淺析事業(yè)單位會計檔案規(guī)范管理核心研究

向 偉

（荊州住房公積金管理中心，湖北 荊州 434000）

會計檔案管理作為事業(yè)單位管理體系中的重要內(nèi)容，近年來隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對事業(yè)單位的會計檔案管理水平也提出了更高的要求，但是很多事業(yè)單位在該方面工作開展過程中受到了人才、技術(shù)等多種因素的制約，導致了會計檔案管理的職能無法充分發(fā)揮。因此，我國的事業(yè)單位還要加強對會計檔案管理工作的重視力度，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理狀況，采用針對性的優(yōu)化策略，不斷提升自身會計檔案管理的專業(yè)化與現(xiàn)代化水平，才能夠滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的實際需求，對于事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展也有著積極意義。

1 事業(yè)單位會計檔案管理工作的重要意義

第一，改善強化指向行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作，能夠支持實現(xiàn)針對國有資產(chǎn)要素的有效充分保護，規(guī)避國有資產(chǎn)要素的流失問題。從經(jīng)濟屬性角度展開分析，行政事業(yè)單位占有和控制的各類財產(chǎn)要素均具備著顯著的國有經(jīng)濟屬性，強化開展行政事業(yè)單位會計檔案管理工作，能支持行政事業(yè)單位占有控制的國有資產(chǎn)發(fā)生的每一個變動事項都能獲取到明確清晰的記錄，規(guī)避國有資產(chǎn)的無形損失問題。第二，改善強化指向行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作，能夠支持改善提升行政事業(yè)單位對財政資金的整體使用效率，確保建構(gòu)形成具備科學性、完整性及規(guī)范性的監(jiān)督工作實踐體系。會計檔案是全面準確記錄揭示行政事業(yè)單位經(jīng)濟往來業(yè)務(wù)發(fā)生情況的關(guān)鍵參考依據(jù)，借助針對會計檔案資料開展全面恰當優(yōu)質(zhì)的保管控制干預，有利于監(jiān)管工作職能部門，針對行政事業(yè)單位的真實業(yè)務(wù)資金使用行為展開考核，確保行政事業(yè)單位內(nèi)部各項業(yè)務(wù)資金的來源渠道及具體去向清晰，徹底控制規(guī)避行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)資金流轉(zhuǎn)過程中可能遭遇的貪污腐敗違法犯罪問題。

2 事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題

1）沒有全面掌握相關(guān)法規(guī)要求。為推動會計檔案管理事業(yè)的整體發(fā)展，國家先后數(shù)次修訂會計檔案管理方面的法規(guī)條例。但部分事業(yè)單位的會計檔案管理人員沒有及時學習和掌握國家政策，依然沿用傳統(tǒng)經(jīng)驗和方法，這樣會計檔案管理的規(guī)范性將難以實現(xiàn)。同時，事業(yè)單位也沒有充分重視會計檔案管理工作，沒有定期對會計檔案管理人員進行培訓，導致相關(guān)法規(guī)政策得不到全面落實。

2）缺乏規(guī)范有效的會計檔案管理制度。在會計檔案管理工作中有著比較多的流程，但是目前很多會計檔案管理還沒有構(gòu)建行之有效的檔案管理制度，也就無法達到規(guī)范化跟制度化的管理要求。一些事業(yè)單位在會計檔案管理工作開展過程中還沒有對移交時間等參數(shù)進行明確，在會計檔案的保管跟使用過程中也沒有嚴格按照會計法的相關(guān)職能來開展工作，這也就導致了會計工作在開展過程中存在著比較多的問題。

3）沒有明確會計檔案保管歸屬。部分事業(yè)單位無法正確處理會計檔案的保管歸屬問題，由財務(wù)人員負責管理財務(wù)檔案，這樣將會累積大量的財務(wù)檔案，甚至直接在閑置區(qū)域堆放會計檔案。近些年來，為更加高效管控事業(yè)單位，國家審計力度不斷增大，同一年內(nèi)可能會對部分單位進行多次審計。審計范圍也逐步擴大，甚至對以往的會計檔案進行抽查。依據(jù)相關(guān)規(guī)定實施會計檔案保管工作，財務(wù)人員與檔案管理人員的工作量將會增大，因此很多事業(yè)單位依然由會計部門保管會計檔案。

