數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值探討

呂 偉

（山東省博興第二中學(xué)，山東 濱州 256500）

基于高中學(xué)校發(fā)展層面分析，檔案管理起到了較為重要的影響作用，能夠?yàn)楦黜?xiàng)教學(xué)工作的開展提供可靠的參考依據(jù)，且能夠?qū)W(xué)校的管理質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，促進(jìn)學(xué)校管理水平的提升。雖然高中學(xué)校在檔案管理方面積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是所采用的工作方法比較傳統(tǒng)且單一，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，使得高中學(xué)校檔案管理的效率及質(zhì)量無法得到保障，甚至帶來一些不必要的隱患。因此，有必要深入分析數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，探究數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，從而做出科學(xué)合理的改變，使檔案管理能夠更好地服務(wù)于高中學(xué)校的發(fā)展。

1 數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值分析

1.1 在人事檔案管理方面的應(yīng)用價(jià)值

在傳統(tǒng)的高中學(xué)校檔案管理中，人事檔案的主要內(nèi)容是個(gè)人的身份信息，并不包括工作和教學(xué)期間得到的成果及獎(jiǎng)勵(lì)，無法保證人事檔案的公平性及公正性。但是在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用數(shù)字檔案，可以將更多的數(shù)據(jù)信息記錄在人事檔案中，甚至可以對(duì)日常工作中的一些成就進(jìn)行記錄，還可以設(shè)置符合檔案管理需求的檢索功能，方便工作人員及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)閱，使數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的價(jià)值得以充分發(fā)揮。

1.2 在學(xué)生檔案管理方面的應(yīng)用價(jià)值

學(xué)生管理是高中學(xué)校日常管理中的重要部分，但是學(xué)生管理的內(nèi)容比較繁雜，需要將學(xué)生個(gè)體的考評(píng)、學(xué)生宿舍和班級(jí)等各方面的信息歸入學(xué)校檔案。但是就實(shí)際情況來看，學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面存在諸多問題，檔案信息的記錄比較表面化，許多檔案在學(xué)生畢業(yè)之后就失去蹤跡，難以保證學(xué)生檔案的完整性。但是在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用數(shù)字檔案，可以將學(xué)生檔案準(zhǔn)確完整地記錄下來，可以保證學(xué)生檔案的質(zhì)量，滿足學(xué)生檔案管理工作的需要。

1.3 在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理方面的應(yīng)用價(jià)值

作為高中學(xué)校檔案管理的重要組成部分，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著極為重要的影響，必須遵循財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及其他的技術(shù)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，以此保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的順利開展。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案可以劃分為定期保管和永久保管的檔案，不同的會(huì)計(jì)檔案在保存年限上也有著不同的要求。通過發(fā)揮數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的作用，可以為財(cái)務(wù)公開提供更多便利，幫助工作人員對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)進(jìn)行檢查。同時(shí)，檔案管理必須將學(xué)校的發(fā)展情況展現(xiàn)出來，而數(shù)字檔案管理能夠滿足這一需求，促進(jìn)檔案管理的有效進(jìn)行。例如：在學(xué)校發(fā)展的評(píng)測(cè)工作中，可以利用數(shù)字檔案將相關(guān)的數(shù)字信息準(zhǔn)確地展示出來，可以提高檔案管理的效率，使檔案管理更加有效。

2 數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用建議分析

通過以上分析可知數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值較高，但是想要保證數(shù)字檔案的應(yīng)用效果，就必須采取一些科學(xué)合理的措施，促使檔案管理者能夠更好地應(yīng)用數(shù)字檔案，促進(jìn)高中學(xué)校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

2.1 樹立管理思想，提高檔案管理者的素養(yǎng)

