文書(shū)檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題與建議分析

董玉新

（阿勒泰市人民政府辦公室，新疆 阿勒泰 836300）

文書(shū)檔案是任何單位內(nèi)非常重要的資料，需要長(zhǎng)期的保存和使用，可以真實(shí)反映出單位的實(shí)際情況，對(duì)于各級(jí)單位的發(fā)展和進(jìn)步起到積極的作用。文書(shū)檔案是單位管理者做出正確決策的基礎(chǔ)和根據(jù)，也能夠反映出單位發(fā)展的進(jìn)程，更是給單位員工發(fā)揮出作用提供基礎(chǔ)。但是當(dāng)前的文書(shū)檔案管理有很多問(wèn)題無(wú)法從根本上解決，本文具體分析文書(shū)檔案管理的問(wèn)題，然后總結(jié)出相應(yīng)建議，希望可以保證文書(shū)檔案管理工作順利進(jìn)行，促進(jìn)單位的發(fā)展與進(jìn)步。

1 文書(shū)檔案管理

文書(shū)檔案在我國(guó)已經(jīng)有非常長(zhǎng)的發(fā)展歷史，其主要的應(yīng)用目的就是做好各項(xiàng)記錄，真實(shí)反映出各個(gè)方面的信息，為社會(huì)的發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用。文書(shū)檔案管理需要把各種信息進(jìn)行匯總，將關(guān)鍵性的信息通過(guò)文字的方式做好記錄，保證資料完整性，存儲(chǔ)起來(lái)以備后來(lái)使用。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用到實(shí)踐中，很多信息都是以電子版的形式存在的，所以現(xiàn)代社會(huì)很多的文書(shū)檔案管理都已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成為虛擬載體的形式，以數(shù)字的形式存在。文書(shū)檔案管理的主要內(nèi)容就是進(jìn)行檔案的收集、整理、保存與利用，而文書(shū)檔案管理給單位的影響是非常巨大的，特別是能夠真實(shí)反映出單位內(nèi)部的實(shí)際情況，一份文書(shū)檔案如果發(fā)生缺失，就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案的整合率，所以從這個(gè)方面出發(fā)文書(shū)檔案管理是非常重要的。文書(shū)檔案管理是私密性的工作，對(duì)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著極為重要的影響，檔案管理一般都是少數(shù)人開(kāi)展工作，但是會(huì)綜合性反應(yīng)單位的具體情況，所以具備綜合管理的性質(zhì)。通常來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理的類(lèi)型比較多，科研、黨務(wù)管理、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)等方面。文書(shū)檔案很多情況下都是上級(jí)單位下發(fā)的文件形式，還有本單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的相關(guān)指導(dǎo)性的文件、政策性文件以及業(yè)務(wù)類(lèi)型的文件等。文書(shū)檔案管理有著較高的專(zhuān)業(yè)性，要求是非常高的，在具體工作中形成的文書(shū)檔案會(huì)真實(shí)反映出總體的情況，因此，文書(shū)檔案管理有著較高的專(zhuān)業(yè)使用價(jià)值。比如，某單位發(fā)布未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略或者業(yè)務(wù)拓展計(jì)劃等，都是非常專(zhuān)業(yè)性的。

2 現(xiàn)今文書(shū)檔案管理所存在的問(wèn)題

1）文書(shū)檔案管理制度不完善。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)分析，很多單位在進(jìn)行文書(shū)檔案管理實(shí)踐中都有不規(guī)范的問(wèn)題。比如檔案目錄編排沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案管理缺乏科學(xué)性和有效性，甚至有些單位依然使用的是落后管理方式，并沒(méi)有隨著社會(huì)的發(fā)展而進(jìn)步，導(dǎo)致檔案管理存在嚴(yán)重混亂的情況，管理效果也比較差。文書(shū)檔案管理出現(xiàn)這些問(wèn)題就不能達(dá)到使用的效果，甚至?xí)璧K單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的應(yīng)用，文書(shū)檔案都是以電子版的形式存在，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)、人力兩種方式進(jìn)行搜索，很多情況下行政事業(yè)單位都會(huì)采取人力搜索的方式，效率比較差，資源也比較浪費(fèi)，影響工作的效率和質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展，文書(shū)檔案的種類(lèi)逐漸增多，也不斷地豐富，需要更新檢索方法，提高檢索工作的效率，這樣才能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需要。因此，文書(shū)檔案管理人員選擇科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)管理費(fèi)方式，保證檢索更加的高效、準(zhǔn)確，可以減少檢索時(shí)間，促進(jìn)檢索效率的提升。

