預(yù)立卷和首卷制在光伏建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用

朱 紅 阮莉娟

（貴州烏江水電新能源有限公司，貴州 貴陽(yáng) 550000）

1 工程簡(jiǎn)況

隨著近些年國(guó)家對(duì)清潔能源的重視，一些新能源企業(yè)迎合國(guó)家改革建設(shè)需要，在技術(shù)上不斷突破創(chuàng)新，并網(wǎng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，近幾年呈現(xiàn)翻番態(tài)勢(shì)，陸上風(fēng)電和光伏發(fā)電逐漸步入平價(jià)上網(wǎng)時(shí)代，其主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍是關(guān)于新能源電力項(xiàng)目的實(shí)施及后續(xù)的經(jīng)營(yíng)管理；電能的產(chǎn)銷一體化；項(xiàng)目中產(chǎn)生的廢棄物開發(fā)利用；電力設(shè)備的采購(gòu)和維保、項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)咨詢等服務(wù)。

2 預(yù)立卷和首卷制在光伏建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用

1）“預(yù)立卷”檔案管理?！邦A(yù)立卷”是根據(jù)相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，在項(xiàng)目實(shí)施前將關(guān)于項(xiàng)目施工并已經(jīng)辦理完畢的相關(guān)文件及時(shí)歸納整理并保存到制定卷盒內(nèi)。采用這種“預(yù)立卷”檔案管理制度可以有效保存文件的完整性，避免文件因保存不當(dāng)出現(xiàn)殘損和缺失，為后續(xù)文件整理組卷和歸檔節(jié)省了時(shí)間。公司會(huì)根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)行周期，將文件進(jìn)行階段性分類，一般編制辦法將文件明確了以下五個(gè)部分：項(xiàng)目前期文件、施工階段文件、生產(chǎn)準(zhǔn)備與試運(yùn)行階段、竣工階段文件、后評(píng)估階段文件等。并確定了文件結(jié)構(gòu)體系及檔案分類號(hào)、檔案使用說明、保管期限劃分表、歸檔范圍。檔案管理人員應(yīng)做好工程準(zhǔn)備階段文件、招投標(biāo)及合同文件等兩個(gè)部分文件的卷盒建立工作，EPC總承包承擔(dān)全部施工文件，包括竣工圖、試運(yùn)行、竣工等環(huán)節(jié)的卷盒建立工作，監(jiān)理項(xiàng)目部承擔(dān)與監(jiān)理工作范疇相關(guān)的卷盒建立工作。同時(shí)EPC總承包需要按照相關(guān)制度的分類號(hào)，參照項(xiàng)目具體施工情況，在進(jìn)場(chǎng)后的30日內(nèi)完成施工及竣工體系的二級(jí)分解和檔號(hào)，根據(jù)要求建立卷盒，并對(duì)每個(gè)卷盒內(nèi)的文件命名，同時(shí)監(jiān)理和檔案管理部門進(jìn)行協(xié)同審定。監(jiān)理項(xiàng)目部也應(yīng)遵照相關(guān)要求對(duì)有關(guān)監(jiān)理體系的文件向下分解和檔號(hào)，同樣，按照要求建立卷盒，需要在檔案管理部門審核后再執(zhí)行。檔案管理工作人員對(duì)已經(jīng)辦理完畢的文件做到及時(shí)整合，并歸納到相應(yīng)的卷盒內(nèi)。項(xiàng)目經(jīng)理須將卷盒的建立和平時(shí)歸卷等相關(guān)檔案管理工作納入日常管理工作中。在歸卷工作中，項(xiàng)目部可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)預(yù)立卷檔號(hào)進(jìn)行調(diào)整，但調(diào)整后的類目須報(bào)檔案管理人員審定批準(zhǔn)。

