如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

劉夢茹

（阿盟公路運輸維護(hù)中心，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750306）

目前，我國檔案管理工作在新時期背景下出現(xiàn)了巨大變化，呈現(xiàn)出檔案資源數(shù)據(jù)日益豐富、檔案信息愈加多元化的特征，加之計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐漸暴露出越來越多的問題，難以順應(yīng)新時期的發(fā)展需求。在此形勢下，改革創(chuàng)新檔案管理工作刻不容緩。因此，研究新時期的檔案管理工作十分必要，是擺在我國各地、各級檔案機構(gòu)面前的重要任務(wù)

1 事業(yè)單位文書檔案管理中容易遇到的有關(guān)問題

1）對檔案管理工作推進(jìn)力度不足。一是，個別檔案管理部門缺少嚴(yán)密的工作制度和工作流程，執(zhí)行力不夠到位，收集、傳遞及歸檔存在不及時、被動工作等情況，工作流程漏洞多、不嚴(yán)密，檔案材料收集、轉(zhuǎn)移、存檔不夠及時、完備、準(zhǔn)確；二是，建檔材料存在分類不規(guī)范、內(nèi)容不準(zhǔn)確的形象，有的存在裝錯類別的，容易影響檢索正確率和效率；有的存在材料涂抹或填寫不清楚現(xiàn)象的；有的存在冗余材料存檔造成檔案材料過于龐雜的；三是，個別存在檔案整理不夠規(guī)范、整潔、美觀的，在裱糊、裝訂等環(huán)節(jié)不夠嚴(yán)格、認(rèn)真，造成檔案整理成效不夠突出。

2）理念滯后。一些基層事業(yè)的工作人員，將工作內(nèi)容局限于抄錄檔案、保管檔案范圍內(nèi)，對檔案的管理僅從檔案事務(wù)性工作出發(fā)，尚未正確認(rèn)識檔案管理具有的國家財富價值，沒有明確檔案管理對現(xiàn)代社會發(fā)展所起到的間接性增加經(jīng)濟(jì)效益作用。理念上的滯后，不僅導(dǎo)致檔案資料頻繁出現(xiàn)信息泄露、丟失、不完整等情況，還經(jīng)常發(fā)生檔案管理設(shè)備老舊、破損等問題沒有及時解決，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，思想上對檔案工作檔案管理的不重視，行為上對檔案管理的不規(guī)范不科學(xué)，大大阻礙了檔案管理工作改革創(chuàng)新。

3）方法單一。社會在不斷進(jìn)步，檔案工作的方法不能停滯不前，而是要與時俱進(jìn)向著多元化方向不斷邁進(jìn)。但是現(xiàn)階段來看，我國事業(yè)單位檔案管理方法還存在著過于單一陳舊的問題，事業(yè)單位很多檔案工作人員自身沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，所掌握的檔案管理手段、理論知識、現(xiàn)代化技術(shù)明顯不足，實際工作開展盲目沿用過去“老一套”方法，不僅工作過程乏味枯燥，工作效率也很低下，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。此外，現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用的不足，也無法體現(xiàn)飛速發(fā)展的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的獨特優(yōu)勢，無法為檔案管理注入源源不斷的新活力。

2 做好事業(yè)單位文書檔案管理的對策

1）提高重視程度，全面認(rèn)識檔案管理。長久以來，很多人都將檔案管理定位于幕后工作，不夠關(guān)注這項工作，加之檔案管理沒有明顯的工作成績，更加劇了檔案管理被忽視的程度。新時期的事業(yè)經(jīng)營管理與發(fā)展中，要提高對檔案管理的重視程度，將其作為一項艱巨且需長期堅持的工程，全面認(rèn)識檔案管理重要性，意識到檔案管理對于機構(gòu)穩(wěn)定運行、企業(yè)正常發(fā)展以及社會快速進(jìn)步等方面的積極作用，把檔案管理納入重點工作范疇，從上到下有序落實各項檔案管理內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，采取有效方法防范和解決處理，通過思想態(tài)度的端正，自覺扛起崗位工作中的檔案管理責(zé)任，認(rèn)真嚴(yán)肅看待各項檔案管理工作。

2）增加信息化應(yīng)用，革新工作方式。面對新時期對各個領(lǐng)域信息化建設(shè)提出的迫切要求，事業(yè)單位的檔案管理工作要盡快增加信息化應(yīng)用。一方面，購進(jìn)功能完善、效率高、安全保障強的檔案管理現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備設(shè)施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實提供基礎(chǔ)條件。另一方面，加強對工作人員使用信息化手段提升檔案管理效率和質(zhì)量的技術(shù)培訓(xùn)力度，保證工作人員可以嫻熟操作計算機、現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施、信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫等。

