醫(yī)院辦公室文書檔案管理的探析

楊 杰

（黔南州人民醫(yī)院，貴州 黔南州 558000）

醫(yī)院辦公室文書檔案是指醫(yī)院在收集、整理、保存、發(fā)展運(yùn)行過程中形成的文字、電子、書籍、手稿等形式存在的醫(yī)院就業(yè)、活動、實(shí)踐行為的真實(shí)記錄。辦公室文書檔案可以為醫(yī)院的建設(shè)及長遠(yuǎn)發(fā)展提供信息基礎(chǔ)，其管理水平的高低直接體現(xiàn)了醫(yī)院辦公室工作人員的管理能力與服務(wù)水平。辦公室文書檔案管理在醫(yī)院等級創(chuàng)辦、高質(zhì)量建設(shè)方面具有重要作用。

1 醫(yī)院辦公室文書檔案主要來源

醫(yī)院辦公室是上傳下達(dá)的核心科室，是文書集中的地方，其種類繁多，大多以收文、發(fā)文、會議材料、合作協(xié)議、計(jì)劃總結(jié)、責(zé)任書及其它材料形成。

首先是收文。收文主要指上級傳達(dá)的文件，上級文件根據(jù)下發(fā)形式的不同導(dǎo)致接收形式也不同，有電子文件與紙質(zhì)文件[1]。其中電子文件來源于醫(yī)院和上級主管部門之間的電子政務(wù)辦公平臺，收文員每日登陸賬號下載文件，將文件送呈領(lǐng)導(dǎo)批示，然后在進(jìn)行辦理、歸檔、立卷。紙質(zhì)文件主要來源于信件、傳真等，主要包含會議通知、人事指令、工作批復(fù)等文件，這些都需要和各科室各部門共同推進(jìn)與落實(shí)。其次是發(fā)文，發(fā)文主要是醫(yī)院內(nèi)部發(fā)給各個部門的工作方案、通知、計(jì)劃等文件，運(yùn)用最多的文種是上行文與下行文。第三是會議材料，會議材料就是包含會議形成的資料，例如簽到記錄、會議內(nèi)容、會議照片、會議簡訊等。會議分為日常會議與專題會議，材料也是按照會議類型劃分。第四是合作協(xié)議，它是指醫(yī)院與合作單位簽訂的文件資料，包括各大院校、上下級醫(yī)療衛(wèi)生單位、援建單位、服務(wù)單位等簽立的友好協(xié)議、合作條款等。第五是計(jì)劃總結(jié)，按照時(shí)間跨度分為周、月、季、年總結(jié)與計(jì)劃，同時(shí)也會按工作內(nèi)容與部門科室劃分。最后就是責(zé)任書，主要包括醫(yī)院與上級主管部門簽訂的績效考核目標(biāo)、安全生產(chǎn)、自身建設(shè)、黨風(fēng)廉政等。

2 當(dāng)前醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作存在的問題

首先是制度的不完善，文書檔案管理工作體制的不健全與管理體制不滿足工作要求是各個醫(yī)院檔案管理過程中常見的問題之一。文書檔案管理工作的關(guān)鍵與難點(diǎn)是文書資料的采集、歸納、分類整理等。醫(yī)院應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)體制，對檔案管理進(jìn)行規(guī)定，以免發(fā)生關(guān)鍵資料被泄露的情況，也要制定出明確的分類方式，保證檔案能夠合理保存，在今后的使用過程中查找迅速，保存完好。但是目前很多醫(yī)院都是存在文書資料管理體制的不完善問題。

其次就是醫(yī)院中文書檔案管理不重視。在醫(yī)院也參與市場運(yùn)營的環(huán)境下，很多醫(yī)院都有工作人員重利益、忽視檔案管理的現(xiàn)象。很多工作人員認(rèn)為檔案管理并不重要，這項(xiàng)工作可有可無，并沒有太大作用。他們在工作過程中對于檔案的管理普遍缺少技術(shù)含量，僅僅是非常繁瑣。文書檔案在采集后也很少進(jìn)行分類整理，更不要說對采集后的檔案進(jìn)行使用，使得這些文書檔案的使用價(jià)值極差。在這種思想的影響下，文書檔案管理工作過程中缺少注重性，管理質(zhì)量根本無法得到保證，使得很多檔案都發(fā)生了遺失、混亂的情況，為檔案后期的應(yīng)用造成不良影響。