2）“首卷制”檔案管理。項(xiàng)目檔案“首卷制”是對(duì)首卷案卷做再一次的評(píng)估確認(rèn)，通過完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性三個(gè)維度進(jìn)行考證，推行“首卷制”是想通過首件案卷的示范作用，帶動(dòng)后續(xù)案卷參照首件案卷進(jìn)行，確保達(dá)到首件案卷質(zhì)量的一種推行制度。施工項(xiàng)目一般采取“預(yù)立卷”制度，當(dāng)整合完畢的首件案卷完成自檢后，需要呈送監(jiān)理及檔案管理部門進(jìn)行審核。檔案管理部門在審查首件案卷符合相關(guān)制度要求后，簽發(fā)《首卷案卷確認(rèn)書》。審核過程中，出現(xiàn)不符條件的，檔案管理部門會(huì)給予正確的指導(dǎo)意見，按照要求整改完畢后，再走審核程序進(jìn)行二次審定。當(dāng)首件案卷確定后，后續(xù)案卷的歸卷均參照首件案卷進(jìn)行整理和歸納。

3 檔案管理運(yùn)行體系建設(shè)

檔案管理相關(guān)制度需要建立在檔案管理運(yùn)行體制基礎(chǔ)上，檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)遵循針對(duì)性、全面性和強(qiáng)制性原則。下面就四個(gè)方面介紹光伏發(fā)電工程項(xiàng)目檔案管理運(yùn)行體系。

1）通過合同約束強(qiáng)化檔案管理工作。公司在定制相應(yīng)合同條款時(shí)，要按照建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與工程實(shí)體建設(shè)相同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建立合同文本文件，應(yīng)遵循目標(biāo)性。檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)禁、規(guī)范、科學(xué)，充分體現(xiàn)EPC總承包的管理水平，同時(shí)應(yīng)將上述部分納入特殊條款中。根據(jù)實(shí)際工作需要，應(yīng)建立檔案保證金制度，在合同條款中應(yīng)明確保證金額度及返還條件。監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)加強(qiáng)重視檔案管理工作并納入日常工作和管理內(nèi)容，監(jiān)理工程質(zhì)量也代表了監(jiān)理項(xiàng)目檔案質(zhì)量，二者相輔相成。

2）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)指導(dǎo)和交流。為了加強(qiáng)檔案管理工作效能，應(yīng)根據(jù)國(guó)家、行業(yè)、有關(guān)部門頒布的關(guān)于檔案管理法律法規(guī)建立健全檔案管理培訓(xùn)制度，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，具體內(nèi)容應(yīng)參照竣工文件結(jié)構(gòu)劃分，相關(guān)編制要求、組卷格式以及檔案工作實(shí)施方案。組織培訓(xùn)時(shí)，檔案管理負(fù)責(zé)人根據(jù)理論知識(shí)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)采取面授與溝通交流相結(jié)合的形式。當(dāng)參訓(xùn)人員掌握檔案管理工作核心要點(diǎn)，并且能正常參與檔案管理工作為止。培訓(xùn)中應(yīng)確保參訓(xùn)人員認(rèn)真記錄，對(duì)不明白的工作細(xì)節(jié)問題及時(shí)溝通，確保培訓(xùn)活動(dòng)能夠全面提高業(yè)務(wù)能力。項(xiàng)目部在檔案管理工作中遇到業(yè)務(wù)相關(guān)問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)檔案管理部門，檔案管理部門會(huì)根據(jù)相關(guān)制度要求給予正確引導(dǎo)。檔案管理部門在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，深入基層進(jìn)行調(diào)研并組織業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，對(duì)業(yè)務(wù)問題展開探討，做好經(jīng)驗(yàn)分享工作。為了提高業(yè)務(wù)能力，檔案管理人員應(yīng)積極參加上級(jí)部門舉辦的各種培訓(xùn)班、論壇會(huì)，并對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)開展調(diào)查研究，并將取得的經(jīng)驗(yàn)成果及時(shí)反饋和分享，以便進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理整體水平。

