信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用研究

段華梅

（華能瀾滄江水電股份有限公司小灣水電廠，云南 大理 675702）

1 企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.1 為新式管理理念的融入創(chuàng)造了發(fā)展的契機(jī)

在我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)的發(fā)展可以說(shuō)是其中非常重要的組成部分，其中，企業(yè)管理水平關(guān)乎著整個(gè)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力量，是確保企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的中堅(jiān)力量。在我國(guó)，一些企業(yè)管理者十分看重企業(yè)利潤(rùn)，但是對(duì)企業(yè)管理處于完全忽略的狀態(tài)，最終造成企業(yè)管理無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的基本需求。伴隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，現(xiàn)代化企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用可以說(shuō)成為企業(yè)管理工作需要面臨的一個(gè)新的挑戰(zhàn)，要知道，傳統(tǒng)的管理模式與信息技術(shù)的應(yīng)用是格格不入的，自此，新的企業(yè)管理模式應(yīng)運(yùn)而生。在企業(yè)管理工作中，檔案管理是其中重要基礎(chǔ)，所以，只有做好檔案管理工作才能夠?yàn)槠髽I(yè)的未來(lái)發(fā)展奠定好的根基。

1.2 可促使企業(yè)檔案管理工作水平得到提高

開(kāi)放性、時(shí)效性、便捷性等是信息技術(shù)呈現(xiàn)出的顯著特征，可以說(shuō)信息技術(shù)有著多樣性的突出特點(diǎn)。企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，信息技術(shù)的運(yùn)用可使得企業(yè)檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提高，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的線上操作，減少企業(yè)各方面的投入力度，使得檔案管理工作高效便捷的順利完成，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效率檔案管理?？梢哉f(shuō)，信息化檔案管理工作是不會(huì)受到任何時(shí)間、空間限制的，能夠第一時(shí)間完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的利用，在企業(yè)內(nèi)部就可以實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率。

2 企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用策略

2.1 檔案管理工作的硬件準(zhǔn)備

信息技術(shù)的應(yīng)用需要有完善的硬件設(shè)備和穩(wěn)定的局域網(wǎng)做支撐，唯有如此，才能夠使得企業(yè)各類(lèi)信息得到順利地整理和利用。在強(qiáng)大的信息系統(tǒng)面前，企業(yè)能夠確保電子化檔案管理工作的高效率開(kāi)展，同時(shí)使得檔案管理工作更加完善化，并且在企業(yè)內(nèi)部可建立起信息共享體制，為企業(yè)各項(xiàng)工作的溝通與交流提供充分的信息數(shù)據(jù)資料。

2.2 對(duì)檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)

檔案信息化管理可以說(shuō)是一種非常有效的管理方式，但這對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式而言可以說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，早已無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前檔案電子信息化管理的基本需求，像一些老牌國(guó)有企業(yè)，在企業(yè)自身的檔案管理工作中，就需要有先進(jìn)的技術(shù)工作人員來(lái)進(jìn)行負(fù)責(zé)，這樣才能夠推進(jìn)企業(yè)信息化管理工作的開(kāi)展，對(duì)此，各企事業(yè)單位一定要在確保當(dāng)管理人員技術(shù)水平的基礎(chǔ)上，要做到與檔案電子化管理技術(shù)的同步進(jìn)行，定期做好對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，這樣才能夠更好地來(lái)開(kāi)展日常的檔案管理工作，滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的管理需求。

2.3 提高信息化檔案管理重視度

在很長(zhǎng)的一段時(shí)間當(dāng)中，檔案管理工作并不是企業(yè)管理的主要內(nèi)容，企業(yè)對(duì)于信息多元化管理更不注重，像在企業(yè)的檔案管理部門(mén)，無(wú)論是工作流程還是薪資待遇可以說(shuō)一直處于無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，為此，像高素質(zhì)的信息技術(shù)人員并不愿意在這個(gè)部門(mén)任職。有很大一部分的企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度一直不完善，針對(duì)這一現(xiàn)狀企業(yè)需要通過(guò)利用信息技術(shù)來(lái)強(qiáng)化對(duì)檔案的專(zhuān)業(yè)化管理，同時(shí)，創(chuàng)建完善的檔案管理機(jī)制，用制度來(lái)確保企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的有效開(kāi)展。對(duì)此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門(mén)一定要注重檔案管理工作開(kāi)展的重要作用，最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的交接，必須做到有章可循、有據(jù)可依，這樣才能夠促使企業(yè)檔案管理工作在最短時(shí)間內(nèi)完成。

