事業(yè)單位檔案管理的問題與對(duì)策

胡成偉

（吉林省雙遼市軍用飲食供應(yīng)站，吉林 雙遼 136400）

伴隨著社會(huì)的發(fā)展和事業(yè)單位管理工作的不斷深入，辦公室檔案管理在實(shí)際工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，必須發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，并采取積極有效的措施以確保檔案管理能夠發(fā)揮適當(dāng)?shù)淖饔谩Ｖ挥胁粩鄤?chuàng)新，引入新的文件管理系統(tǒng)，并不斷完善現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)，才能有效地提高文件管理效率，使我國事業(yè)單位辦公室的檔案文件管理系統(tǒng)能夠蓬勃 發(fā)展。

1 事業(yè)單位辦公室檔案日常管理內(nèi)容及存在的問題

1.1 檔案管理的內(nèi)容

辦公室檔案管理是檔案管理的日?；顒?dòng)。只有精通檔案管理的員工才能有效地促進(jìn)信息的使用和分配，從而提高檔案的安全性和統(tǒng)一性，并促進(jìn)檔案管理活動(dòng)順暢的發(fā)展。檔案的日常管理包括收集、分類、評(píng)估和保存，是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的重要環(huán)節(jié)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，攜帶檔案的載體形式變得越來越豐富，現(xiàn)代信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)設(shè)施的結(jié)合導(dǎo)致檔案中圖片、音頻、圖像等多種形式的檔案的出現(xiàn)。豐富的資源載體為檔案管理活動(dòng)提供了無限可能，以各種形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)設(shè)施中，并在其上建立了大型數(shù)據(jù)庫，信息的完整性和真實(shí)性是通過現(xiàn)代工作形式來確定的。

1.2 當(dāng)前檔案管理活動(dòng)中存在的主要問題

第一，對(duì)工作缺乏興趣。由于傳統(tǒng)管理理念的影響，事業(yè)單位的檔案管理一般采用常規(guī)的程序管理模式，提供了許多尚未有效應(yīng)用于檔案管理活動(dòng)的現(xiàn)代管理方法。進(jìn)度表的過程管理模式使大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作太簡單了，而諸如保存存檔材料和防止內(nèi)容泄漏之類的工作并不是那么困難。結(jié)果，事業(yè)單位辦公室檔案管理人員對(duì)工作失去了興趣，并且隨著這種情況的繼續(xù)，沒有創(chuàng)新和開發(fā)檔案管理模式，也沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正作用。

第二，缺乏有效的工作機(jī)制。事業(yè)單位沒有提高檔案管理效率和水平的一個(gè)重要原因是缺乏有效的管理機(jī)制，大多數(shù)事業(yè)單位都建立了與其工作相對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制，但其員工并未嚴(yán)格遵循，這造成了檔案管理機(jī)制形式化。

2 事業(yè)單位辦公室檔案日常管理

2.1 建立和完善檔案管理系統(tǒng)

辦公室檔案管理是根據(jù)系統(tǒng)和檔案文件管理規(guī)則執(zhí)行的，并且在優(yōu)化實(shí)際辦公室檔案管的效率方面發(fā)揮關(guān)鍵作用。在建立和修訂制度的過程中，必須堅(jiān)持民主正義的原則，隨著時(shí)代的發(fā)展，在事業(yè)單位辦公室檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)延遲和各種漏洞，基于事業(yè)單位發(fā)展的系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的充分性、合理性和及時(shí)性，并糾正過去工作中存在的各種問題。此外，要建立檔案使用情況的反饋機(jī)制，對(duì)工作人員進(jìn)行檔案使用情況進(jìn)行民主調(diào)查，并定期收集、總結(jié)和組織員工在使用過程中面臨的問題和要求。提供有關(guān)如何解決辦公室中檔案管理問題的解決方案。

