檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的必要性及展望

魏文君

（北京市工貿(mào)技師學(xué)院，北京 100097）

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展和檔案工作實(shí)踐的不斷不僅，學(xué)校檔案信息化建設(shè)也進(jìn)入了新的時(shí)代，數(shù)字檔案資源在檔案管理中的重要性不斷提高。各類(lèi)新興技術(shù)的應(yīng)用和管理工作的復(fù)雜化賦予了檔案信息化建設(shè)新的內(nèi)涵。服務(wù)范圍的擴(kuò)大、涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域的增多和新技術(shù)的采納亟需一套健全完善的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)和檢驗(yàn)。對(duì)此，檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)作為，探尋加以解決的方法措施，以更好地完善檔案信息化建設(shè)實(shí)踐[1]。

1 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的必要性

1.1 是檔案信息化發(fā)展的必然要求

在信息社會(huì)，檔案作為一種真實(shí)且寶貴的信息資源，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展起到的作用愈加重要。隨著人們信息產(chǎn)生、傳播和獲取方式的改變，檔案信息化工作也逐漸成為社會(huì)信息化的重要組成部分。20世紀(jì)90年代后期以來(lái)，檔案部門(mén)越來(lái)越多地應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息，提供檔案信息的遠(yuǎn)程傳遞和利用。但受限于技術(shù)和管理體制，彼時(shí)的檔案信息化建設(shè)大多針對(duì)基于管理的視角，信息化建設(shè)的深度和廣度不足。而如今，檔案信息的傳輸、共享和多元利用涉及多個(gè)主體的協(xié)同推進(jìn)，開(kāi)放的環(huán)境和信息組織方式的改變更強(qiáng)調(diào)了技術(shù)語(yǔ)言的統(tǒng)一，檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范愈加重要，這也進(jìn)一步凸顯了標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的重要性。

1.2 打破檔案標(biāo)準(zhǔn)匱乏的現(xiàn)實(shí)困境

我國(guó)檔案管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用起步于20世紀(jì)80年代，并在進(jìn)入新世紀(jì)后獲得飛速發(fā)展。但相對(duì)而言檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)卻嚴(yán)重滯后，這一局面在2002年《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》發(fā)布后得到改善，隨后還針對(duì)電子文檔和紙質(zhì)文檔的數(shù)字化工作發(fā)布了相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。與檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程和技術(shù)應(yīng)用的實(shí)際情況相比，綱領(lǐng)性的標(biāo)準(zhǔn)較為匱乏，各地只能根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作情況制定短期的標(biāo)準(zhǔn)，成本投入增多且檔案信息化軟件開(kāi)發(fā)不足。為促進(jìn)檔案信息化的持續(xù)健康發(fā)展，有必要對(duì)各地檔案信息化建設(shè)進(jìn)行整體性的規(guī)范與引導(dǎo)，促使檔案信息化達(dá)到適應(yīng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門(mén)之間進(jìn)行復(fù)雜協(xié)調(diào)工作中利用檔案信息資源的需要，最大化發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的效益。

1.3 是推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的本質(zhì)需要

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的直接目的就在于規(guī)范人們的工作行為，加快信息化建設(shè)進(jìn)度，進(jìn)而提高整體效益。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是手工操作，然而，隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步，完全進(jìn)行手工操作已不能滿(mǎn)足檔案工作發(fā)展的需要，以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種新技術(shù)正逐漸應(yīng)用于檔案管理中，應(yīng)用于檔案檢索、檔案編目、檔案統(tǒng)計(jì)以及檔案館（室）事務(wù)管理等各個(gè)方面，做到一次輸入多次輸出，一種輸入多種輸出，檢索速度快，查全率和查準(zhǔn)率高。未來(lái)，隨著單套制的推廣應(yīng)用，檔案管理的載體和對(duì)象將全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，由此產(chǎn)生的所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息化都必須要求相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的建立。因此，從檔案事業(yè)發(fā)展的角度來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)也是檔案事業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨[2]。

2 我國(guó)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的存在的問(wèn)題

2.1 缺乏遠(yuǎn)景規(guī)劃

從我國(guó)目前大大小小的檔案信息化相關(guān)標(biāo)來(lái)看，更多的還是關(guān)注已經(jīng)成熟的信息化建設(shè)環(huán)節(jié)或者應(yīng)用較為廣泛的技術(shù)，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看整體的遠(yuǎn)景規(guī)劃還稍顯不足。上世紀(jì)90年代由于信息化建設(shè)剛起步，對(duì)未來(lái)技術(shù)發(fā)展的認(rèn)識(shí)尚不明朗時(shí)缺乏遠(yuǎn)景規(guī)劃條件，那再《綱要》實(shí)施后則應(yīng)已具備一定條件。但在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)時(shí)的整體遠(yuǎn)景規(guī)劃只限于檔案信息標(biāo)準(zhǔn)方向的確立和待制定標(biāo)準(zhǔn)的羅列，缺乏對(duì)未來(lái)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。

