新時(shí)代人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)提升策略分析

王敏儀

（惠州城市職業(yè)學(xué)院，廣東 惠州 516001）

高等院校管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作，管理工作本身涉及的范圍比較廣泛，而檔案管理作為高校管理工作中最重要的組成部分，相關(guān)人員應(yīng)該重視檔案管理工作。

1 人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)現(xiàn)狀分析

1.1 薄弱的信息意識(shí)

高職學(xué)生的檔案管理過程中，有的管理人員未能意識(shí)到檔案管理是十分重要的，同時(shí)受到信息檔案資源投入不足以及資金匱乏的限制，造成檔案管理過于形式化，減少檔案管理效果。對(duì)于一些管理人員而言，在具體的工作實(shí)踐中，由于受到管理制度的約束，導(dǎo)致信息化檔案方法流于形式，認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作相對(duì)簡單，只需要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行妥善保管即可，只提供相關(guān)的查詢服務(wù)，導(dǎo)致檔案管理工作缺少信息化，降低學(xué)生檔案信息的使用價(jià)值。因此，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展中，為實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與學(xué)生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創(chuàng)新中，院校管理者需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，細(xì)化信息化的學(xué)生檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理的目的。

1.2 檔案管理隊(duì)伍水平有待提升

檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)于檔案管理工作的影響是直接明顯的。檔案管理工作不是機(jī)械性的工作，需要靈活變通，而不是單純完成特定的工作環(huán)節(jié)。在實(shí)際的檔案管理過程中，很可能隨時(shí)出現(xiàn)變動(dòng)，甚至于要面臨風(fēng)險(xiǎn)，因此必須要保證管理人員的專業(yè)知識(shí)水平，業(yè)務(wù)能力以及個(gè)人素養(yǎng)，需要借助系統(tǒng)化的培訓(xùn)去提升檔案管理人員的綜合水平，同時(shí)要做好人員管理，才能保證檔案安全。但是因部分單位對(duì)檔案管理缺乏重視，因此檔案管理人員身兼數(shù)職的情況始終存在，因工作量過大，無法全心投入檔案管理工作中，所以必然會(huì)影響檔案管理工作的效果，也導(dǎo)致許多檔案安全風(fēng)險(xiǎn)無法被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

2 新時(shí)代人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)提升策略

2.1 增強(qiáng)檔案管理者的信息化意識(shí)

高職院校的管理過程中，需要重視學(xué)生檔案的管理工作。在學(xué)生的檔案管理過程中，其質(zhì)量關(guān)系著院校發(fā)展，因?yàn)闄n案需要記錄學(xué)生的信息，同時(shí)把學(xué)生的情況、能力向社會(huì)展示。因此，在信息化時(shí)代背景下，為了創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容應(yīng)該做到：第一，院校管理者需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，積極加快檔案信息化建設(shè)，并在最大限度上發(fā)揮高職院校檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高學(xué)生檔案信息的管理效率。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展中，為實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與學(xué)生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創(chuàng)新中，院校管理者需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，結(jié)合以往學(xué)生檔案管理中存在的問題，細(xì)化信息化的學(xué)生檔案管理工作。第二，創(chuàng)新檔案的信息化服務(wù)觀念。在信息時(shí)代發(fā)展背景下，高職院校為了滿足自身的發(fā)展需求，會(huì)通過擴(kuò)大招生、擴(kuò)大規(guī)模等方法，提高院校的核心競(jìng)爭力，這種理念下為實(shí)現(xiàn)院校的規(guī)范發(fā)展，應(yīng)該將學(xué)生檔案管理作為重點(diǎn)，并及時(shí)避免檔案管理中存在的限制因素，展現(xiàn)學(xué)生檔案管理的資源共享優(yōu)勢(shì)，并實(shí)現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案管理的優(yōu)勢(shì)。第三，保證信息檔案管理的安全性。根據(jù)高職院校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的使用目的，在檔案管理中，需要落實(shí)安全監(jiān)督機(jī)制，避免網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)學(xué)生檔案管理造成的影響，提高信息化學(xué)生檔案管理的效率。