3）過程檢查和竣工文件的分級(jí)審查。檔案管理員在日常工作中應(yīng)對(duì)所收集的文件組好自檢工作，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決問題，確保合同相關(guān)歸卷文件符合編制要求。EPC項(xiàng)目部提交的各類歸卷文件中必須做到自檢并提交自檢報(bào)告。監(jiān)理項(xiàng)目部及時(shí)對(duì)EPC項(xiàng)目部上報(bào)的歸卷文件進(jìn)行復(fù)查，同時(shí)作為日常工作內(nèi)容，監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)歸卷文件復(fù)查情況作出整改意見并下發(fā)通知書，監(jiān)理項(xiàng)目部每月定期上報(bào)歸卷文件自檢結(jié)果外，還應(yīng)通報(bào)施工項(xiàng)目部歸卷文件的檢查結(jié)果。檔案管理部門應(yīng)定期專項(xiàng)檢查，根據(jù)工作實(shí)際需要，可以邀請(qǐng)行業(yè)專家參加例行檢查，檢查內(nèi)容包括：項(xiàng)目部整體運(yùn)行情況是否有序進(jìn)行，管理制度是否落到實(shí)處，歸卷文件是否及時(shí)有序、相關(guān)流程是否準(zhǔn)確規(guī)范，問題是否解決。檔案管理部門在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)逐一提出整改意見，并及時(shí)通報(bào)檢查結(jié)果。在竣工文件審查時(shí)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目施工相關(guān)資料文件以及竣工效果等實(shí)行“五級(jí)審查制”，施工單位首先自查為第一級(jí)審查、EPC總承包進(jìn)行第二級(jí)審查、項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)行第三級(jí)審查、建設(shè)單位項(xiàng)目部為第四級(jí)審查、竣工驗(yàn)收部門為最終審查；監(jiān)理文件采取內(nèi)部自查、建設(shè)單位復(fù)查，竣工驗(yàn)收部門終審的“三級(jí)審查制”；竣工文件需要采取設(shè)單位項(xiàng)目部自查、竣工驗(yàn)收部門終審的“二級(jí)審查制”。在項(xiàng)目竣工前期，還沒啟動(dòng)驗(yàn)收部門終審前，應(yīng)對(duì)檔案提前預(yù)驗(yàn)收，并針對(duì)檔案工作做相關(guān)研討，為了讓檔案更加真實(shí)、準(zhǔn)確，應(yīng)提前對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，提前做到整改，確?？⒐を?yàn)收合格。

4）嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲制度。為了加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效，施工項(xiàng)目部門應(yīng)建立相關(guān)考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，完善管理職責(zé)，讓考核獎(jiǎng)懲制度約束檔案管理工作有效運(yùn)行，考核結(jié)果應(yīng)與檔案工作人員的工資收入及切身利益掛鉤。檔案管理工作小組除建立檔案管理考核指標(biāo)體系外，將根據(jù)工程推進(jìn)情況和檔案管理工作實(shí)際，定期對(duì)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，通過研討、競(jìng)賽等形式提高檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，將檔案審查結(jié)果與工程質(zhì)量考核掛鉤。根據(jù)考核獎(jiǎng)懲制度，對(duì)在檔案管理工作中業(yè)務(wù)突出的部門和個(gè)人，應(yīng)適當(dāng)給精神與物質(zhì)兩方獎(jiǎng)勵(lì)，頒發(fā)榮譽(yù)證書?？己诉^程中如發(fā)現(xiàn)違規(guī)或質(zhì)量不合格，且規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有做出整改措施的應(yīng)做通報(bào)批評(píng)，并按規(guī)定給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，有關(guān)新能源企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和擴(kuò)大，對(duì)檔案管理也提出了更高要求。本文對(duì)預(yù)立卷和首卷制在光伏建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用進(jìn)行說明，以此為相關(guān)專業(yè)提供參考和借鑒。