做好檔案保密工作 提升檔案管理水平的路徑探析

張海珍

（山西省呂梁市交通運輸局，山西 呂梁 033000）

檔案管理工作在實施過程中，保密工作可謂是其中最為主要的一項內(nèi)容，同時也是檔案管理基礎(chǔ)工作，保密工作質(zhì)量會直接對國家安全、人民財產(chǎn)安全造成影響。為此，檔案管理人員在開展工作的時候，一定要提高對于這一項工作的重視程度，在工作期間落實檔案保密工作，嚴格按照我國相關(guān)保密法來開展工作，同時將傳統(tǒng)保密手段與現(xiàn)代保密手段有效結(jié)合在一起，這樣才能真正做好檔案保密工作，同時充分利用檔案來有效發(fā)揮出檔案服務(wù)社會、服務(wù)群眾的價值。

1 革新理念，提高重視

在日常工作過程中，管理人員一定要提高對于檔案保密工作的重視程度，這是有效提升檔案管理水平的基礎(chǔ)。受傳統(tǒng)保密理念所影響，現(xiàn)如今檔案管理工作還是存在著一些問題，一方面檔案管理工作在開展的時候，普遍存在著重保輕用、利用不足等情況，這促使大量檔案無法有效發(fā)揮出其價值，更甚至還會出現(xiàn)檔案浪費等情況；另一方面，部分檔案管理人員在管理工作開展的時候，其自身管理價值也無法在檔案利用中有效凸顯出來。為此，檔案管理部門一定要及時革新傳統(tǒng)管理理念，嚴格按照相關(guān)法律與制度來開展檔案保密工作，進一步提升檔案利用率。對于一些機密檔案更是要強化保密工作，而且在保密的同時還需要充分發(fā)揮出其應(yīng)用價值，在保密的基礎(chǔ)上也不能失去利用，結(jié)合實際做好兩者的取舍，這樣才能有效提升當(dāng)那管理水平。

2 強化檔案使用監(jiān)督

在檔案保密工作實施過程中，檔案監(jiān)督也是其中較為重要的一部分，其能夠有效發(fā)信啊并且制止檔案利用期間存在著的一系列不利于檔案保密的不良行為，從而有效再利用檔案的同時保密檔案，確保其安全及完整性。首先，完善檔案借閱制度，結(jié)合實際情況來對不同層次的檔案利用人員明確其領(lǐng)范圍，同時規(guī)定不一樣的審批手續(xù)，這樣才能確保檔案管理工作有序開展，從而有效減少檔案失密、泄密、文件損壞等情況的發(fā)生。為此，檔案保密工作在開展的時候，一定要積極借助于完善的規(guī)章制度來開展管理工作，這樣才能最大程度提升檔案管理水平及效率。其次，強化隊伍建設(shè)，不斷提升當(dāng)那管理人員綜合素質(zhì)。檔案保密工作開展本就依賴于檔案管理人員，所以在開展檔案管理工作的時候，還需要不斷提高其安全、負責(zé)人的意識，讓其具備良好的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素質(zhì)，這樣才能在開展檔案保密工作的時候全身心地投入于這一項工作之中，從而進一步促進檔案管理水平得以提升。最后，還需要強化檔案借閱管理，及時做好檔案歸還與檢查等工作。在檔案利用過程中，檔案管理人員需要結(jié)合不同的利用對象的不同目的，來很好地把握其思想動機與心理，然后再基于此來對其展開重點監(jiān)護。若檔案館本身條件較為良好的話，還可以安裝攝像監(jiān)視器，對于一些目的不純的檔案利用者，需要防止出現(xiàn)偷盜、撕毀亦或者是涂改檔案等情況的出現(xiàn)。此外，對于利用監(jiān)督則需要做好以下幾點：第一，要積極向檔案使用人員宣傳相關(guān)制度與規(guī)定，以此來更好地把握使用者目的及動機；第二，需要注意觀察使用人員的動態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)有出現(xiàn)違反制度等情況則需要及時進行處理；第三，還需要強化對于利用這使用情及效果的分析，這樣也能及時發(fā)現(xiàn)問題。

