，確保每名工作人員都能明確自己的職責(zé)使命，同時(shí)，不僅要規(guī)范檔案收集整理的進(jìn)行，還要確保檔案收集整理工作的整體進(jìn)度，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，制定恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制，提升各部門(mén)間的工作配合，確保各部門(mén)的工作可以平穩(wěn)的開(kāi)展。交接檔案的過(guò)程中，應(yīng)保證人員的相同，提高文檔的安全系數(shù)，強(qiáng)化工作人員的工作品德，使用教育手段，提升工作人員的工作態(tài)度及意識(shí)，培養(yǎng)工作人員的集體榮譽(yù)感。

2）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)。檔案的形式在發(fā)展變化，收集整理的工作也在發(fā)生著變化，一味地沿用傳統(tǒng)技術(shù)，采用傳統(tǒng)理念和知識(shí)開(kāi)展工作，只會(huì)使得整個(gè)收集整理工作停滯不前，所以，在檔案管理時(shí)，收集整理檔案人員還需要不斷更新自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，要根據(jù)檔案發(fā)展的具體情況，進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，而作為招聘企業(yè)和單位，則需要定時(shí)定期對(duì)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)考核，在人才招聘時(shí)，必須要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的信息審核、面試、技術(shù)考驗(yàn)等程序，遵循擇優(yōu)錄取的原則，優(yōu)先錄取專(zhuān)業(yè)知識(shí)豐富、專(zhuān)業(yè)技術(shù)過(guò)硬的人員，關(guān)注檔案管理工作的開(kāi)展趨勢(shì)，不斷更新完善收集整理技術(shù)，確保整體工作與時(shí)俱進(jìn)。

3）引進(jìn)高新科學(xué)技術(shù)。在收集整理檔案時(shí)，許多涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)，并且附帶照片的檔案資料，會(huì)在一定程度上加大收集整理工作的難度，針對(duì)這一特殊的檔案，如果單純采用人工紙質(zhì)版錄入的收集整理方式，不僅不能有效管理檔案，還會(huì)影響后續(xù)的檢索時(shí)間，降低檢索質(zhì)量。因此，需要采用較為先進(jìn)的高新科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行科技化的收集整理。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，化繁為簡(jiǎn)，使得檔案的錄入更加便捷，同時(shí)，也會(huì)使得資料查詢(xún)工作更加簡(jiǎn)單，對(duì)查找相關(guān)問(wèn)題或者需要采用同樣的解決方案時(shí)有意想不到的效果，真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。除此之外，采用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案收集整理的方法，還有利于檔案的保密性，紙質(zhì)版的檔案因?yàn)槠浼堎|(zhì)的形態(tài)和保存條件的特殊性，保密性嚴(yán)重不足，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致檔案丟失。采用科學(xué)技術(shù)的方法，利用現(xiàn)代化管理設(shè)備，可以有效消除隱患，提升檔案的使用價(jià)值，減少檔案泄露事件的發(fā)生概率。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案的重要性不言而喻，對(duì)各部門(mén)都有著非常重要的作用和意義，有效的檔案收集整理，是減少工作數(shù)量、提升工作質(zhì)量的必然要素，同時(shí)也是提升檔案利用價(jià)值的必要條件，只有與時(shí)俱進(jìn)的強(qiáng)化檔案收集整理效率，才能更好地服務(wù)社會(huì)。希望本文的以上內(nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者提供有效的指導(dǎo)幫助，從而促進(jìn)我國(guó)檔案收集管理工作水平的不斷提升。