2）文書(shū)檔案管理人員的工作狀態(tài)問(wèn)題。因?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作整日面對(duì)的都是毫無(wú)生機(jī)的檔案，所以較之其他工作來(lái)說(shuō)是非?？菰锓ξ兜模夜ぷ髁勘容^大，非常的繁雜，所以很多人都不愿意投入到文書(shū)檔案管理工作中。由于人們不愿意投入到文書(shū)檔案管理崗位，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)人員嚴(yán)重不足，有很多人都不具備任何工作經(jīng)驗(yàn)就進(jìn)入到文書(shū)檔案管理崗位。絕大多數(shù)的文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)比較低，且畢業(yè)的大學(xué)生不愿意進(jìn)入到該工作崗位中，所以這一方面的人才數(shù)量非常少。當(dāng)前的專(zhuān)業(yè)文書(shū)檔案管理人員順利較少，有些單位為了能夠降低成本，一般會(huì)選擇兼職的人員進(jìn)行檔案管理，所以導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)不足，且沒(méi)有積極的學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，讓很多文書(shū)檔案管理崗位的工作質(zhì)量和效率比較差，所以就造成了文書(shū)檔案管理的總體水平很低，工作也非常差，對(duì)于單位的發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

3）文書(shū)收集工作與檔案管理工作不協(xié)調(diào)。文書(shū)收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)，目前這兩者存在著嚴(yán)重不協(xié)調(diào)的情況，導(dǎo)致文書(shū)檔案缺乏完整性、連續(xù)性的要求。而文書(shū)檔案管理工作中，非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是文書(shū)收集，保證各項(xiàng)文書(shū)資料可以達(dá)到正常使用標(biāo)準(zhǔn)，提高檢索的效率和質(zhì)量，保證實(shí)用性合格，也能夠發(fā)揮出該檔案的作用，也就能夠發(fā)揮出應(yīng)用效果，但是如果兩者沒(méi)有協(xié)調(diào)進(jìn)行，導(dǎo)致很多工作出現(xiàn)偏差，造成文書(shū)檔案管理效果極差。

3 文書(shū)檔案管理的策略

1）管理人員思想要勇于創(chuàng)新。如果使用傳統(tǒng)思維方式進(jìn)行文書(shū)檔案管理，必然導(dǎo)致工作效率差、水平低。因此，文書(shū)檔案管理中，首先需要從思想上進(jìn)行創(chuàng)新，管理人員積極轉(zhuǎn)變思維模式，擯棄傳統(tǒng)的管理理念，積極學(xué)習(xí)新的理念。管理與處理文書(shū)檔案工作中，秉承嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從整體性角度出發(fā)開(kāi)展該項(xiàng)工作，以更好地發(fā)揮出該工作的重要作用，提高工作質(zhì)量和效果。

2）更新文書(shū)檔案管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，文書(shū)檔案管理需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展應(yīng)用先進(jìn)管理方式，逐步取代傳統(tǒng)落后的手工管理方式，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用提高文書(shū)檔案管理水平和效率。從這個(gè)角度出發(fā)，文書(shū)檔案管理以時(shí)代發(fā)展作為契機(jī)，各個(gè)單位都要引入先進(jìn)管理技術(shù)，進(jìn)行信息化的更新和使用，選擇合理的應(yīng)對(duì)方式，提高檔案管理的模式和效果。在積極開(kāi)展管理和控制的基礎(chǔ)條件下，還要重視管理制度的利用，也就能夠更好地促進(jìn)整體應(yīng)用效果的提升。

3）加大文書(shū)檔案的信息化管理。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的升級(jí)與改進(jìn)，滿(mǎn)足當(dāng)前的信息化管理的需要，逐步的實(shí)現(xiàn)智能化、規(guī)范化的管理，進(jìn)而可以體現(xiàn)出管理的效率和標(biāo)準(zhǔn)。在資料信息全部完善之后，采取統(tǒng)一的文字標(biāo)準(zhǔn)，可以更好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理與控制。此外，還要做好文書(shū)檔案管理的監(jiān)控，確保文書(shū)檔案達(dá)到安全性、準(zhǔn)確性的標(biāo)準(zhǔn)要求，以更好地發(fā)揮出文書(shū)檔案的管理效果和作用，不斷的創(chuàng)新和進(jìn)步，讓文書(shū)檔案管理水平和效率得到很大的提升。

4）創(chuàng)新工作體制。文書(shū)檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展，創(chuàng)新是非常重要的，所以應(yīng)該積極引入先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新工作模式，并且提高文書(shū)檔案管理人才的水平，以更好地滿(mǎn)足社會(huì)的發(fā)展需要，讓領(lǐng)導(dǎo)提起足夠的重視，各級(jí)部門(mén)和人員都能夠積極配合，科學(xué)合理的利用各項(xiàng)資源，讓文書(shū)檔案管理更加具有協(xié)調(diào)性，發(fā)揮出文書(shū)檔案管理的作用，促進(jìn)整體工作質(zhì)量的提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)難以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，管理模式也非常的落后，根本不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。因此，文書(shū)檔案管理工作需要以時(shí)代發(fā)展作為出發(fā)點(diǎn)，符合社會(huì)的發(fā)展需要，積極創(chuàng)新，引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高工作質(zhì)量和水平，為檔案管理工作高速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。