2.2 全面提升管理人員專業(yè)水平

檔案管理工作與高職院校整體管理息息相關(guān)，因此，檔案管理人員要具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，將檔案管理工作同高職院校的發(fā)展緊密相連，在思想上創(chuàng)新管理理念，在行動(dòng)上積極做好工作，切實(shí)把檔案管理工作當(dāng)作一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。面對(duì)新形勢(shì)、新目標(biāo)，檔案管理人員要勇于實(shí)踐，拓寬思路，按照檔案管理信息化、規(guī)范化的詳細(xì)要求，比對(duì)自身工作中的不足之處，努力改正，有效解決各種問題。同時(shí)，利用空余時(shí)間，有針對(duì)性地參加繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，提升自身專業(yè)理論知識(shí)和操作技能，扎實(shí)地開展好高職院校檔案管理規(guī)范化工作，為檔案管理充分利用奠定基礎(chǔ)。

2.3 明確責(zé)任目標(biāo)，創(chuàng)新工作機(jī)制

高等院校檔案管理部門應(yīng)該加大工作機(jī)制的創(chuàng)新力度，積極做好高等院校各種檔案的接收工作、分類工作、編寫工作和歸檔工作，與此同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)高校區(qū)域內(nèi)局部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，制定搜索文書計(jì)算機(jī)管理機(jī)制，并且協(xié)助高等院校各級(jí)部門做好電子檔案的歸檔工作，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能并且提高檔案管理的利用率。定期對(duì)各類檔案資料進(jìn)行編寫，也是至關(guān)重要的。

2.4 堅(jiān)持以人為本的管理理念，提高檔案管理人員積極性

應(yīng)堅(jiān)持以人為本的管理理念，既要為檔案管理人員提供穩(wěn)定的工作環(huán)境和優(yōu)質(zhì)的福利待遇，也要主動(dòng)關(guān)心檔案工作人員，讓檔案工作人員感受到組織的溫暖。一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)堅(jiān)持以人為本原則，經(jīng)常深入到檔案管理人員中了解當(dāng)前的工作狀態(tài)以及所遇到的問題，對(duì)存在的問題想盡辦法加以解決，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。另一方面，應(yīng)將檔案工作納入部門的考核制度，對(duì)于優(yōu)秀檔案管理人員應(yīng)給予一定的表彰獎(jiǎng)勵(lì)，讓其他人員看到希望，通過激勵(lì)機(jī)制落實(shí)，穩(wěn)定干部隊(duì)伍建設(shè)。同時(shí)要定期召開總結(jié)表彰會(huì)，對(duì)工作突出的集體和個(gè)人給予一定的表彰，激發(fā)檔案工作人員的工作主動(dòng)性。

2.5 完善培訓(xùn)管理制度，提高檔案人員素質(zhì)

在學(xué)習(xí)培訓(xùn)中提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)前部分高校檔案管理人員能力和素質(zhì)還相對(duì)欠缺，面對(duì)大數(shù)據(jù)新形勢(shì)，有必要加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)，提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，高校應(yīng)結(jié)合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中，并對(duì)相關(guān)理論進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)，形成針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)分批次接受學(xué)校安排的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)理論要進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，將自身打造成復(fù)合型人才。另一方面，高校檔案管理人員應(yīng)提升自主學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，利用業(yè)余時(shí)間對(duì)所學(xué)的新技術(shù)、新理論進(jìn)行消化，進(jìn)一步提升自身的專業(yè)能力和素養(yǎng)。

在工作實(shí)踐中提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論只有在實(shí)踐中得到應(yīng)用，才能夠發(fā)現(xiàn)理論存在的問題，才能夠更好地融會(huì)貫通，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。一方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的工作能力培養(yǎng)，定期召開技能比賽，通過以賽代練的方式，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。另一方面，要注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，要在實(shí)踐中解決檔案管理人員能力和素質(zhì)不足的問題，在實(shí)踐中將所學(xué)到的新知識(shí)、新理論加以靈活運(yùn)用，進(jìn)而與時(shí)俱進(jìn)地提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地開展檔案管理工作。

3 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)該結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，完善相應(yīng)的制度體系，加大對(duì)檔案工作人員的關(guān)心和照顧，同時(shí)通過教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案工作人員的能力和素質(zhì)。通過一系列的有效工作，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案隊(duì)伍的凝聚力，增強(qiáng)檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性，為推進(jìn)高校檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)人力保障。