火電廠檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)

曹婷婷

（華能南通電廠，江蘇 南通 226001）

火電廠檔案真實(shí)地記錄著該廠發(fā)展的歷史進(jìn)程，積累著不同時期的愿景和目標(biāo)，為火電廠發(fā)展提供原始資料的依據(jù)和參考，并提供員工的檔案等重要原始信息憑證。近年來，隨著火電廠規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的提升，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，火電廠檔案產(chǎn)生的數(shù)量和質(zhì)量指標(biāo)都需要很大的提高，這給檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)?；痣姀S檔案管理的服務(wù)對象是在科研、管理等相關(guān)活動中需要利用檔案信息的組織和個人。很多管理人員和科研人員使用的檔案是歷史發(fā)展，技術(shù)發(fā)展等。有人認(rèn)為，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理由于其存儲量大、信息分散，處理難度大，且由于時間和距離的限制，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法快速、廣泛地為服務(wù)對象提供服務(wù)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的方法

本文采用文獻(xiàn)研究法。收集了與火電廠檔案管理信息化相關(guān)的文獻(xiàn)資料，并對這些文獻(xiàn)進(jìn)行了整理和總結(jié)。這個在此基礎(chǔ)上分析了存在的問題及解決辦法。2000年全國檔案工作會議上，正式提出了檔案信息化的概念第一次前進(jìn)。2002年，《國家檔案館信息化建設(shè)實(shí)施綱要》正式頒布。我國檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程火電廠等各類機(jī)構(gòu)正在逐步開展工作。檔案管理從傳統(tǒng)的手工檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)檔案管理，檔案信息的信息化使檔案的收集更加智能化、高效化自動的。管理工作更簡單，利用網(wǎng)絡(luò)突破時間和空間的限制，快速準(zhǔn)確地自動檢索和查閱檔案。因此檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。然而，現(xiàn)階段檔案管理工作還不足以滿足檔案管理信息化的實(shí)際需要。所以在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下如何做好火電廠檔案信息化建設(shè)是一個重要的課題。

2 火電廠檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

1）對檔案管理信息的重要性認(rèn)識不足。檔案屬于火電廠建設(shè)發(fā)展的輔助部門，一般沒有得到足夠重視?；痣姀S領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的工作檔案館就是要做好檔案資料的收集整理，不需要信息構(gòu)造。在數(shù)字企業(yè)的總體規(guī)劃和建設(shè)中，沒有規(guī)劃信息檔案的建設(shè)。這樣，檔案部門就沒有一套完整健全的規(guī)章制度保障檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2）缺乏足夠的資金。我國檔案信息化建設(shè)首先要解決的問題火電廠的資金投入較少，這就導(dǎo)致了火電廠檔案工作辦公硬件設(shè)施建設(shè)的滯后。目前，許多火電廠僅僅依靠計(jì)算機(jī)來編輯和整理檔案目錄，但是他們不能使用計(jì)算機(jī)直接查閱和共享檔案。有些火電廠建立的檔案信息管理平臺也缺乏后期維護(hù)的成本，導(dǎo)致檔案管理信息工作效率低、質(zhì)量差，甚至平臺閑置。

3）火電廠檔案管理缺乏系統(tǒng)軟件。有幾個檔案管理系統(tǒng)在國內(nèi)廣泛被應(yīng)用，包括宜都檔案管理系統(tǒng)、智能檔案管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)功能較為強(qiáng)大，但它們的購買和維護(hù)成本很高。而且，他們大多應(yīng)用于省、市檔案館。很少有專門的文件管理系統(tǒng)針對火電廠，一些火電廠使用相對陳舊的系統(tǒng)軟件，如‘好勇火電廠檔案館’《管理系統(tǒng)》2010年單機(jī)版、好易管理軟件等。這些系統(tǒng)不夠?qū)I(yè)，操作復(fù)雜，兼容性差，而且不能實(shí)現(xiàn)信息共享，不能滿足火電廠檔案信息化的實(shí)際需要。

