如何推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標準化

姬 爽

（吉林省雙遼市軍用飲食供應(yīng)站，吉林 雙遼 136400）

基于社會經(jīng)濟發(fā)展的影響，新時期的事業(yè)機構(gòu)內(nèi)部工作制度和現(xiàn)行管理模式不斷完善。當今的檔案管理問題已成為當前事業(yè)單位管理中首先要解決的問題之一。當前檔案管理存在一些問題，因此這些是影響事業(yè)單位中檔案管理質(zhì)量的主要因素。因此，有必要在實際工作中采取積極有效的措施，不斷提高和提升檔案管理專業(yè)水平，使事業(yè)單位的檔案管理能夠在安全穩(wěn)定的環(huán)境中運作和發(fā)展。

1 檔案管理在事業(yè)單位中的重要性

許多黨和國家領(lǐng)導人明確強調(diào)了檔案工作的重要性。歸檔的重要性也越來越突出?？梢钥闯?，檔案管理是真實的歷史記憶，是公眾合法權(quán)益的證明，為有關(guān)各方奠定了基礎(chǔ)。各個級別和類型的檔案部門必須收集和標準化完整的檔案，可以科學、安全、便捷、高效地進行使用。但是，由于長期以來存在許多問題，與檔案有關(guān)的工作的影響也受到限制，因此有必要加強檔案管理。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

檔案管理，也稱為檔案工作，是國家檔案的最基本組成部分之一。隨著社會的現(xiàn)代化，辦公自動化和無紙化方法陸續(xù)出現(xiàn)，這給檔案工作方式帶來了重大變化。

2.1 檔案管理工作方式比較落后

現(xiàn)在，越來越多的企業(yè)和機構(gòu)開始逐漸意識到檔案管理的重要性，并逐步改善和完善檔案管理以提高效率并為自己服務(wù)。但是，由于自身的發(fā)展，文件管理的局限性不夠全面和科學。由于對文件管理的關(guān)注不足，因此無法執(zhí)行相關(guān)的科學和綜合管理工作，從而使檔案看起來混亂。無法滿足集中化、系統(tǒng)化和高質(zhì)量檔案管理的要求。在市場經(jīng)濟環(huán)境中無法滿足需要和使用檔案信息的情況，不利于檔案的可持續(xù)管理。檔案管理的目的是檔案，并且只有在使用檔案時才能顯現(xiàn)出其價值。近年來，我國事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)向信息化過渡，但是許多事業(yè)單位仍具有以前的檔案管理工作的痕跡，這在搜索文件時效率低下且耗時。大多數(shù)事業(yè)單位仍將重點放在紙質(zhì)檔案上。這樣的檔案被放置在固定的地方。當需要使用或瀏覽這些檔案時，通常需要去這個地方檢查，需要花費時間較長，這種方法在以前的工作中起著重要的作用，但是社會在不斷發(fā)展，檔案管理的工作內(nèi)容需要更詳細，各種檔案的數(shù)量在逐漸增加，傳統(tǒng)的檔案管理不僅降低管理效率，還給管理部門帶來了很大的壓力。因此，事業(yè)單位的檔案管理方法應(yīng)隨著社會的發(fā)展而不斷改進和發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化、標準化已成為大趨勢，這種管理方法高效而快速。

2.2 對檔案管理重視不足

一些事業(yè)單位忽視了檔案管理工作的專業(yè)性和重要性，導致檔案管理人員的頻繁變動，檔案管理人員的專業(yè)性影響了文件管理工作的效率和質(zhì)量。目前，我國事業(yè)單位中的大多數(shù)檔案管理人員都沒有很高的專業(yè)素養(yǎng)和較強的工作技能。一些事業(yè)單位認為檔案管理取決于后勤工作而沒有對工作進行足夠的關(guān)注，所以事業(yè)單位不重視檔案管理工作。

3 檔案管理的規(guī)范化和標準化措施

3.1 建立完整的檔案管理系統(tǒng)，明確管理職責

在信息時代，為了使事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化和標準化，首先建立一個完整、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，并明確界定檔案管理人員的職責。在某些操作中，要嚴格執(zhí)行各種文件管理操作，以減少非法檔案管理的可能性。其次，需要分類和管理不同類型的檔案，以便可以在后續(xù)的檔案重新調(diào)用過程中快速找到所需的檔案。在事業(yè)單位的日常管理工作中，檔案管理也應(yīng)分為重要的管理工作內(nèi)容，并隨著事業(yè)單位的實際發(fā)展，應(yīng)制定詳細的管理工作計劃，并進行專業(yè)的小組管理。針對各種檔案管理問題，采取相應(yīng)的措施，促進檔案管理的規(guī)范化和標準化。

3.2 實施檔案管理方式的改革和升級

在新形勢下，為了更好地解決檔案管理業(yè)務(wù)的弊端和不足，事業(yè)單位經(jīng)常不定期地管理和調(diào)查各種組織的檔案管理數(shù)據(jù)和其他信息。在這種情況下，繼續(xù)使用現(xiàn)有的檔案管理方法會增加管理員的工作量和負擔。在檔案管理方式的改革和升級中，重點是借助最新信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理信息共享平臺，并借助該平臺實現(xiàn)各種類型的檔案管理?？梢耘R時檢查組織檔案管理的狀態(tài)，還可以從計算機中快速調(diào)用這些檔案，以減輕員工的負擔和工作量并提高可管理性。同時，基于信息技術(shù)的檔案管理可以實現(xiàn)多種管理。例如，可以集中化文本、圖片、圖像等以實現(xiàn)檔案管理，豐富檔案內(nèi)容并使檔案內(nèi)容更有意義。

3.3 妥善保管檔案

對于事業(yè)單位來講，建立的時間比較久。因此，通常會有很多無用的檔案。例如，一些早期的文檔檔案相對較粗糙。當前，需要準備這些文件?？梢韵胂蠊芾砗徒M織方面面臨的挑戰(zhàn)。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化，必須做好檔案管理的細化管理?？梢詣h除一些創(chuàng)建簡單且沒有價值的檔案，以避免占用大量資源。對于一些有價值的紙質(zhì)檔案，需要及時實現(xiàn)檔案電子化管理，以確保單位檔案的綜合性，并不斷完善和補充檔案信息管理系統(tǒng)。

3.4 檔案管理團隊人員的全面質(zhì)量優(yōu)化

事業(yè)單位的檔案管理人員是檔案管理的執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量。因此，為了使檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和標準化，必須不斷優(yōu)化文件管理團隊的整體素質(zhì)，熟悉檔案管理信息，可以靈活地用于更新文檔管理意識和概念，因此可以真正理解文檔管理對事業(yè)單位的重要性。同時，有必要做好檔案管理人員技能的評估，以確保熟練掌握檔案管理的操作技能和方法。

4 結(jié)語

總之，伴隨著社會的進一步發(fā)展，檔案管理不可避免地變得電子化和標準化，使管理更加標準化和規(guī)范化，并解決了傳統(tǒng)檔案管理和存儲的弊端。檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃和工作效率起著舉足輕重的作用，因此事業(yè)單位必須重視對檔案管理標準化和規(guī)范化的關(guān)注，進一步增強管理能力，并探索自己的檔案管理模式。