2.2 建立合理的檔案服務(wù)機(jī)制

為了做好檔案管理工作，事業(yè)單位從業(yè)人員需要在服務(wù)機(jī)制上進(jìn)行合理創(chuàng)新，為群眾提供更好的服務(wù)質(zhì)量。建立合理的檔案服務(wù)機(jī)制，從根本上說，是重新開發(fā)檔案管理工作中的各種服務(wù)，以便檔案管理活動(dòng)和機(jī)構(gòu)能夠做到，“服務(wù)”的口號(hào)是“人”，通過建立適合事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)機(jī)制，使工作人員和公眾都能感受到檔案管理服務(wù)的便利，并突出了檔案管理工作的重要性，事業(yè)單位檔案管理人員要深入基層，明確面臨實(shí)際問題的管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，建立合理的檔案管理服務(wù)機(jī)制，結(jié)合工作目標(biāo)和檔案管理的發(fā)展，以及事業(yè)單位處理問題的目標(biāo)，有效管理、提高事業(yè)單位中檔案管理服務(wù)的重要性。

2.3 不斷完善檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)

一個(gè)好的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)不僅可以保證檔案管理的正常有序發(fā)展，而且是發(fā)展的基本條件。當(dāng)前的研究表明，許多辦公室檔案管理工作都存在存儲(chǔ)系統(tǒng)問題，這些問題不僅影響檔案管理工作的開展，而且也阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。在存儲(chǔ)系統(tǒng)方面，事業(yè)單位需要不斷改進(jìn)和構(gòu)建完整的存儲(chǔ)系統(tǒng)，以使辦公室檔案管理工作更加完善。例如，在辦公室中，有無法備份的以及機(jī)密性的檔案。需要不同部門之間的進(jìn)行合作才能解決這些問題。事業(yè)單位可以使用互聯(lián)網(wǎng)作為媒介。建立并一個(gè)特殊的文件管理通道，對(duì)信息、文檔等進(jìn)行保存。在一個(gè)好的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中，各個(gè)部門可以互利互惠。不會(huì)影響自己部門的檔案管理，還可以借閱其他部門的檔案。

2.4 識(shí)別管理技能和工作效率

事業(yè)單位需要提高檔案管理人員的工作效率。首先，檔案管理人員有必要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案存儲(chǔ)知識(shí)，以有效地增強(qiáng)專業(yè)水平，提高實(shí)踐技能。其次，需要對(duì)自己的工作充滿熱情，并用熱情完成枯燥的事情。檔案管理人員全天處理大量文本，因此大部分工作都是對(duì)檔案進(jìn)行分類、組織和存儲(chǔ)，很容易感到無聊。可以調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作積極性，充分了解檔案管理的重要性。最后，需要更新檔案管理的工作方式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛使用，檔案管理將文本文件和紙質(zhì)文件與電子文件連接起來，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來更改現(xiàn)有的工作方法，替換數(shù)字檔案存儲(chǔ)，建立電子資源數(shù)據(jù)庫。

2.5 實(shí)現(xiàn)信息化管理

檔案的信息化管理可以更快、更有效地使用檔案信息，從而減輕管理員的負(fù)擔(dān)并提高辦公室檔案管理的效率。如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云平臺(tái)等可以作為檔案管理的新技術(shù)，方便建設(shè)新的信息辦公室檔案管理系統(tǒng)。首先，事業(yè)單位要提高計(jì)算機(jī)化程度，積極建立新的信息系統(tǒng)，并在辦公室共享一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫，以便員工可以查看信息。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)在成熟的電子政務(wù)的幫助下，積極籌集資金用于電子政務(wù)建設(shè)和地方信息化規(guī)劃建設(shè)，跟蹤城市電子政務(wù)建設(shè)過程，完善辦公檔案管理體系。

3 結(jié)語

總之，檔案管理是辦公室的重點(diǎn)，并且與其他工作密切相關(guān)。提高檔案管理的效率以及更好地利用工作數(shù)據(jù)和信息來有效地促進(jìn)整個(gè)辦公室工作。如今，辦公室需要使用最新的信息技術(shù)和管理理念等，以采取各種有效措施來創(chuàng)建高效的辦公室檔案管理系統(tǒng)，以提高辦公室檔案管理的質(zhì)量、效率和水平。