新時(shí)期辦公室檔案管理的有效性探究

任麗涯

（青島能源熱電有限公司第三熱力分公司，山東 青島 266000）

隨著現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，公司的規(guī)模也在不斷地?cái)U(kuò)大，而檔案管理的方式也出現(xiàn)了改變，加大了檔案管理工作人員的工作難度，公司人員的更替以及業(yè)務(wù)的增加產(chǎn)生了大量的檔案信息，這也加大了辦公室檔案管理的出錯(cuò)量，嚴(yán)重影響了公司的發(fā)展，要知道辦公室檔案管理的目的是給以后工作的有序展開起到保障作用，同時(shí)提升公司的管理水平，所以，我們必須在新時(shí)代的背景下對檔案管理工作進(jìn)行不斷地改革和規(guī)劃，讓其能夠更好地為公司的發(fā)展指引方向[1]。

1 檔案管理的意義

辦公室檔案存儲著一個(gè)公司從上到下的所有成員的組建結(jié)構(gòu)，還記錄公司從有到無一步一步發(fā)展中所遇到的困難坎坷，可以說是對過往的總結(jié)以及對未來的激勵，同時(shí)也是一個(gè)企業(yè)的活標(biāo)本，其所整理的企業(yè)發(fā)展歷程更是彰顯了整個(gè)公司的企業(yè)文化，讓很多新來的員工以及前來合作的合作方能夠更直觀地了解這個(gè)公司，還可以在以后的公司宣傳工作進(jìn)行時(shí)提供大量的資料與真實(shí)事例，從而更全面更完美的進(jìn)行宣傳。同時(shí)里面包含了公司以往所有的重要決策和一些成功合作方案，以及一些涉及商業(yè)的機(jī)密，可以通過對過往數(shù)據(jù)的對比分析為以后公司發(fā)展提供更好的方向，所以我們必須加強(qiáng)辦公室檔案的整理與管理工作，充分保障其有效性[2]。

2 辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

因?yàn)楸竟镜陌l(fā)展時(shí)間并不是很長，對科學(xué)管理制度體系的建立沒有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，所以現(xiàn)有的檔案管理制度比較的落后一點(diǎn)，對文件的整理歸檔工作多以傳統(tǒng)的方法來展開，雖然也形成了一套屬于自身的規(guī)矩制度，但在實(shí)際的整理過程中，這些自身的制度已無法滿足新時(shí)代檔案管理的需求，在后期需要調(diào)用檔案時(shí)也會耽誤很多的時(shí)間，很大程度上降低了整體的工作效率[3]。

1）專業(yè)人員缺乏。雖然看起來檔案管理人員的工作比較簡單，沒有什么特別的工作技巧，只是對一些文件數(shù)據(jù)進(jìn)行存放管理，但是實(shí)際的辦公室檔案管理工作是非常細(xì)致麻煩的，需要對數(shù)據(jù)材料進(jìn)行精確的分類歸檔。但是很多的時(shí)候公司為了成本的節(jié)約，很容易就會忽略檔案管理的工作，對檔案管理人員專業(yè)能力需求也變得降低，影響了檔案工作的準(zhǔn)確性和有效性，導(dǎo)致辦公室檔案管理問題頻發(fā)。2）缺乏重視性。在很多公司的眼中檔案只是一種數(shù)據(jù)的積累，對于以往的數(shù)據(jù)整理收集看待的并不重要，也沒有建立專門的檔案管理部門以及科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致經(jīng)常會出現(xiàn)檔案缺失、檔案失去有效性的問題[4]。3）缺乏先進(jìn)的管理軟件及設(shè)備。很多的公司都是手工的對檔案進(jìn)行整理歸檔，但一旦發(fā)生人員變更后期檔案的查找工作就變得異常困難，甚至需要重新整理歸檔，嚴(yán)重的浪費(fèi)了公司的人力財(cái)力。同時(shí)手工的整理以及紙質(zhì)的管理模式無法及時(shí)有效的對檔案進(jìn)行查找閱覽，也無法長時(shí)間的進(jìn)行存放。4）缺乏安全性?，F(xiàn)代檔案的管理是建立在信息化時(shí)代的道路上的，而公司的檔案管理工作對信息化的管理方式仍舊處于缺乏狀態(tài)，對計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的使用仍處于基礎(chǔ)階段，導(dǎo)致無法及時(shí)修復(fù)信息管理中的安全漏洞，進(jìn)而檔案信息資料泄露嚴(yán)重，甚至還會影響到后續(xù)的公司發(fā)展。

