燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)存問題及優(yōu)化舉措

蘇 靜

（重慶燃?xì)饧瘓F(tuán)股份有限公司，重慶 400020）

現(xiàn)代城市中所涉及的燃?xì)夤芫W(wǎng)規(guī)模正在不斷擴(kuò)大，尤其是隨著用戶數(shù)量的增加，使得燃?xì)馄髽I(yè)所面臨的檔案管理工作難度有所提升，在科技但管理方面出現(xiàn)更多的文件材料類型以及歸檔程序的應(yīng)用，同時(shí)還包含各項(xiàng)數(shù)據(jù)的管理等等。因此，作為燃?xì)馄髽I(yè)就需要轉(zhuǎn)變有關(guān)科技檔案管理的理念，提高關(guān)于科技檔案管理工作的重視程度，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度，以落實(shí)科技檔案管理工作的方式推動(dòng)自身的發(fā)展。

1 現(xiàn)階段燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案管理中的不足和問題

1.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)科技檔案管理不夠重視

燃?xì)馄髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層在企業(yè)日常運(yùn)行過程中關(guān)注的重點(diǎn)始終集中在生產(chǎn)以及經(jīng)濟(jì)效益方面，而對(duì)于科技檔案管理工作的重視程度相對(duì)較輕。在這種情況下，很容易導(dǎo)致科技檔案管理工作流于形式，無法在實(shí)踐中得到有效深入。在新的時(shí)代背景之下，需要正確意識(shí)到科技檔案管理工作對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)所具有的價(jià)值，在領(lǐng)導(dǎo)層不重視的情況下，科技檔案管理工作無法得到充足的經(jīng)費(fèi)支撐，各類信息化建設(shè)也相對(duì)較為落后。

1.2 科技檔案系統(tǒng)化管理未普及

不僅僅是燃?xì)馄髽I(yè)，在國內(nèi)許多企業(yè)中，有關(guān)科技檔案管理工作的系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)建立都不完善，大多呈現(xiàn)出半分散的狀態(tài)，例如從事科技檔案管理工作的相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，或者是缺少專門負(fù)責(zé)科技檔案管理的機(jī)構(gòu)以及專職人員等。許多企業(yè)的科研部門往往會(huì)自行完成科技檔案的管理工作，由此可知，在燃?xì)馄髽I(yè)內(nèi)部，有關(guān)科技檔案管理的普及有待進(jìn)一步提升。

1.3 科技檔案管理人員的專業(yè)度較低

從事科技檔案管理工作的相關(guān)人員專業(yè)程度較低，是導(dǎo)致燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案管理水平低下的原因之一，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多該崗位的員工都未接受過專業(yè)的職業(yè)培訓(xùn)，并且由于領(lǐng)導(dǎo)層有關(guān)科技檔案管理工作的不重視，也忽略了關(guān)于該崗位工作人員的嚴(yán)格篩選，從而致使現(xiàn)階段的科技檔案管理隊(duì)伍水平偏低。在這種情況下就無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在模式以及思想方面的創(chuàng)新，導(dǎo)致整體管理效率低下。

2 燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案重要性分析

之所以重視科技檔案管理工作，是因?yàn)樵谌細(xì)馄髽I(yè)發(fā)展過程中，科技檔案管理所產(chǎn)生的影響十分重大。該項(xiàng)工作的主要內(nèi)容是針對(duì)燃?xì)馄髽I(yè)相關(guān)的科學(xué)技術(shù)實(shí)施綜合性的管理，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范，通過相關(guān)管理網(wǎng)絡(luò)的方式，遵循統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)以及統(tǒng)一的制度實(shí)施分級(jí)管理，并且由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。根據(jù)所制定的崗位責(zé)任制以及檔案管理制度事件對(duì)于燃?xì)馄髽I(yè)各類文件材料的妥善管理。在信息時(shí)代中的燃?xì)馄髽I(yè)必然需要通過大力創(chuàng)新科學(xué)技術(shù)的方式來推動(dòng)自身的發(fā)展，而有效的科技檔案管理工作則為燃?xì)馄髽I(yè)的科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新指明方向，準(zhǔn)確記錄在進(jìn)行科研創(chuàng)新過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)以及資料，承擔(dān)著記錄燃?xì)馄髽I(yè)科研成果的重責(zé)?？萍紮n案管理工作還涉及燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)展過程中各個(gè)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)詳細(xì)資料的記錄，包括用戶資料，市政燃?xì)夤芫W(wǎng)以及相關(guān)燃?xì)夤こ藤Y料等等，由此可知，科技檔案管理在燃?xì)馄髽I(yè)運(yùn)營(yíng)過程中扮演著不可或缺的角色。