3 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

3.1 實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式的改革

從目前信息化社會(huì)當(dāng)中可以分析，企業(yè)過(guò)去落后的檔案管理方式顯然已經(jīng)無(wú)法徹底的滿(mǎn)足社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)發(fā)展的各方面需求。在企業(yè)檔案管理工作中將信息技術(shù)合理的運(yùn)用進(jìn)來(lái)，能夠幫助企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的順利，并且推動(dòng)現(xiàn)代化企業(yè)的未來(lái)快速變革與創(chuàng)新。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，若想要強(qiáng)化檔案管理力度，就需要企業(yè)管理者具有先進(jìn)的管理思想觀念，把握好企業(yè)發(fā)展的主要方向，這樣才能夠在提高企業(yè)檔案管理水平的同時(shí)，推動(dòng)整個(gè)企業(yè)的前進(jìn)與可持續(xù)發(fā)展。

3.2 使得檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)得到進(jìn)一步提高

在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理工作人員可以說(shuō)是執(zhí)行的主體，為此，檔案管理工作人員的思想觀念、行為意識(shí)、各方面素質(zhì)等都會(huì)影響著最終檔案管理工作的落實(shí)情況。在企業(yè)過(guò)去的檔案管理工作中，檔案管理工作人員的管理水平落后，還停留在傳統(tǒng)檔案管理模式，并且應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理知識(shí)比較匱乏，根本無(wú)法做到利用信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展日常的檔案管理工作，這無(wú)疑阻礙了整個(gè)企業(yè)各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。大家都知道，任何一種新科學(xué)技術(shù)的誕生都將促使現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展發(fā)生翻天覆地的變化，同樣的，先進(jìn)信息技術(shù)的出現(xiàn)，則要求現(xiàn)代化企業(yè)在異常檔案管理工作中要學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，從思想認(rèn)知上摒棄過(guò)去的檔案管理理念，努力提高自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，快速掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，這樣才能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)成功地運(yùn)用到日常檔案管理中來(lái)。

3.3 使得企業(yè)檔案信息化管理技術(shù)水平得到提高

要加強(qiáng)企業(yè)在信息化建設(shè)方面的投入力度，制定企業(yè)信息系統(tǒng)規(guī)劃方案，使用無(wú)紙化辦公軟件，對(duì)過(guò)去落后的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，投入檔案管理工作中所需的應(yīng)用軟件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。將企業(yè)辦公自動(dòng)化和檔案信息化管理進(jìn)行資源整合。除此之外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)的管理者要重視檔案信息化安全管理，認(rèn)真做好各方面防護(hù)措施，做到檔案信息各方面數(shù)據(jù)的及時(shí)備份與更新，并且要定時(shí)的做好計(jì)算機(jī)設(shè)備的殺毒工作，通過(guò)身份認(rèn)證來(lái)確認(rèn)每一位工作人員的身份，最大限度上確保企業(yè)檔案信息的整體安全。

3.4 為企業(yè)檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，軟硬件設(shè)備是檔案信息化管理基本構(gòu)成要素。企業(yè)檔案信息化管理過(guò)程中一定要不斷地增加在檔案管理方面的成本投入，這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的資金支持。從硬件的角度來(lái)看，企業(yè)要建立檔案室、檔案庫(kù)房、檔案查閱室，購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照片打印機(jī)、刻錄機(jī)、文件檔案消毒柜等現(xiàn)代化辦公設(shè)備；從軟件角度來(lái)看，企業(yè)要購(gòu)買(mǎi)正版的計(jì)算機(jī)殺毒軟件、設(shè)置防火強(qiáng)，防止病毒入侵、黑客攻擊，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全、檔案數(shù)據(jù)安全，從而為企業(yè)檔案信息化管理工作提供安全的環(huán)境。

4 結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)管理當(dāng)中檔案管理是其中十分重要的構(gòu)成部分，將信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中來(lái)可以說(shuō)是提高檔案管理水平的有效途徑。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中一定要遵循市場(chǎng)變化規(guī)律，將更多新的檔案管理技術(shù)、管理理念運(yùn)用進(jìn)來(lái)，不斷提高檔案管理工作人員的技術(shù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，最大限度上提高檔案信息化管理水平，從而推動(dòng)整個(gè)企業(yè)的進(jìn)步與快速發(fā)展。