信息化技術(shù)在縣級(jí)檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐

陳鳳穎

（圍場(chǎng)滿族蒙古族自治縣檔案館，河北 承德 068450）

我國(guó)在近二十年的發(fā)展過程中取得的成就舉世矚目，隨著信息化產(chǎn)業(yè)的逐漸崛起，未來社會(huì)必然朝著智能化、電子化信息化方向發(fā)展，因此信息化建設(shè)也成為社會(huì)進(jìn)步的重要衡量指標(biāo)，所以檔案行業(yè)也應(yīng)該注重自身的信息化普及，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的收集整理以及歸納，注重信息產(chǎn)業(yè)的數(shù)據(jù)整合優(yōu)勢(shì)，提升網(wǎng)絡(luò)管理效能，不僅能夠有效推動(dòng)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，同時(shí)也能促進(jìn)我國(guó)社會(huì)結(jié)構(gòu)逐步完善。

1 縣級(jí)檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題

1）缺少相關(guān)的經(jīng)費(fèi)支持。電子化檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，并非快速能夠全面推展的工作任務(wù)，不僅需要在硬件方面注重個(gè)縣級(jí)的平臺(tái)框架以及計(jì)算機(jī)配置，同時(shí)還要針對(duì)不同的檔案管理建設(shè)相應(yīng)的軟件體系，強(qiáng)調(diào)組建內(nèi)部局域網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)還要針對(duì)檔案的信息網(wǎng)在移動(dòng)終端的進(jìn)行開發(fā)。目前的互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)發(fā)展較快，信息技術(shù)也在不斷的迭新?lián)Q代，因此電子產(chǎn)品生命周期較短，而且后期的維護(hù)更新及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移都需要大量資金，目前的縣級(jí)檔案管理主要依靠地方財(cái)政或中央撥款，其資金消耗巨大，很多地方資金嚴(yán)重不足，在推廣信息化建設(shè)以及信息化技術(shù)更新過程中，一直都面臨著資金短缺的問題[1]。

2）缺少專業(yè)化管理人才。人才因素是制約整個(gè)行業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)以及難點(diǎn)，很多縣級(jí)地區(qū)的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料較為熟悉，對(duì)于電子化的信息技術(shù)運(yùn)用卻不知所措，而且檔案部門的業(yè)務(wù)量較大，必須制定完備的人才培養(yǎng)體系及人力任用體系才能保證縣級(jí)檔案管理的穩(wěn)步進(jìn)行，目前的檔案人員缺乏專業(yè)性人才，尤其是在檔案管理專業(yè)素養(yǎng)以及計(jì)算機(jī)運(yùn)用雙重能力都具備的人才更是極為短缺。縣級(jí)的檔案管理人員思想較為保守，不愿與更多的耗費(fèi)時(shí)間和精力學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息化知識(shí)，進(jìn)一步影響了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，需要相關(guān)部門針對(duì)問題建立長(zhǎng)期的人才培養(yǎng)長(zhǎng)效機(jī)制，才能解決人力資源短缺的燃眉之急。

3）電子化標(biāo)準(zhǔn)工作滯后。信息化的快速發(fā)展使得信息載體以及信息交流共享發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)形成了一套完備的制度，但是信息化的檔案管理不僅涉及基礎(chǔ)建設(shè)，同時(shí)還涉及相應(yīng)的技術(shù)層面，因此需要制定完善的法規(guī)及行政規(guī)章制度予以支持，目前的電子文件和電子檔案還缺乏統(tǒng)一的全國(guó)管理模式，如果各縣級(jí)基層檔案管理按照自身的需求制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，可能出現(xiàn)未來標(biāo)準(zhǔn)差異性較大，而且在全國(guó)性的檔案整理過程中也會(huì)遇到較大阻礙，因此需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度推進(jìn)基層檔案管理的快速發(fā)展[2]。

2 信息化技術(shù)對(duì)于縣級(jí)檔案管理的價(jià)值和意義

首先，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要依托于紙質(zhì)資料，其工作包括收集分類、整理、歸納以及保管等工作量，將耗費(fèi)大量的人力物力，不僅工作效率慢而且人為因素影響也容易導(dǎo)致檔案丟失、出錯(cuò)，而數(shù)字化體系實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化數(shù)據(jù)分類和網(wǎng)格化管理，極大的提高了工作效率，同時(shí)還能解放人工的繁重勞動(dòng)。其次，傳統(tǒng)的檔案管理在進(jìn)行信息收集以及資料查詢是較為不便，需要多個(gè)工作人員協(xié)同合作，才能將有效數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、收集嚴(yán)重影響工作進(jìn)度，而信息化的檔案管理可以通過數(shù)字化的分析，對(duì)已有的資料進(jìn)行關(guān)鍵詞、關(guān)鍵字的有效檢索查詢，短時(shí)間內(nèi)就可完成傳統(tǒng)工作需要長(zhǎng)時(shí)間完成的內(nèi)容，有效的節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率[3]。

3 信息化技術(shù)在縣級(jí)檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐策略探析

信息化技術(shù)的發(fā)展給每個(gè)行業(yè)也都帶來了轉(zhuǎn)機(jī)，同時(shí)對(duì)于檔案管理也是時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此相關(guān)部門及人員必須正視當(dāng)前縣級(jí)檔案信息化建設(shè)的問其，并結(jié)合區(qū)域性的檔案管理特點(diǎn)，探討有效的應(yīng)對(duì)策略，發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)為檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)地進(jìn)行深入研究。