3 針對(duì)問題，燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案的管理優(yōu)化

3.1 做好企業(yè)科技檔案的基礎(chǔ)工作

實(shí)施科技檔案管理必然需要進(jìn)行有關(guān)科技檔案的收集整理以及保管等各類基礎(chǔ)性工作，因此，確?；A(chǔ)型工作的準(zhǔn)確開展是提高燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案管理水平的首要任務(wù)。為了保證各項(xiàng)工作的準(zhǔn)確完成，作為科技檔案管理部門需要和其他部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，針對(duì)其他部門所涉及的科技檔案資料進(jìn)行整理歸檔，注重從各部門科研生產(chǎn)以及建設(shè)等多個(gè)環(huán)節(jié)中提取關(guān)鍵信息，從而保證為燃?xì)馄髽I(yè)的科研以及生產(chǎn)活動(dòng)提供完整的科研資料支持，在該工程中需要體現(xiàn)出有關(guān)科技檔案資料的收集，時(shí)效性以及準(zhǔn)確性。在完成信息資料收集之后，需要針對(duì)科技檔案資源進(jìn)行整合?？紤]到科技檔案管理工作具有服務(wù)性質(zhì)，需要為燃?xì)馄髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供相關(guān)服務(wù)，因此涉及燃?xì)馄髽I(yè)的一些重點(diǎn)項(xiàng)目或者是大型活動(dòng)相關(guān)的檔案信息需要及時(shí)進(jìn)行收集。身為科技檔案管理人員，需要樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，并將這種精神付諸于實(shí)踐，才能夠保證日常的科技檔案管理工作落實(shí)到位，與燃?xì)馄髽I(yè)的日常經(jīng)營(yíng)緊密相扣，積極推動(dòng)一些有關(guān)科技檔案管理，學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)的進(jìn)行，并注重對(duì)于各種信息化管理技術(shù)手段的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，從而不斷推動(dòng)燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案管理水平的增長(zhǎng)。

3.2 增強(qiáng)燃?xì)馄髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科技檔案功能及重要性的認(rèn)知

作為領(lǐng)導(dǎo)層，需要給予科技檔案管理工作足夠的重視，只有得到領(lǐng)導(dǎo)層的支持，才能夠保證該項(xiàng)工作的順利開展。現(xiàn)階段燃?xì)馄髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層之所以對(duì)科技檔案管理工作不重視，其原因就在于相關(guān)工作的宣傳力度不足。為了改變這一現(xiàn)狀，可以充分運(yùn)用企業(yè)的文化欄，信息化平臺(tái)的方式，達(dá)到相應(yīng)的宣傳效果，宣傳對(duì)象不僅僅涉及企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，也覆蓋企業(yè)的員工，確保全員參與，共同支持科技檔案管理工作的進(jìn)行。將科技檔案管理上升到企業(yè)日常管理的重要地位，針對(duì)該項(xiàng)工作持續(xù)供應(yīng)物力財(cái)力的支持，并保證科技檔案管理工作人力資源供應(yīng)充足，為該項(xiàng)工作的良性發(fā)展構(gòu)建基礎(chǔ)。

