論大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理模式變化

廖青松

（安溪縣人才和就業(yè)服務(wù)中心，福建 泉州 362400）

在信息化時代背景下，檔案管理部門一定要主動迎合時代發(fā)展的要求，重視發(fā)揮好相應(yīng)信息資料的記錄、存儲以及應(yīng)用的責任，更好地將大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢應(yīng)用在人事檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。結(jié)合自身對于高校畢業(yè)生檔案管理的實踐經(jīng)驗，探討如何在大數(shù)據(jù)時代全方位提升高校畢業(yè)生的檔案管理質(zhì)量。

1 人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

在事業(yè)單位的組織建設(shè)發(fā)展過程中，人事檔案管理是不可或缺的重要組成部分，其詳細總結(jié)了相應(yīng)的人員在開展社會活動等方面的具體情況，特別是涉及相應(yīng)的個人學習、工作、獎懲等方面的內(nèi)容，并結(jié)合實際需求來進行相應(yīng)的保管以及整理等工作，從而保障和體現(xiàn)足夠的法律效率及公證力。在當前經(jīng)濟社會的快速發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在著一定的不足之處，已不能較好地滿足時代發(fā)展的要求，落后的運轉(zhuǎn)程序不符合社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的根本要求，這樣會造成相應(yīng)的人才和就業(yè)服務(wù)中心的社會公信力，自我進步空間受到一定的限制?；谏鲜鲈颍Y(jié)合人才和就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題，提出了針對高校畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新工作內(nèi)容及策略，希望對于全方位提升檔案管理工作效率有所幫助。

2 當前人事檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理方式落后、制度不健全

在傳統(tǒng)的人事檔案管理過程中，受客觀歷史條件的影響，傳統(tǒng)的檔案管理模式大都是以人工方式為主，造成整體的檔案管理效率偏低。在新時代的背景下，傳統(tǒng)的較為落后的檔案工作模式則難以滿足時代發(fā)展的要求，造成人事檔案管理工作的可靠性存在問題。另外，再加上當前的人員流動率比較高，難以保障工作交接的有效性，特別是在進行檔案記錄、轉(zhuǎn)出等方面難以有效予以必要的回應(yīng)。另外，在進行檔案流動環(huán)節(jié)，部分單位并沒有嚴格根據(jù)相關(guān)檔案法律法規(guī)要求開展檔案投遞以及轉(zhuǎn)移，這樣容易出現(xiàn)檔案遺失的問題，造成當事人的利益受到損害，難以有效滿足現(xiàn)代化檔案管理的工作要求。

2.2 人事檔案管理意識薄弱

部分人事檔案管理單位的管理意識較為薄弱，特別是不太重視信息化管理工作，僅僅將檔案管理信息化建設(shè)停留在表面，難以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。這樣的情況下，單位不重視人事檔案管理組織架構(gòu)建設(shè)工作，相關(guān)的管理部門職責不清，難以有效進行統(tǒng)籌以及保管相應(yīng)的人事檔案，甚至存在著并沒有統(tǒng)一化處理相關(guān)的人事檔案的情況?？傮w來看，開展人事檔案管理的工作中，相應(yīng)的檔案管理的科學性、統(tǒng)一性問題有待進一步提升。

存在這樣的問題，主要是由于以下兩方面的內(nèi)容。一是人事管理部門的管理意識薄弱，這樣主要是由于專業(yè)管理能力欠缺；二是管理者管理意識較為落后，不能滿足于新時代的發(fā)展要求，難以全方位有效開展人事檔案管理的電子信息化工作。

2.3 資料收集難度大

在開展人事檔案管理的實際過程中，一項重要工作是如何有效進行檔案資料收集整理，具體實踐中經(jīng)常性出現(xiàn)資料不齊全的問題，特別是相應(yīng)的檔案材料的損壞、遺失問題則會造成整理工作存在著不便。以高校畢業(yè)生的相關(guān)材料為例進行說明，如果出現(xiàn)資料交接中的問題，這樣就會造成不齊全的問題。在此環(huán)節(jié)中，進行具體的收集檔案資料中，檔案記錄內(nèi)容時間較長，相應(yīng)的紙質(zhì)檔案中的簽字、蓋章等內(nèi)容如果存在著缺失或不清晰的情況，這樣則會造成難以有效進行無法考證的情況，特別是相關(guān)的信息內(nèi)容難以補全，往往會造成難以有效進行準確的資料收集。同時，從道德因素的角度考慮，大部分人員則是充分借助于虛假資料，往往會造成不準確的檔案信息內(nèi)容。所以，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)人事檔案資料收集整理工作具有較大的難度，不符合信息化時代發(fā)展的要求。

