對(duì)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的思考

蹇 媛

（中廣核久源（成都）科技有限公司，四川 成都 610000）

檔案管理的工作在國(guó)有企業(yè)展開(kāi)現(xiàn)代化業(yè)務(wù)的過(guò)程當(dāng)中，是極其重要的一項(xiàng)收集資源和信息的途徑。檔案管理工作不但能夠儲(chǔ)存以及管理相關(guān)資料，同時(shí)也可以調(diào)整檔案管理的結(jié)構(gòu)，讓國(guó)有企業(yè)在調(diào)動(dòng)相關(guān)檔案資源的時(shí)候更加便捷。使其處理事情的效率提升。將數(shù)字化建設(shè)的方式和檔案管理相融合，可以促使國(guó)有企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)獲得全面發(fā)展。

1 國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，普及的范圍也較廣，各個(gè)范圍當(dāng)中共享檔案資源逐漸也有所實(shí)現(xiàn)。在進(jìn)行資源共享之前，要能夠使用智能技術(shù)，把原始的紙質(zhì)資料利用起來(lái)，通過(guò)掃描等方式形成電子文件。然后再通過(guò)信息化的管理技術(shù)將這些文件儲(chǔ)存在有關(guān)介質(zhì)當(dāng)中。通過(guò)這樣的方式，相關(guān)工作人員在使用資料的時(shí)候利用網(wǎng)絡(luò)檢索的形式就可以將資料進(jìn)行使用。這對(duì)資料之后的修改和復(fù)制等各方面都能夠提供更加高效的服務(wù)[1]。

2 國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的策略

2.1 增強(qiáng)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度

展開(kāi)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中最重要的部分就是建設(shè)核心數(shù)據(jù)庫(kù)。其中直接關(guān)系數(shù)字檔案的管理是否可以有序的實(shí)施下去。因此必須要盡量加強(qiáng)信息管理過(guò)程當(dāng)中資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度。同時(shí)也要考慮以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：首先，檢索新檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)主要指的是一種開(kāi)放型的檔案，可以提供相關(guān)的目錄以及范圍，還有檢索。其次就是文件型的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，主要是利用檔案文件的方式再入，并且提供網(wǎng)絡(luò)方面的一些檔案信息服務(wù)。最重要的就是可以比較廣泛地使用檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的類型。不僅如此，對(duì)電子文檔系統(tǒng)建設(shè)方面的力度必須不斷增加。電子文檔的檔案管理系統(tǒng)主要是以數(shù)字化作為核心而存在的。對(duì)各種不同的電子文檔本身有錄入等相關(guān)配套功能，而這個(gè)系統(tǒng)擁有數(shù)碼攝像和掃描的功能，可以把紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的內(nèi)容，然后對(duì)轉(zhuǎn)化之后的電子文件進(jìn)行相關(guān)的科學(xué)化管理，其中包括諸多不同的事項(xiàng)，最終才能夠及時(shí)監(jiān)控儲(chǔ)存的情況以及使用的情況[2]。

2.2 強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用

在進(jìn)行國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，必須要讓信息技術(shù)的使用落到實(shí)處，具體要做到以下幾方面的內(nèi)容。首先要打造一個(gè)檔案資源的智慧收集平臺(tái)和平臺(tái)當(dāng)中一些比較有效的管理手段。其中最為重要的構(gòu)成部分就是數(shù)據(jù)采集管理平臺(tái)以及一體化的電子文件接收和管理的平臺(tái)。一體化的電子文件接收平臺(tái)主要指的就是對(duì)數(shù)字文檔進(jìn)行智能管理。而數(shù)據(jù)采集管理平臺(tái)主要指的就是智能化的收集企業(yè)內(nèi)部的一些業(yè)務(wù)方面的信息和數(shù)據(jù)，并且自動(dòng)進(jìn)行整理以及儲(chǔ)存。國(guó)有企業(yè)需要強(qiáng)化平臺(tái)的建設(shè)，十大元素能夠更加規(guī)范的被收集，并且要確保著錄的數(shù)據(jù)足夠準(zhǔn)確。不僅如此，利用相互一致的提名以及分類號(hào)進(jìn)行檢索，可以保障其查閱的全面性以及準(zhǔn)確率[3]。