1）注重信息化建設(shè)，利用多方資源進(jìn)行資金籌措。縣級(jí)檔案部門本身并沒有資金來源，完全依靠地方政府和中央財(cái)政撥款維持穩(wěn)定運(yùn)行，但是信息化建設(shè)是檔案管理的重頭戲，也是未來的必然發(fā)展趨勢(shì)，相關(guān)部門必須注重信息化建設(shè)的重要性，同時(shí)清晰的認(rèn)識(shí)到完全依靠政府投資并不能解決當(dāng)前的資金不足問題。首先，縣級(jí)檔案部門應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的依靠上級(jí)觀念，在每年年初時(shí)應(yīng)對(duì)自身的信息化建設(shè)制定詳細(xì)的規(guī)劃細(xì)節(jié)，并合理安排上級(jí)撥款。其次，檔案部門應(yīng)充分發(fā)揮自身的積極籌措金源意識(shí)，借助社會(huì)的組織及企業(yè)進(jìn)行資金融合，實(shí)現(xiàn)社會(huì)發(fā)展共贏努力，從自身的優(yōu)勢(shì)上進(jìn)行資金融創(chuàng)、為自身的資金不足創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)。最后，倡導(dǎo)各省級(jí)政府根據(jù)全省的經(jīng)濟(jì)收入形勢(shì)制定詳細(xì)的信息化檔案建設(shè)綱要，按照比例對(duì)縣級(jí)檔案部門進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分配，制定全過程動(dòng)態(tài)預(yù)算建設(shè)體系，實(shí)現(xiàn)資金的合理化使用。

2）強(qiáng)調(diào)人才引進(jìn)培養(yǎng)，出臺(tái)相關(guān)人員編制規(guī)定。未來社會(huì)必然朝著多元化方向發(fā)展，社會(huì)對(duì)于人才的需求也更加復(fù)雜化，縣級(jí)檔案管理部門應(yīng)充分注重社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，強(qiáng)調(diào)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，既要對(duì)原有的工作人員加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，同時(shí)也要更多地吸引“新鮮血液”。首先，縣級(jí)檔案管理部門要針對(duì)目前的工作運(yùn)作特點(diǎn)，確定人員編制需求，并及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門出臺(tái)相關(guān)人員編制規(guī)定，為自身的人才缺口提出引進(jìn)計(jì)劃。其次，要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員實(shí)行繼續(xù)教育以及考核機(jī)制，并將考核分?jǐn)?shù)與人員的工資獎(jiǎng)金掛鉤，以此激發(fā)內(nèi)部人員的主觀學(xué)習(xí)能動(dòng)性，促進(jìn)隊(duì)伍的全面素養(yǎng)提升。最后，要更多地吸引年輕計(jì)算機(jī)專業(yè)人才入職，可以與各大高校相關(guān)專業(yè)進(jìn)行合作，意向培養(yǎng)檔案管理人才，給廣大學(xué)生提供廣闊的實(shí)習(xí)平臺(tái)，同時(shí)也針對(duì)優(yōu)秀人才進(jìn)行選拔以及錄用，為自身的人才儲(chǔ)備打下基礎(chǔ)[4]。

3）堅(jiān)持預(yù)防與管理結(jié)合，加強(qiáng)縣級(jí)檔案管理的安全體系建設(shè)。數(shù)字化的檔案管理是一項(xiàng)綜合工作過程，因此要注重檔案信息的安全保障體系建立，堅(jiān)持預(yù)防與管理相結(jié)合原則，需要將縣級(jí)檔案工作與公眾網(wǎng)絡(luò)實(shí)行有效的物理阻隔，同時(shí)也要加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)的有效監(jiān)察管理，以此確保檔案資料的安全，防止資料被篡改或者被盜用。首先，要注重計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)的保管系統(tǒng)，既要用固定硬盤和固定服務(wù)器對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保管，同時(shí)也要注重大數(shù)據(jù)的云保存和云備份，讓數(shù)據(jù)庫(kù)即便遭受到網(wǎng)絡(luò)攻擊也能有安全的備份數(shù)據(jù)提供使用。其次，縣級(jí)檔案數(shù)字化建設(shè)還要建立預(yù)警系統(tǒng)，防止由于自然災(zāi)害、不可抗力以及意外事故等問題造成的數(shù)據(jù)損失，實(shí)行動(dòng)態(tài)化更新、使得備份數(shù)據(jù)能夠自我恢復(fù)，又或者是遇到不明的網(wǎng)絡(luò)侵襲要及時(shí)預(yù)警、自我封閉，防止不法分子對(duì)方案數(shù)據(jù)進(jìn)行竊取利用。

4 結(jié)語

綜上所述，我國(guó)正處于社會(huì)變革的重要階段，社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)使得目前的檔案管理工作必須緊跟時(shí)代步伐，縣級(jí)地區(qū)由于多種因素影響導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)腳步交流緩慢，為了更好地與時(shí)俱進(jìn)，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維去探索和創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理模式，有針對(duì)性的解決目前的困境、合理開發(fā)資源、注重人才引進(jìn)、加強(qiáng)資金籌措，實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。