互聯(lián)網+背景下事業(yè)單位檔案管理工作的幾點思考

張煥喜

（靈山縣醫(yī)療保障事業(yè)管理中心，廣西 欽州 535499）

“互聯(lián)網+”背景下，我國事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這也意味著對事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求。隨著事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新性發(fā)展，這也要求檔案管理人員能夠在檔案工作中采取科學有效的現代管理方法，來提高檔案管理人員的工作 效率。

1 互聯(lián)網+背景對事業(yè)單位檔案管理工作的影響

隨著“互聯(lián)網+”時代的到來，網絡資源共享已經融入我們生活與工作中。在信息化社會中，事業(yè)單位檔案工作的管理也顯得越來越重要，信息化發(fā)展促進了電子檔案的深入發(fā)展，為電子檔案管理帶來了短暫的春天。隨著電子檔案的出現，無疑是對我們的社會生活帶來了極大的便利，但是，互聯(lián)網+背景下電子檔案的出現，對傳統(tǒng)檔案管理工作模式及服務模式帶來了一定的挑戰(zhàn)，對于傳統(tǒng)的檔案工作來說，既是一種挑戰(zhàn)，也給傳統(tǒng)檔案管理的工作帶來了更高的要求。那么，電子檔案在現代社會中如何應用和發(fā)展，順應時代的發(fā)展，已經成為事業(yè)單位檔案管理工作者面臨的新問題?；ヂ?lián)網+背景下，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸從不成熟走向成熟的、從不完善走向完善，在互聯(lián)網技術的運用下，事業(yè)單位檔案管理工作也需要適應時代的發(fā)展，促進管理工作模式的升級，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。

2 互聯(lián)網+背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的措施

2.1 運用微機整理檔案，提升檔案管理工作效率

對于事業(yè)單位檔案管理人員來說，其檔案管理工作的本質意義檔案信息的保存與重復利用，而重復利用就必須要保證文檔的質量問題，只有高質量的文檔才能夠長期使用，使用的壽命也會更長。而通過微機整理檔案，能夠保證信息保密性的同時，也能夠保證文檔的質量，只需要對文檔進行微機整理，對文檔進行編排和編號，就能夠在使用的時候，之間查找，這種方法，已經利用在眾多的事業(yè)單位的文檔管理工作中。一方面，能夠迅速準確很快地找到相關的文檔，省時省心；另一方面，還能夠提高事業(yè)單位檔案管理工作的質量，保證電子檔案能夠發(fā)揮最大的效用。電子檔案對于信息的儲存沒有限制，只要儲存的空間夠大，而且計算機儲存的空間是可以人為設置的，因此，就能夠儲存更多的信息。在對信息的保存上，電子檔案對信息保管主要是通過光盤、內存卡、磁盤來實現的，這些存儲具有密度大、信息容納高、能夠快速傳播的特點。因此，互聯(lián)網+背景下，微機整理檔案在信息存儲功能上，發(fā)揮著不可小覷的作用，通過對電子檔案信息的存儲，極大地改善了傳統(tǒng)電子檔案在對紙質檔案管理上的不足，不僅，方便攜帶、保管，而且還能夠占據更小的存儲空間，節(jié)約由于存儲問題帶來的對資源的浪費，針對這一問題，微機整理檔案的應用在事業(yè)單位檔案管理工作中作用重大。

2.2 強化檔案管理人員素質，加強檔案管理人員隊伍建設

當前事業(yè)單位檔案工作的系統(tǒng)性決定了管理工作的復雜程度，這也在一定程度上說明了互聯(lián)網+背景下檔案管理人員隊伍建設對于檔案管理工作的開展意義重大。加強管理人員隊伍建設的需要從以下幾個方面著手：第一，從管理人員思想意識上，加強對日常檔案管理方法的學習，從工作思想層面出發(fā)，在思想上堅持與時俱進，不斷創(chuàng)新，樹立良好的服務意識與工作責任意識，提高自身的工作能力，在工作中清楚地認識自己的工作，明確自身的工作定位，意識到檔案管理工作的重要性；第二，在人員的選拔招聘與選拔過程中，要以知識技能型人才為主，從中選取合適的具備現代化檔案管理技術的專業(yè)人才，為事業(yè)單位檔案管理工作做準備；檔案管理人員在工作中要樹立良好的工作態(tài)度，在日常工作中明確自身的職責，不斷強化自身的能力與素質，促進日常工作的有序進行，發(fā)揮出自身的社會價值。最后，事業(yè)單位要定期對管理人員進行培訓，使檔案管理人員的專業(yè)素質得以提升。因此，電子檔案管理人員隊伍的建設需要從基本上落實、只有真正的行動起來，才能保證事業(yè)單位檔案管理工作的有序 進行。