4）缺乏檔案信息專業(yè)人才。在檔案信息化的背景下，檔案管理人員需要具備兩方面的專業(yè)知識：檔案專業(yè)知識和檔案專業(yè)知識計(jì)算機(jī)專業(yè)知識?；痣姀S檔案館急需一批兼?zhèn)鋬烧叩膹?fù)合型人才檔案知識和信息技術(shù)，但現(xiàn)實(shí)是這樣的人才很少。有些工作人員不是檔案專業(yè)人員，沒有參加檔案工作培訓(xùn)。其他部門的兼職檔案員也負(fù)責(zé)其他工作，這使他們?nèi)被〞r間和精力做好檔案工作。檔案工作者對檔案工作的內(nèi)容和過程不熟悉這嚴(yán)重影響了檔案工作的質(zhì)量。檔案管理員已經(jīng)在傳統(tǒng)的工作模式下工作了較長時間，思想觀念陳舊，接受新事物能力差。因此，他們無法應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際檔案管理，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展檔案管理信息工作。

3 火電廠檔案管理信息化建設(shè)的改進(jìn)建議

分析表明，火電廠檔案館信息化建設(shè)中存在著一些問題，如由于忽視了檔案管理，資金投入低，軟件系統(tǒng)的可操作性差，檔案網(wǎng)站數(shù)量多但規(guī)模小，檔案信息人才極度匱乏，宣傳力度不夠存檔信息等。針對這些問題本文提出了一些建議。

1）加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)必要性的認(rèn)識?；痣姀S領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案是火電廠不可缺少的一部分，實(shí)現(xiàn)火電廠的快速發(fā)展要重視檔案建設(shè)。一方面，火電廠領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對提高工作效率、節(jié)約資源具有重要意義管理成本，確保檔案安全。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到火電廠檔案信息管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，需要建立一個完整的檔案信息管理體系，全面、規(guī)范、科學(xué)的檔案管理體系。領(lǐng)導(dǎo)者需要增加資本投資建設(shè)檔案館，為檔案部門配備完善的硬件設(shè)施等電腦和掃描儀，并購買先進(jìn)的系統(tǒng)軟件。

2）檔案管理信息人才的培養(yǎng)。首先，應(yīng)當(dāng)把對檔案人員的進(jìn)一步培訓(xùn)納入火電廠員工培訓(xùn)總體計(jì)劃的范圍，并有計(jì)劃、有步驟地組織培訓(xùn)有針對性地提高檔案工作者的技術(shù)水平，保證檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。第二，通過專題講座、學(xué)術(shù)研究、調(diào)查交流等方式，使檔案工作人員得到充分了解檔案管理信息化的過程，改變了檔案管理人員的思想觀念，提出了觀念使檔案工作信息化深入到廣大檔案工作者的心中，用信息化來指導(dǎo)工作。第三，火電廠建立現(xiàn)代管理體系培養(yǎng)懂檔案學(xué)理論知識并精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的復(fù)合型人才為社會服務(wù)。

3）開發(fā)適合火電廠檔案信息管理的系統(tǒng)軟件。利用軟件快速、方便、安全地收集、處理、存儲和利用檔案是十分必要的。同時系統(tǒng)應(yīng)能與現(xiàn)有OA辦公系統(tǒng)、企業(yè)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)連接管理制度、財(cái)務(wù)會計(jì)管理制度等。

4）創(chuàng)新宣傳，提高檔案信息影響力。改變傳統(tǒng)的單一使用模式宣傳欄，通過制作宣傳視頻，利用手機(jī)APP進(jìn)行有獎知識問答，開展檔案日活動等豐富多樣的宣傳方式，引起員工的關(guān)注檔案管理信 息化。

4 結(jié)束語

火電廠檔案管理信息化建設(shè)勢在必行，這個過程中會有很多問題和挑戰(zhàn)。本研究全面總結(jié)了現(xiàn)有的研究成果對檔案信息化建設(shè)中存在的問題，提出合理化建議，為火電廠檔案信息化建設(shè)提供參考。檔案相當(dāng)于企業(yè)的無形資產(chǎn)，同時也起到了記錄企業(yè)日常運(yùn)營的責(zé)任，為了讓火電廠的發(fā)展更好的適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)，更加具有競爭力，加快技術(shù)的發(fā)展與革新，建立建設(shè)健全的信息化檔案管理制度十分重要。