3 增強(qiáng)檔案管理有效性具體策略

1）增強(qiáng)重視態(tài)度。增強(qiáng)公司對辦公室檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識到辦公室檔案管理的重要性，加大檔案管理工作的宣傳力度，讓公司所有的管理層以及普通的員工都能深刻的明白檔案管理的意義，并采取積極配合的態(tài)度來完善檔案管理工作，同時(shí)協(xié)調(diào)好各個(gè)部門進(jìn)行檔案管理工作，上下一心為保障現(xiàn)代化檔案管理工作而共同努力。2）完善管理機(jī)制。系統(tǒng)完善的檔案管理機(jī)制是保障辦公室檔案管理工作高效完成的基礎(chǔ)前提，公司必須建立一套科學(xué)的管理機(jī)制，在原有的成熟管理體制上融入新時(shí)代的管理機(jī)制，同時(shí)與實(shí)際工作相結(jié)合建立一套準(zhǔn)確細(xì)致、靈活程度高、可操作性強(qiáng)、科學(xué)合理的檔案管理工作制度，確保新時(shí)代檔案管理的有效性[5]。3）引入先進(jìn)設(shè)備軟件。在現(xiàn)代化信息化的新時(shí)代引領(lǐng)下，檔案管理應(yīng)當(dāng)也進(jìn)行及時(shí)的改革，運(yùn)用信息化電子設(shè)備軟件來對檔案進(jìn)行分類整理存檔，科學(xué)的檔案管理軟件可以及時(shí)快速地對需要查閱的檔案進(jìn)行查找定位，先進(jìn)的管理設(shè)備可以更好地對檔案進(jìn)行保存，在減少人工勞動力的同時(shí)又大大提高了檔案管理工作效率，深層次的提高了檔案管理的有效性。4）提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。雖然新時(shí)代的檔案工作以網(wǎng)絡(luò)信息化為主，但是管理人員仍是不可缺少的主題，所以，必須保證檔案管理人員能夠在工作細(xì)致的基礎(chǔ)上具有較高水平的專業(yè)素養(yǎng)。新時(shí)代電子檔案得到了廣泛的應(yīng)用，各種先進(jìn)的軟件設(shè)備也被融入進(jìn)來，這就對檔案管理人員的要求變得越來越高，不光需要責(zé)任心和細(xì)致的工作態(tài)度，還要求能夠熟練的應(yīng)用這些新軟件、新設(shè)備，盡早的將其融入到檔案管理工作中，充分發(fā)揮其積極的作用，同時(shí)還要有較強(qiáng)的保密意識。所以，必須對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并給予其與先進(jìn)的公司進(jìn)行交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，整體提高管理人員的專業(yè)能力和思想認(rèn)知，更好的提升辦公室檔案管理的有效性[6]。5）加強(qiáng)安全管理。新時(shí)代的檔案管理工作主要通過計(jì)算機(jī)操作完成，而計(jì)算機(jī)是由軟件和硬件組成，兩方面都存在著檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。比如軟件方面有電腦病毒、競爭伙伴或者黑客攻擊等都會造成檔案信息泄露甚至丟失，硬件方面則有硬盤丟失或者硬盤損壞也同樣會泄露丟失檔案，所以要求管理人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)知識，避免操作失誤而導(dǎo)致檔案管理的安全性，及時(shí)解決計(jì)算機(jī)使用過程中軟件方面的問題，同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份以防電腦硬件出現(xiàn)突發(fā)情況而造成檔案數(shù)據(jù)泄露遺失。6）管理新常態(tài)。新常態(tài)作為新時(shí)期的最大特點(diǎn)，它要求公司在新時(shí)代的改革發(fā)展中能夠開展新型的工作方式，而辦公室檔案管理的新模式就是專業(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化與信息化。要想做到辦公室檔案管理具有專業(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化的新特點(diǎn)，公司就必須加大對新技術(shù)、新設(shè)備的投入，提升現(xiàn)代化的辦公水平，不斷地去創(chuàng)新改革，從而完善更科學(xué)有效的管理模式。

4 結(jié)語

綜上所述，要想能夠真正的提高辦公室檔案管理工作的有效性，我們必須實(shí)施有針對性的策略，用科學(xué)有效的方式來解決影響其有效性的問題，提升檔案管理工作的工作效率，確保其在合理的區(qū)間內(nèi)運(yùn)行，只有這樣，才能滿足辦公室檔案管理工作在新時(shí)代的背景下具有更高的有效性。