3 事業(yè)單位提升會計檔案管理水平的具體措施

1）強化會計檔案管理意識。為了獲得良好的會計檔案管理效果，首先要求事業(yè)單位能夠加強對該方面工作的重視力度，在結(jié)合各個單位實際情況的基礎(chǔ)上，進行會計檔案管理責任制的嚴格落實，還需要將會計檔案的立卷、管理以及移交等內(nèi)容體現(xiàn)在財務(wù)人員自身工作中，對于在會計檔案管理中出現(xiàn)嚴重失誤的人員，也要給予一定的懲罰處理。只有在事業(yè)單位內(nèi)部形成規(guī)范化的會計檔案管理模式，才能夠確保各項檔案管理工作的落實效果，滿足事業(yè)單位自身的實際發(fā)展需求。

2）合理設(shè)置會計檔案崗位。會計檔案直接反映事業(yè)單位經(jīng)濟活動，涵蓋報表、賬簿等較多方面的內(nèi)容，復雜性、嚴謹性較強。相較于一般檔案，會計檔案的保密性、連續(xù)性更強，且直接影響到事業(yè)單位預算、決策以及監(jiān)督等活動的實施。為確保會計檔案的價值得到充分體現(xiàn)，事業(yè)單位需將會計檔案崗位獨立出來。結(jié)合會計檔案管理任務(wù)和要求，配置具有較強專業(yè)能力和敬業(yè)精神的人員。同時，以制度條例形式明確會計檔案管理崗位的責任與權(quán)力，檔案管理效果直接與職工的績效水平掛鉤，這樣能夠?qū)嫏n案管理人員的主動性、積極性充分調(diào)動起來，促進會計檔案管理工作有序進行。

3）理順會計檔案管理流程。會計檔案的管理流程比較復雜，在具體實施過程中還會受到一些外界因素的影響，因此事業(yè)單位還需要根據(jù)《會計法》中相關(guān)要求以及自身發(fā)展需求，對現(xiàn)有的會計檔案管理制度進行不斷優(yōu)化與完善，才能夠促進會計檔案管理效率跟質(zhì)量得到進一步的提升。首先要進行會計檔案定期移交制度的制定，要求在規(guī)定期限內(nèi)將會計檔案移交給單位檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，對于已經(jīng)建立檔案室的事業(yè)單位，可以結(jié)合檔案室的具體要求與規(guī)章制度來進行相關(guān)手續(xù)的辦理，隨后將會計檔案移交給檔案室進行管理。對于還沒有建立檔案室的事業(yè)單位，會計檔案需要暫時由財會部門進行妥善保管，但是要由專人進行負責，出納不得兼任會計檔案管理 工作。

4）加快會計檔案電子化進程。近年來，我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了迅猛的發(fā)展，因此事業(yè)單位在會計檔案管理工作中還要加強電子信息化技術(shù)的建設(shè)力度。較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案還有著易于存儲、操作簡便以及安全性高的特征，對于后續(xù)的檔案查閱也能夠起到良好的促進效果。因此我國事業(yè)單位還要進一步加強會計檔案電子化建設(shè)的資金投入力度，根據(jù)自身實際情況進行檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，并要積極應用信息安全技術(shù)來提升會計檔案的管理安全性。

5）嚴格執(zhí)行會計檔案管理程序。會計檔案保管過程中，管理人員需將檔案安全作為關(guān)注的重點。目前可從永久、定期兩個方面劃分會計檔案的保管期限，如果會計檔案資料達到相關(guān)保管年限，需及時進行鑒定和銷毀。由于鑒定銷毀難以重復，一旦有偏差、錯誤出現(xiàn)，將會造成不可逆的影響。因此，要在事業(yè)單位內(nèi)部貫徹會計檔案管理法規(guī)，規(guī)范化開展銷毀工作。同時，設(shè)置監(jiān)銷人員，實施銷毀工序之前，監(jiān)銷人要仔細清點、核對銷毀清冊上所列內(nèi)容。完成銷毀工序后，監(jiān)督人員需要在銷毀清冊上簽字。通過各項制度要求的嚴格落實，盡可能避免出現(xiàn)工作失誤。

4 結(jié)束語

會計檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，為充分凸顯會計檔案的價值，事業(yè)單位需系統(tǒng)梳理和總結(jié)遇到的問題，及時制定針對性地解決策略，顯著改善會計檔案管理效率。