2.2 主體間協(xié)同不足

近年來(lái)，檔案信息化建設(shè)深度和廣度的拓展給標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)提出二類(lèi)更高要求，特別是信息化涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域和管理主體的多元化給各主體間的協(xié)同合作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。過(guò)去，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作多在內(nèi)部開(kāi)展，進(jìn)行局域網(wǎng)搭建且通常由檔案部門(mén)單獨(dú)展開(kāi)，領(lǐng)導(dǎo)層、職能部門(mén)和其他政府部門(mén)的參與較少，各項(xiàng)工作制度和體制創(chuàng)新覆蓋面窄、參與人次少，主體內(nèi)部尚未形成合力。而在外部，檔案信息化與電子政務(wù)、智慧校園的融合較少。各單位之前的溝通、協(xié)調(diào)不足導(dǎo)致信息化影響了整體信息化建設(shè)的效率。此外，由于各地區(qū)、各單位標(biāo)準(zhǔn)不一，在軟硬件的采購(gòu)與開(kāi)發(fā)上差別較大，制約了檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)，投入成本較高且工作效益較低。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)更新滯后

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不應(yīng)追求所有細(xì)節(jié)的絕對(duì)統(tǒng)一，而是從系統(tǒng)和整體的角度實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)更多地考慮到技術(shù)給管理與業(yè)務(wù)帶來(lái)的改變，以開(kāi)放性的內(nèi)容適應(yīng)靈活的業(yè)務(wù)調(diào)整，以使基于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立的數(shù)據(jù)內(nèi)容能被開(kāi)放地交換、復(fù)用和擴(kuò)展。但目前我國(guó)很多地區(qū)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容開(kāi)放性不足且更新滯后，如在對(duì)“元數(shù)據(jù)”的定義中，我國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)側(cè)重對(duì)文件形式和軟硬件環(huán)境的描述，而國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)則同時(shí)明確了管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。因此，檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)掌握檔案信息化中的技術(shù)應(yīng)用趨勢(shì)和數(shù)據(jù)組織形式，及時(shí)更新標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。

2.4 需求調(diào)研不完善

過(guò)去，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)主要集中在檔案管理層面，如預(yù)立卷庫(kù)、整理庫(kù)、檔案庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)等。而如今的檔案信息化建設(shè)已突破了檔案原有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，更多的面向公眾服務(wù)和檔案利用，這也使得信息化標(biāo)準(zhǔn)有所改變。如在檔案信息利用標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)原文安全瀏覽器、自適應(yīng)打印、檔案統(tǒng)計(jì)與數(shù)據(jù)分析、前臺(tái)需求的規(guī)范。這也要求在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)時(shí)考慮用戶(hù)的使用感受和服務(wù)響應(yīng)。但從各地檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)看，雖在標(biāo)準(zhǔn)中已大量涉及服務(wù)和利用層面，但針對(duì)性不足，過(guò)度追求標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量而忽視了質(zhì)量，這也提醒檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)用戶(hù)需求的調(diào)研，為服務(wù)與利用標(biāo)準(zhǔn)提供更為詳實(shí)的參考。

3 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的展望

3.1 做好頂層設(shè)計(jì)，完善機(jī)制保障

檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性強(qiáng)的工程，其信息管理與服務(wù)職能涉及學(xué)校的大大小小事宜，因此在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)上首先就應(yīng)做好頂層設(shè)計(jì)，規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)藍(lán)圖。具體來(lái)說(shuō)，第一選取本單位為主要的調(diào)研對(duì)象，從檔案信息化實(shí)施的視角調(diào)研標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的理念、項(xiàng)目、覆蓋對(duì)象、主體、方式、保障條件、效能的考核評(píng)估等方面的情況，以此分析目前標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作存在的問(wèn)題，剖析出與檔案的要求存在的問(wèn)題，基于此做好短期內(nèi)信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的設(shè)計(jì)工作。第二，通過(guò)完善的機(jī)制保障推動(dòng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作的持續(xù)開(kāi)展，堅(jiān)持將機(jī)制建設(shè)作為提升檔案信息化工作規(guī)范化、科學(xué)化、常態(tài)化水平的重要保障，構(gòu)建實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、督導(dǎo)檢查、考核獎(jiǎng)懲三大機(jī)制，通過(guò)定時(shí)更新標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)推進(jìn)規(guī)劃、組建專(zhuān)項(xiàng)檢查組等措施確保標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作的可持續(xù)、質(zhì)量可控制、責(zé)任可追溯。另一方面，完善負(fù)責(zé)人機(jī)制、聯(lián)系人機(jī)制，強(qiáng)化考核，實(shí)現(xiàn)層層聯(lián)動(dòng)。