其次就是要建設(shè)一個(gè)自動(dòng)的鑒定檔案員數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)具備保管期限內(nèi)的自動(dòng)鑒定功能。對(duì)工作人員更加便捷及高效的保管檔案和使用計(jì)算機(jī)快速進(jìn)行鑒定，都是有一定積極意義的。在一定的程度上可以讓工作人員工作量有所減輕。以此為基礎(chǔ)，國(guó)有企業(yè)需要嚴(yán)格的根據(jù)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行元數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。同時(shí)也要合理設(shè)定保管的期限和歸檔的范圍等，使國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作獲得全面 提升。

再次就是要完成信息服務(wù)方面的智慧化建設(shè)，也就是對(duì)數(shù)字檔案的服務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步創(chuàng)新，利用智能終端獲取相關(guān)的移動(dòng)服務(wù)。這個(gè)服務(wù)可以滿足目前信息化及數(shù)字化社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，國(guó)有企業(yè)需要按照自己的實(shí)際情況，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候積極的使用相關(guān)的信息技術(shù)，并且和管理系統(tǒng)以及綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相互結(jié)合起來(lái)。通過(guò)移動(dòng)終端以及智慧平臺(tái)讓檔案信息被推送并且進(jìn)行搜索，使國(guó)有企業(yè)檔案的數(shù)字化管理水準(zhǔn)獲得提升。

2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，增加建設(shè)資金投入

如果想要讓國(guó)有企業(yè)的檔案管理從比較傳統(tǒng)的方法轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的方法，首先就必須要建立一個(gè)相關(guān)的意識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)工作者把檔案數(shù)字化的建設(shè)能夠重視起來(lái)，才能夠真正的落實(shí)數(shù)字化建設(shè)的工作。這是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程，其中涉及極多的部門(mén)和人事管理的具體情況，因此需要更多領(lǐng)導(dǎo)的支持和不同部門(mén)相互之間的協(xié)調(diào)和配合，才能夠促使國(guó)有企業(yè)在極短的時(shí)間之內(nèi)進(jìn)行文件的更新和數(shù)字化的建設(shè)。通過(guò)這樣的方式，不但能夠降低國(guó)有企業(yè)有可能會(huì)面對(duì)的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)也可以更新檔案使用的方式。領(lǐng)導(dǎo)需要具備一定的數(shù)字化意識(shí)并且支持當(dāng)前改革的工作，這也正是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)最重要的條件之一。進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)，另外一個(gè)最重要的前提就是要加大資金投入的力度。在建設(shè)數(shù)字化的時(shí)候，要對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面更新，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)也要招聘相關(guān)人才，投入更多的資金。只有這樣才能夠促使各個(gè)環(huán)節(jié)順利地運(yùn)行下去，使國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化的建設(shè)步伐有所加快[4]。

2.4 完善檔案數(shù)字化管理制度

在進(jìn)行國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候，要建立起相關(guān)的管理制度，只有通過(guò)這樣的方式，才能夠讓各個(gè)流程按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)目標(biāo)。國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的時(shí)候，要意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。不但要能夠改進(jìn)傳統(tǒng)的管理模式，同時(shí)也要積極地使用現(xiàn)代化的技術(shù)以及相關(guān)手段，讓電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理相互之間能夠齊頭并進(jìn)。通過(guò)這樣的方式，讓檔案的載體更具有多元化的特征，幫助檔案保留以及利用一些更加有利的條件。

2.5 建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺(tái)，提高調(diào)檔與查詢速度

通過(guò)使用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)體系，可以幫助國(guó)有企業(yè)優(yōu)化其檔案管理水平，并且解決在檔案管理過(guò)程當(dāng)中有可能會(huì)遇到的困難，使信息技術(shù)能夠在企業(yè)生產(chǎn)的過(guò)程當(dāng)中充分的發(fā)揮出效用。檔案管理的很多方面都可以促使國(guó)有企業(yè)獲得更多前行的可能性。搭建一個(gè)比較高效的信息共享平臺(tái)，按照保密的等級(jí)，將相關(guān)的服務(wù)功能都發(fā)揮到最大，使平臺(tái)運(yùn)行速率獲得提升。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在目前的信息時(shí)代，國(guó)有企業(yè)如果想要獲得更加顯著的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須要對(duì)檔案數(shù)字化的工作重視起來(lái)，國(guó)有企業(yè)必須要提升應(yīng)用的力度，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，做好前期的工作，使數(shù)字化管理制度更加健全，并且提升有關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)，積極的建設(shè)數(shù)字化檔案的保密性以及相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，從而促使國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作能夠順利的進(jìn)行下去。