2.3 不斷升級檔案管理軟件，優(yōu)化檔案管理工作

互聯(lián)網+背景下，移動互聯(lián)網、大數據、信息技術、云計算等技術的使用，也暴露了事業(yè)單位檔案管理工作的弊端，所以，檔案管理人員要定期升級電子檔案管理軟件，針對事業(yè)單位檔案管理軟件存在的不足，在檔案管理升級的過程中把握好利弊，就目前現狀來看，電子檔案管理的不足在于防治能力差，由于網絡的匿名性、虛擬性，比如木馬病毒、黑客的侵入等，盜取檔案保密信息，危害社會公共安全，這對于電子檔案管理工作來說，是非常不利的。因此，加強檔案管理軟件的升級尤為重要，具體而言，檔案管理軟件升級途徑主要有兩個：其一為具備兼容性，其二具備統(tǒng)一特性。兼容性就是在檔案管理中與其他的相關操作平臺彼此融合，緊密進行配合，例如，軟件與系統(tǒng)操作平臺之間的密切配合。統(tǒng)一特性就是指，需要具備一個完善的檔案管理系統(tǒng)，對于統(tǒng)一性也是所以檔案管理 工作需要完成的，它要求運用在每個環(huán)節(jié)上，例如，標準的統(tǒng)一性、規(guī)章制度的統(tǒng)一性以及應用軟件的統(tǒng)一性等，最重要的是區(qū)域之間要充分避免電子檔案系統(tǒng)，避免差異化嚴重的現象的發(fā)生，只有在統(tǒng)一特性的基礎上，才能實現檔案管理文件的升級，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作。

2.4 促進電子檔案管理工作標準化與規(guī)范化

“互聯(lián)網+”背景下信息技術的發(fā)展為我國事業(yè)單位檔案管理工作提供了良好的技術條件，互聯(lián)網+背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要朝著標準化與規(guī)范化的方向發(fā)展，才能夠實現檔案管理工作的深入發(fā)展，由于事業(yè)單位電子檔案的使用時間并不是很長，在運用的過程存在一些比較突出的問題，比如，檔案管理信息的泄露，檔案管理的不規(guī)范等問題都需要檔案管理人員及時發(fā)現問題并找到解決問題的辦法。從制度層面來說，制度安全管理是一項嚴格的措施，需要管理部門制定相關的制度，從制度上嚴格做起，在整理檔案管理工作中，從工作人員的基本工作抓起，在整理過程中，保證工作效率的同時，也要保證工作的質量。做好檔案管理工作需要完善標準化與規(guī)范化的管理，在收集電子文檔時，在每一個環(huán)節(jié)上做到細致甚微，不要忽略每一個環(huán)節(jié)，按照規(guī)定的程序走，嚴格地把關，才能確保電子檔案管理工作的標準化。由上可知，互聯(lián)網+時代背景下，我國事業(yè)單位檔案管理工作中，需要國家相關部門制定相關的規(guī)章制度，來確保文件的真實可靠，這就要求事業(yè)單位檔案管理人員、管理部門、國家等各方面的努力。

3 結語

互聯(lián)網+背景下網絡信息技術發(fā)展，改變了傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作模式與方法，為檔案管理工作提供了新的方法與技術，在新的環(huán)境下，檔案管理人員需要與時俱進，不斷學習新的檔案管理技術，時刻不忘自身的責任，才能擔負起管理工作的職責，推動檔案管理工作的電子化進程。