3 完善人事檔案的數(shù)字化技術(shù)管理模式

3.1 從信息科技出發(fā)來改善管理方式

在信息化時代背景下，檔案管理單位則是充分借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，通過云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進的信息技術(shù)，全方位提升檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展。在信息化發(fā)展的初期，相關(guān)檔案管理單位則逐步實現(xiàn)將紙質(zhì)版檔案利用信息化手段開展相應(yīng)的編碼、錄入等操作，不僅能大大提升檔案的操作、利用效率，還能有效節(jié)省大量的資源，全方位實現(xiàn)管理效率的提升，從而基于檔案管理新的生命活力，也能更好地保障檔案人員的隱私與保密權(quán)，更好地服務(wù)于個人檔案管理工作。在此過程中，電子檔案體現(xiàn)出較強的自主靈活性，這樣有利于全方位開展管控，保障檔案管理工作的高效化開展。

3.2 加強人事檔案信息管理系統(tǒng)的功能完善

結(jié)合信息化大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，不僅能有效保障電子檔案的完整性要求，還能全面提升檔案存檔的安全性。在信息化時代背景下，應(yīng)從實際需求出發(fā)，積極有效地開展相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)的云存儲等技術(shù)開發(fā)。從檔案數(shù)據(jù)進行云存儲的特點來看，應(yīng)逐步豐富平臺功能以保障檔案信息管理系統(tǒng)功能更加完善，全方位保障檔案管理質(zhì)量得以提升。借助于快速發(fā)展的云存儲、大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，能全方位提升檔案管理的信息化水平，具有更強的數(shù)據(jù)處理能力，從而滿足于現(xiàn)代化的人事檔案管理要求。

3.3 優(yōu)化檔案管理人群，提升管理人員素質(zhì)

在開展事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)充分重視高素質(zhì)人才隊伍的建設(shè)，并有效保障優(yōu)化檔案管理人員隊伍建設(shè)，才能更好全面推動檔案管理工作的健康發(fā)展，更好地符合時代的發(fā)展要求。在高校畢業(yè)生檔案管理工作中，同樣也是這個道理，應(yīng)充分重視人才和就業(yè)服務(wù)中心的工作特點，重視檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的提升，加強他們的思想道德素養(yǎng)能力，全面促進檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的提升，保障檔案管理隊伍的職業(yè)水平、專業(yè)能力、職業(yè)道德得到全面加強，并具備正確的思想態(tài)度。從工作實踐中來看，檔案管理工作的特殊性、原始性以及保密性等方面的要求，應(yīng)避免管理人員出現(xiàn)隨意更改的情況，并落實好自身的崗位責任。

3.4 多途徑收集整理資料

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理工作中，大都僅能反映出個人的基礎(chǔ)性信息，難以進行相關(guān)檔案資料信息的對比以及綜合性分析。在大數(shù)據(jù)的信息化時代背景下，能更好地全方位展示出人事檔案信息內(nèi)容，在加強基本信息的基礎(chǔ)上，還能有效培養(yǎng)個人的品德素養(yǎng)、專業(yè)技能以及其他相關(guān)的特質(zhì)。

所以，在進行人事檔案資料收集管理中，應(yīng)在有條件的情況下，充分利用好信息技術(shù)的優(yōu)勢，從整體上進行綜合性資料的收集，涉及檔案中的個人優(yōu)缺點、職業(yè)能力、品德特性以及工作學習表現(xiàn)、違紀情況等，并能結(jié)合工作實際需求，開展合理化的有效條理化編排，從而更加有利于實現(xiàn)相應(yīng)的檔案管理工作，能更好地發(fā)揮出檔案資料的準確性特點，有利于廣大高校畢業(yè)生的就業(yè)活動。同時，還能有效全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，有利于培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。

3.5 加快數(shù)字化、信息化人事檔案管理工作

在信息化時代背景下，全方位推動數(shù)字化人事檔案管理的過程中，一定要全方位推動人事檔案的信息化建設(shè)發(fā)展。在信息化時代背景下，充分重視紙質(zhì)檔案的規(guī)范化、標準化管理，避免造成相應(yīng)的數(shù)字化進程質(zhì)量大打折扣，難以實現(xiàn)預(yù)期的數(shù)字化建設(shè)要求。全面加強人事檔案數(shù)字信息化進程的過程中，應(yīng)從檔案管理的實際需求出發(fā)，構(gòu)建規(guī)范化、科學化以及協(xié)調(diào)的管理模式，從而保障資源的整合發(fā)展，進而有效控制存在著不必要的勞動力，更好地體現(xiàn)出以人為本的理念，這也是數(shù)字化人事檔案管理工作的基本初衷。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案的被動提供服務(wù)模式中，我們應(yīng)迎合時代發(fā)展的要求，積極提供更加優(yōu)質(zhì)的主動服務(wù)，通過全面促進人事檔案的信息化建設(shè)，借助于云存儲、大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，更加有助于我國經(jīng)濟社會的全面快速發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的特點來看，為了全面提升人事檔案管理水平，應(yīng)加強人事檔案的信息化建設(shè)工作，這樣有利于實現(xiàn)檔案資料收集范圍的拓展，有助于全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力，方可更好地適應(yīng)于新時代背景下的人事檔案管理工作的需求，全面推動事業(yè)單位的綜合發(fā)展，更好地為我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展做好相關(guān)的服務(wù)工作。