第三就是文書檔案管理者的綜合素養(yǎng)不高。醫(yī)學(xué)知識與醫(yī)療科技是醫(yī)院在聘選人才中的重要衡量指標(biāo)，也是后期培訓(xùn)的重要組成部分，醫(yī)院中的文書檔案管理工作者并不是專業(yè)的信息管理者，它僅僅是從其他科室抽調(diào)過來臨時(shí)組成的信息管理隊(duì)伍。由此可知，這樣組成的文書管理隊(duì)伍非常缺少科學(xué)的文書管理措施，他們僅僅是憑借生活經(jīng)驗(yàn)與以往的管理理念對文書檔案管理展開工作，這樣很難讓醫(yī)院中的文書檔案得到標(biāo)準(zhǔn)化管理與合理使用。所以醫(yī)院中的文書檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)及專業(yè)技能有待提高。

最后就是醫(yī)院對于文書檔案管理工作的投入較少。因?yàn)獒t(yī)院是醫(yī)治病人的主要場所，因此醫(yī)療用房比較緊缺，這就導(dǎo)致醫(yī)院存儲檔案的場所非常有限。醫(yī)院文書管理職能不清楚，管理不全面，很多醫(yī)療病例信息與檔案庫房的保存相混合。且醫(yī)院對于檔案管理設(shè)備的投入也較少，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)療條件得到大幅度提升，但是在檔案管理方面卻沒有很高程度應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，醫(yī)院仍舊使用老式方法對檔案進(jìn)行登記，這些都會造成檔案管理的規(guī)范性差，進(jìn)而使得醫(yī)院檔案管理質(zhì)量較差。

3 醫(yī)院辦公室文檔管理提升對策

首先要提高領(lǐng)導(dǎo)對于文書檔案管理的重要性意識，尤其是文書工作者，應(yīng)該從檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求出發(fā)，加強(qiáng)文書資料的制發(fā)，提高文書質(zhì)量[2]。檔案工作者要充分調(diào)動工作積極性，加強(qiáng)與各個科室之間的聯(lián)系，加強(qiáng)文書檔案的工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

其次是提高文書檔案專業(yè)化水平，醫(yī)院文書檔案的管理不可缺少專業(yè)的檔案管理人，要加大人才引進(jìn)力度，從市場中招聘具有檔案專業(yè)知識，能夠掌握一定計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書制作能力的復(fù)合型人才。同時(shí)還要加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)不僅僅針對專業(yè)人員培訓(xùn)，還要對兼職人員培訓(xùn)，從整體上提高文書檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。

最后要注重加強(qiáng)各個部門之間的協(xié)作。辦公室文書大多數(shù)都來源于上級發(fā)文，需要下達(dá)到各個科室，但是在歸檔時(shí)，是由各部門分別歸檔，所有文件由辦公室負(fù)責(zé)歸檔，其它執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文書檔案由各部門自己歸檔[3]。這就產(chǎn)生了一個問題，文件與具體執(zhí)行分類放置，需要檔案室在進(jìn)行分類歸檔，這就為歸檔工作增加了難度。所以在歸檔過程中需要多個部門協(xié)作，確保文書在歸檔時(shí)由該文書產(chǎn)生的所有檔案均合并歸檔，最終實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

4 結(jié)束語

醫(yī)院文書及文書檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要成分之一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員與相關(guān)工作人員應(yīng)該給予一定的關(guān)注，提高管理者的管理水平，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)同合作，完善文書管理設(shè)備，從多方面發(fā)展提升文書管理檔案的質(zhì)量及效率。在文書管理檔案工作過程中不斷總結(jié)存在的不足與缺陷，及時(shí)生成解決方案，使醫(yī)院文書管理工作滿足醫(yī)院的經(jīng)營要求，促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。