3）提高單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的認(rèn)識。提高對事業(yè)單位文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識，必須從領(lǐng)導(dǎo)開始以身作則。要加大對事業(yè)單位檔案管理工作重要性的宣傳力度，從單位領(lǐng)導(dǎo)人、檔案管理人員、產(chǎn)生和收集檔案的員工開始，全面培養(yǎng)他們工作的積極性，形成檔案的收集及保管意識。只要領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到文書檔案的重要性，就勢必會加大經(jīng)費的投入，加強人員的培訓(xùn)力度，改善單位檔案管理工作環(huán)境。

4）創(chuàng)新管理模式，提升管控效率?，F(xiàn)階段，部分企事業(yè)單位已經(jīng)開始逐漸提升對計算機技術(shù)應(yīng)用的重視，但是通常只涉獵到檔案目錄的收錄、輸出和檢索等，這顯然是不夠的，相關(guān)管理人員需要進(jìn)行更為深層次的探索應(yīng)用，推廣各種嶄新技術(shù)。實際上，通過實踐觀察后可以發(fā)現(xiàn)計算機技術(shù)在檔案管理中具備極為廣闊的發(fā)展前景，如利用條形碼的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案編號，此舉不僅能夠保證檔案資料的安全性，而且還能夠為后續(xù)查閱和管理奠定下良好的基礎(chǔ)，此外此種方法還能加速借閱歸還的速度?，F(xiàn)階段，我國各行業(yè)的手工操作均在嘗試著應(yīng)用計算機技術(shù)來完成，針對文書檔案管理的工作自然也不例外。檔案的業(yè)務(wù)工作以及管理工作等均在不同程度上實現(xiàn)計算機管控，極為有效地推動了不同地區(qū)的文書檔案的資源交流，這是人們利用計算機技術(shù)的重要展現(xiàn)。有大量實踐報告表明，此種檔案管理模式能夠在相當(dāng)大的程度上解決實際存在的問題，同時還能有效提高管理質(zhì)量和管理效率。

5）創(chuàng)新隊伍建設(shè)，優(yōu)化工作形態(tài)?，F(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)正在迅猛發(fā)展，檔案管理的模式將會伴隨信息技術(shù)的發(fā)展變化而產(chǎn)生變動，整體科學(xué)性、合理性正在不斷增強，但即便如此，檔案管理也需要人員的操作支撐。所以，檔案管理工作者有必要堅持學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高自身的從業(yè)能力，通過科學(xué)合理的技術(shù)工具，增強檔案管理工作的投入，促使檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。相關(guān)企事業(yè)單位需要把好人才入口關(guān)，注意招聘具備專業(yè)文化知識、技能的人才，以為檔案隊伍的充實建設(shè)奠定下堅實的支撐作用。要注重現(xiàn)有人才的應(yīng)用，大膽應(yīng)用具備專業(yè)理論知識和技能特長的年輕干部，穩(wěn)定現(xiàn)階段文書檔案管理團(tuán)隊，解決其存在的各種實際問題，保證投入到本職工作中。此外，還需要健全完善人員進(jìn)出管理制度，以促進(jìn)文書檔案工作的穩(wěn)定 發(fā)展。

6）推舉特色服務(wù)，優(yōu)化服務(wù)功能。在新時期的檔案管理工作不能被局限在傳統(tǒng)的坐等上門的落后模式，有關(guān)人員需要明確應(yīng)該如何實現(xiàn)從被動到主動的轉(zhuǎn)化，借助于計算機技術(shù)來提供遠(yuǎn)程服務(wù)。眾所周知，網(wǎng)絡(luò)是非常龐大的信息集散地，資源信息傳播速度是非?？捎^的，和其他文書檔案機構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共同享用部分信息資源，逐步拓寬業(yè)務(wù)的應(yīng)用范圍，由淺至深，逐步地深化現(xiàn)階段文書檔案管理工作。檔案管理工作能夠在服務(wù)領(lǐng)域?qū)ふ彝黄婆c創(chuàng)新，全方位地開發(fā)現(xiàn)階段已經(jīng)擁有的檔案資料，而后加工處理，保證其能夠更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會，為社會發(fā)展提供不竭的動力。

3 結(jié)束語

總之，文書檔案的內(nèi)容將會見證企事業(yè)單位從無到有，從有到創(chuàng)新，從創(chuàng)新到拓寬的歷程，是現(xiàn)代企事業(yè)單位的重要管理工作。所以，切實有效地提升在文書管理上的投入具有極為重要的實踐意義。