3.2 加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，搭建體系框架

標(biāo)準(zhǔn)體系框架的構(gòu)建極具專(zhuān)業(yè)性，需要標(biāo)準(zhǔn)化專(zhuān)業(yè)人員與檔案管理、信息化相關(guān)技術(shù)等專(zhuān)業(yè)人員的協(xié)同工作[3]。在這一步應(yīng)推動(dòng)各個(gè)參與部門(mén)檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，包括管理性規(guī)范、業(yè)務(wù)性規(guī)范和技術(shù)性規(guī)范。管理性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一般是指計(jì)算機(jī)的安全法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)，還有檔案館所有工作人員的職責(zé)，在學(xué)校就是涉及各個(gè)行政職能管理部門(mén)、二級(jí)學(xué)院教學(xué)單位、圖書(shū)館、后勤處和校辦企業(yè)等。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)除了術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)和電子文件等，還有檔案信息化要求的共享共建標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及與信息化建設(shè)息息相關(guān)的電子數(shù)據(jù)領(lǐng)域，如不同載體檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)規(guī)范等。技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范當(dāng)中涉及檔案信息服務(wù)平臺(tái)的軟硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的建立，實(shí)現(xiàn)多個(gè)數(shù)字檔案之間的互操作性，基于每個(gè)數(shù)字檔案后面的高級(jí)協(xié)議整合每個(gè)檔案的資源，提供統(tǒng)一的檢索入口，主要涉及具體的檔案類(lèi)型，如人事檔案（包括干部檔案、職工檔案、畢業(yè)就業(yè)派遣檔案、職稱(chēng)檔案、工資檔案、退休審批檔案等）。

3.3 掌握技術(shù)動(dòng)態(tài)，注重標(biāo)準(zhǔn)更新

在檔案信息化建設(shè)的大背景下，標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作也呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多元化和靈活化的態(tài)勢(shì)。各項(xiàng)新技術(shù)和應(yīng)用、數(shù)字信息資源的整合和網(wǎng)絡(luò)化的傳輸手段在提高了檔案管理工作效率的同時(shí)也帶來(lái)了諸多問(wèn)題，如信息安全、電子檔案應(yīng)用價(jià)值低、效力不如紙質(zhì)檔案等。對(duì)此，檔案部門(mén)還應(yīng)準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)的技術(shù)應(yīng)用趨勢(shì)，根據(jù)不同技術(shù)的特點(diǎn)有針對(duì)性的進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)。當(dāng)前，在技術(shù)方面應(yīng)用的較為廣泛的為云計(jì)算和大數(shù)據(jù)，集中在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與分析領(lǐng)域，因此在對(duì)短期信息化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)著重考慮。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，物聯(lián)網(wǎng)和區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用會(huì)越來(lái)越多，其中涉及RFID技術(shù)、分布式賬本和智能合約等，擴(kuò)展了信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的范圍，因此在遠(yuǎn)景規(guī)劃時(shí)應(yīng)特別標(biāo)注。另一方面，新技術(shù)的應(yīng)用也擴(kuò)展了標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的領(lǐng)域，如信息安全問(wèn)題、檔案共享問(wèn)題等。因此在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)時(shí)，還應(yīng)實(shí)時(shí)對(duì)具體檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行摸排，了解技術(shù)應(yīng)用引發(fā)的業(yè)務(wù)和服務(wù)領(lǐng)域的變化，避免因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)與規(guī)范空白而導(dǎo)致的管理不善[4]。

3.4 需求引領(lǐng)驅(qū)動(dòng)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施

當(dāng)前學(xué)校檔案信息化建設(shè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，檔案數(shù)量、種類(lèi)的激增和社會(huì)需求的擴(kuò)大，要求檔案管理手段的現(xiàn)代化和檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新與之相適應(yīng)；電子文件革命和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，要求檔案工作信息化與之相配合；信息數(shù)字化和檔案載體多樣化趨勢(shì)，要求文檔一體化管理和檔案數(shù)字化管理；信息服務(wù)的產(chǎn)業(yè)化和服務(wù)需求的個(gè)性化形勢(shì)，要求檔案事業(yè)面向社會(huì)進(jìn)行檔案工作流程重組，這也管理和利用需求的變化對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)產(chǎn)生引領(lǐng)和驅(qū)動(dòng)作用。因此，要從檔案信息存儲(chǔ)利用格式，真實(shí)性、完整性、有效性保證，共享交換等方面加大標(biāo)準(zhǔn)制定力度，以標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)促進(jìn)檔案服務(wù)與利用的信息化建設(shè)。此外，建立多元主體監(jiān)管機(jī)制以強(qiáng)化各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施。及時(shí)更新監(jiān)管內(nèi)容，同時(shí)在工作中加強(qiáng)對(duì)使用痕跡和行為的監(jiān)管，監(jiān)管方式也不僅僅是在事前監(jiān)管，也要擴(kuò)到事中以及事后監(jiān)管，形成監(jiān)管閉環(huán)，充分掌握檔案信息化各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)情況，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)制度的真正落地。