3 創(chuàng)新檔案保密工作

創(chuàng)新是有效提升檔案管理水平的關(guān)鍵，同時也是提升檔案保密工作質(zhì)量的關(guān)鍵。在信息化時代背景之下，原有的檔案收集、管理與利用各方面都有發(fā)生較為顯著的變化，所以檔案管理人員在開展管理工作的時候，還需要及時創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，在工作過程中不斷總結(jié)與歸納，然后基于此來創(chuàng)新檔案管理方式，這樣才能進一步提升檔案管理水平。

3.1 創(chuàng)新檔案管理機制

檔案管理工作從本質(zhì)上而言還是一項管理性的工作，無論其是任何類型的創(chuàng)新，最終還是需要依賴于一定的管理機制來實現(xiàn)。為此，創(chuàng)新檔案管理工作及時是其中較為重要的部分，之前部分檔案管理工作部門經(jīng)常會出現(xiàn)干多干燒一樣、干與不干差不多的現(xiàn)象，這促使檔案保密工作無法有效開展。針對這一問題，需要在檔案保密工作實施過程中創(chuàng)新管理機制，明確目標(biāo)管理體系，制定與收集歸檔工作目標(biāo)與計劃，同時主動與各個業(yè)務(wù)部門取得一定的聯(lián)系，以此來有效促進檔案存檔、利用工作的順利推進；另外，還可以構(gòu)建出相應(yīng)的激勵機制，這也能進一步提升檔案管理工作人員工作積極性。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方法及服務(wù)意識

在檔案管理保密工作實施過程中，檔案管理方法及服務(wù)意識創(chuàng)新同樣重要?，F(xiàn)如今出資按一個信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，在這種環(huán)境下，檔案管理工作開展自然需要依賴于新技術(shù)、新設(shè)備來開展，這能為檔案管理效率、保密工作質(zhì)量提升提供良好保障。為此，相關(guān)人員一定要提高對于這一項工作的重視，積極借助于電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化與智能化技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理與保密工作。此外，檔案管理的最終目的就是為了應(yīng)用，所以在開展檔案管理工作的時候，當(dāng)那管理人員自身需要樹立起良好的服務(wù)意識，改變傳統(tǒng)服務(wù)方式，立足于新時代與新環(huán)境來開展檔案管理服務(wù)，從而最大程度提升檔案管理水平。

4 抓好開放過程中的相關(guān)工作

要想真正做好檔案開放工作，在檔案管理過程中，還需要抓好開放過程中的以下幾點：第一，規(guī)劃歸檔開放范圍。在檔案開放之前，一定要對需要開放的檔案進行認真審查，合理規(guī)劃出檔案開放范圍，這樣才能避免機密檔案出現(xiàn)泄漏。在開展檔案開放前的審查工作時，相關(guān)人員需要結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來對開放期限內(nèi)的檔案進行審查，以此來明確其使用與開放范圍。第二，編制檢索目錄。開放檔案工作在開展的時候，還需要做好檔案開放過程中的基礎(chǔ)性工作，首要工作就是要不斷提升開放檔案內(nèi)在質(zhì)量，在原有基礎(chǔ)上系統(tǒng)化整理與分類，這樣才能確保編目的清楚與合理性；其次還需要構(gòu)建出完善的檔案號，這樣才能有效適應(yīng)檢索與檔案管理訴求；最后還需要編制檢索工具，這樣就能讓開放檔案的檢索工具逐漸成為以骨干性檢索為主的工具，從而有效落實檢索多樣化，為檔案利用提供良好保障。第三，還需要及時進行檔案解密修訂，畢竟檔案保密本就具有一定的期限，不能一成不變的進行管理。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案保密工作會直接危及到黨與民族的利益，同時也是有效保障國家安全的大事，在新時代背景下要想有效提升檔案管理水平，自然需要在工作過程中樹立起信息化檔案管理意識從規(guī)范檔案安全保密管理機制、創(chuàng)新檔案管理方式、樹立正確檔案管理理念等多角度出發(fā)來有效提升檔案管理水平，從而有效促進檔案保密工作的順利推進。