為充分發(fā)揮數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的整體價(jià)值，要求檔案管理人員在開展工作的時(shí)候，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)各種先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行運(yùn)用，許多新的管理方式及管理思想也出現(xiàn)在檔案管理領(lǐng)域，可以促進(jìn)高中學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，但是也會(huì)產(chǎn)生一些新的問題。基于這一情況，需要在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用數(shù)字檔案的時(shí)候，樹立數(shù)字檔案管理思想，對(duì)檔案管理的工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，以此保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，使數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的作用得以充分發(fā)揮。同時(shí)，需要認(rèn)識(shí)到檔案管理人員自身的能力及素質(zhì)直接影響著整個(gè)檔案管理的進(jìn)行，必須不斷提高檔案管理者的素養(yǎng)，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)和技能，更新自身的管理思維，滿足檔案管理數(shù)字化的要求。尤其在應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的死后會(huì)，應(yīng)合理安排工作人員，根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況對(duì)各種先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)和運(yùn)用，使檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)得以充分體現(xiàn)。

2.2 培養(yǎng)檔案安全管理意識(shí)，確保檔案信息安全

在高中學(xué)校檔案管理數(shù)字化的發(fā)展中，如何保證檔案信息安全是一個(gè)比較重要的任務(wù)，既要保證檔案信息的準(zhǔn)確性及完整性，也要保證檔案信息的保密性，避免檔案信息的利用價(jià)值受到影響?；谶@一目標(biāo)，需要將信息安全管理意識(shí)引入到高中學(xué)校檔案管理中，強(qiáng)化檔案管理人員的信息安全素養(yǎng)，使其能夠嚴(yán)格做好檔案安全管理工作。作為高中學(xué)校檔案管理的主體，檔案管理人員必須做到熟悉掌握有關(guān)檔案安全管理的知識(shí)技能，對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，做好檔案信息的保密工作。同時(shí)，需要考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)，需要采用病毒查殺軟件、防火墻及其他安全防護(hù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案被毀壞、檔案泄漏等問題，使數(shù)字檔案能夠更好地應(yīng)用于高中學(xué)校檔案管理。

2.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫開發(fā)，建立完善的檔案管理體系

完整的體系是促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，想要發(fā)揮數(shù)字檔案在高中學(xué)校檔案管理中的作用，就必須要重視數(shù)字化檔案體系的建設(shè)。為保證數(shù)字檔案的完整性，需要采用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建出完整的檔案數(shù)據(jù)庫，以便能夠?qū)n案資料納入數(shù)字檔案體系，之后對(duì)其進(jìn)行分類處理和備份，確保檔案自身的完整性，尤其是有些檔案經(jīng)過翻閱可能出現(xiàn)報(bào)廢的情況。同時(shí)，有些檔案資料是不能翻閱的，可以選擇拍照、掃描的方法對(duì)其進(jìn)行記錄和保存，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。其次，需要對(duì)數(shù)字檔案管理軟件進(jìn)行有效推廣，對(duì)數(shù)字檔案管理軟件的使用情況進(jìn)行總結(jié)，以便能夠做出合理的創(chuàng)新，充分滿足檔案管理數(shù)字化的需要。最后，需要建立完善的檔案管理體系，利用網(wǎng)絡(luò)將各個(gè)計(jì)算機(jī)體系連接，將其設(shè)置成客戶機(jī)和服務(wù)器區(qū)域，作用于多個(gè)操作體系，方便學(xué)校工作人員隨時(shí)調(diào)用檔案，使高中學(xué)校檔案管理的工作水平得以有效提升。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著數(shù)字化時(shí)代的深入發(fā)展，數(shù)字檔案在檔案管理領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，但是高中學(xué)校檔案管理在這一方面存在經(jīng)驗(yàn)不足的情況，這就需要提高對(duì)檔案管理數(shù)字化的重視性，充分了解數(shù)字檔案具有的價(jià)值，將其靈活運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理中，促進(jìn)高中學(xué)校檔案管理水平的提升。在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用數(shù)字檔案，應(yīng)樹立良好的管理思想、提高檔案管理者的素養(yǎng)，培養(yǎng)檔案安全管理意識(shí)、確保檔案信息安全，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫開發(fā)、建立完善的檔案管理體系，從而促進(jìn)高中學(xué)校檔案管理朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。