3.3 科技檔案信息化管理的建立及規(guī)范化

在信息化時(shí)代的背景之下，有關(guān)燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案管理工作的升級(jí)優(yōu)化，需要充分結(jié)合信息化技術(shù)手段來完善自身的管理形式，提高整體的管理效率。例如逐漸使用數(shù)字化，信息化手段進(jìn)行替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，主導(dǎo)有關(guān)科技檔案管理的存儲(chǔ)以及后續(xù)利用，快速推動(dòng)科技檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變。使用信息化管理平臺(tái)，針對(duì)科技檔案實(shí)施，歸檔保存，信息化平臺(tái)還能夠提供檔案信息的檢索功能，便于科技檔案的查詢以及使用。在設(shè)定信息化管理發(fā)展方向的基礎(chǔ)之上，需要關(guān)注科技檔案信息的安全性提升。例如使用防火墻技術(shù)，加密法以及權(quán)限控制的方式來提高科技檔案信息的安全程度，為了進(jìn)一步推動(dòng)安全管理工作的落實(shí)，有必要建立信息化管理規(guī)章制度，根據(jù)燃?xì)馄髽I(yè)自身的實(shí)際需求，選擇合適的信息化技術(shù)融入到科技檔案管理工作中。在開展的過程中，燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作人員要做好科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，將其納入企業(yè)年度財(cái)務(wù)預(yù)算范圍，像數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等配置進(jìn)行完善，并更替配置較低的電腦等，做好硬件，打造企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。此外，科技檔案管理軟件的選擇要結(jié)合企業(yè)實(shí)際需要，功能并不是越多越好，功能多意味著操作越復(fù)雜，當(dāng)前管理模式的轉(zhuǎn)變下信息化技術(shù)還需要繼續(xù)學(xué)習(xí)和熟練，適應(yīng)企業(yè)的需求，擁有較為簡(jiǎn)單的操作流程的管理軟件才是最佳的選擇。

3.4 強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平

考慮到企業(yè)科技檔案管理工作所面臨的各項(xiàng)挑戰(zhàn)，身為從事該工作的從業(yè)人員，就需要注重自身業(yè)務(wù)能力的提升，才能夠更好地滿足當(dāng)前時(shí)代背景之下燃?xì)馄髽I(yè)科技檔案管理所面臨的各項(xiàng)需求。作為燃?xì)馄髽I(yè)，需要嚴(yán)格篩選到工作人員的職業(yè)水平，無論是在專業(yè)知識(shí)或者是技能方面，都需要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)才能夠上崗就任。除了掌握基礎(chǔ)性的檔案工作技能之外，還需要掌握有關(guān)科技檔案以及和燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的各類別檔案管理工作的技巧。為了達(dá)到上述目的，有必要針對(duì)工作隊(duì)伍進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，注重關(guān)于科技檔案管理專業(yè)技能的增長(zhǎng)。同時(shí)還需要培養(yǎng)工作人員終身學(xué)習(xí)的良好意識(shí)，能夠在日常工作之余不斷提升自我，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的科技檔案管理知識(shí)，主動(dòng)完善現(xiàn)有的科技檔案管理工作體系。

3.5 開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

在提高科技檔案管理工作水平的同時(shí)，也需要關(guān)注相關(guān)科技檔案信息的開發(fā)利用，從而發(fā)揮科技檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益獲取所具有的價(jià)值。之所以重視關(guān)于科技檔案信息的收集、歸納以及存儲(chǔ)，其主要目的就是為了通過這些信息價(jià)值的挖掘來促進(jìn)檔案管理工作以及企業(yè)的發(fā)展。對(duì)于燃?xì)馄髽I(yè)而言，其科技檔案管理工作體系的形成是所有員工的共同努力和付出，在針對(duì)有關(guān)文件資料進(jìn)行收集歸檔之后，需要將其轉(zhuǎn)化為具有價(jià)值的信息資源，反饋給企業(yè)的各部門，用于指導(dǎo)后續(xù)的發(fā)展方向。并且注重關(guān)于科技大信息價(jià)值的開發(fā)和利用，也能夠提高檔案管理工作人員的成就感，從而激發(fā)其工作積極性。近年來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和利用，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，可以方便地為業(yè)務(wù)部門提供管線、管網(wǎng)圖、維修、搶修搶險(xiǎn)等燃?xì)夤こ痰倪\(yùn)行記錄。這些檔案信息，為我市的天然氣改造工程提供了很大的幫助。業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從檔案中獲得信息，實(shí)踐證明了檔案材料的重要性。激勵(lì)促使檔案管理工作更上新臺(tái)階。

4 結(jié)語

綜上所述，為了有效提高燃?xì)馄髽I(yè)的科技管理工作水平，需要關(guān)注相關(guān)管理工作制度的制定以及工作人員素養(yǎng)的提升，同時(shí)還需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展規(guī)律，引入信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化管理的目標(biāo)，使其成為推動(dòng)燃?xì)馄髽I(yè)持續(xù)發(fā)展的重要支撐，通過提高科技檔案管理工作水平的方式實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的開發(fā)和利用，幫助燃?xì)馄髽I(yè)獲得更多的效益。