提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的有效對策

曹憲國

（菏澤市中醫(yī)醫(yī)院，山東 菏澤 274000）

醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作涉及了非常廣泛的內(nèi)容，其主要涵蓋了醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)檔案、文書檔案、患者病例檔案、人事檔案、醫(yī)療研究成果檔案、醫(yī)療設(shè)備及設(shè)施檔案等等。社會在不斷的進步，對此，醫(yī)院也要做出綜合性創(chuàng)新和改革，以便更好的使社會發(fā)展，這樣檔案管理的內(nèi)容也會越來越多，目前又將病例分析、病人B超以及醫(yī)院的影響等內(nèi)容列入其中，在涉及范圍不斷增加的背景下，使得管理過程中出現(xiàn)的問題也越來越多。

1 現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1）缺乏先進的檔案管理理念。就目前的醫(yī)院來講，大多數(shù)都只注重對能夠提升醫(yī)院經(jīng)濟效益的技術(shù)或者業(yè)務(wù)方面的擴展，很少注重醫(yī)院的檔案管理，截止到目前，就形成了統(tǒng)一的現(xiàn)象，即尚未對檔案管理形成正確認知，并沒有明確做好檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展及經(jīng)濟效益提升所能夠帶來的益處。醫(yī)院在發(fā)展的過程中，其實已經(jīng)形成了較為傳統(tǒng)的輕管理、重醫(yī)療的思想，對檔案管理工作尚未形成正確的管理體系和流程，再加上檔案管理人員缺乏相對專業(yè)的管理水平，缺乏先進的醫(yī)療設(shè)備、缺乏資金投入力度等，這些因素都給醫(yī)院的發(fā)展造成了一定的阻礙。

2）缺乏高水平的管理素養(yǎng)。由于醫(yī)院對檔案管理工作的不重視，致使醫(yī)院的檔案管理人員缺乏高水平的管理素養(yǎng)和專業(yè)的管理知識，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)的檔案管理工位變成了可有可無的崗位。由于專業(yè)素養(yǎng)的缺乏，使得該工作出現(xiàn)了嚴重的形式化和表面化，對于工作內(nèi)容都處于一種得過且過的心態(tài)。然而，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，使得社會對檔案管理人員的要求越來越高，不但需要他們具備較高水平的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，同時還需要具有先進的管理技術(shù)和管理知識，但由于醫(yī)院缺乏對相關(guān)人員的培訓(xùn)教育，使得醫(yī)院檔案管理工作順利開展受到了較為嚴重的影響。

3）缺乏對檔案管理工作的重視。檔案管理工作的最大特性就是為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)的，也正是因為這一特性，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺乏對該工作的重視，并且在資金投入方面也相對較少，甚至都認為沒必要為檔案管理人員組織培訓(xùn)活動。思想上的不重視、資金上的不支持，不但影響了醫(yī)院檔案管理工作的前進行發(fā)展，同時還會降低科研資料查詢的效率。影響醫(yī)院臨床科學(xué)研究，并且還大大降低了醫(yī)院工作人員的研究積極性[1]。

2 提升醫(yī)院檔案管理工作效率的有關(guān)對策

1）樹立正確的管理理念。要想有效提升醫(yī)院檔案工作的整體效率，就必須要建立科學(xué)合理的管理理念，同時醫(yī)院管理部門還可以結(jié)合實際管理情況在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)置一套完善的現(xiàn)代化的管理體系，管理嚴格了，設(shè)施齊全了，才會讓檔案管理人員從思想上提升對其的重視，才能明確此項工作對于醫(yī)院發(fā)展的重要性。另外，相關(guān)管理部門還需要為醫(yī)院的檔案管理工作提供一些先進的現(xiàn)代化技術(shù)，以便更好的提升工作的科學(xué)性，滿足醫(yī)院科研工作對檔案數(shù)據(jù)的需求。最后，還要加強檔案管理知識的宣傳力度，使每一位檔案管理人員都能從思想上改變對該項工作的認識，強化他們對此項管理工作的了解。

2）完善檔案管理制度。要想提升醫(yī)院檔案管理工作的工作效率，必須要結(jié)合醫(yī)院情況制定出完善的管理制度[2]。檔案管理制度的完善，主要從以下幾個方面進行。首先，要明文規(guī)定管理人員的工作權(quán)限和職責(zé)，讓檔案管理人員能夠做到有條例依靠，規(guī)范管理人員的行為。其次，結(jié)合實際情況，制定檔案管理的守則，包括檔案如何存放、多久進行一次整理和除塵保養(yǎng)、如何規(guī)范的檢閱檔案等，都要進行嚴格規(guī)范。最后，醫(yī)院還要制定一定的監(jiān)督體系，監(jiān)督體系是為了能夠落實制度，確保管理人員按照規(guī)定工作的重要措施，是必不可少的管理方式，這樣才能使醫(yī)院的檔案管理工作效率得到根本上的提升。

3）引進新管理設(shè)備。為了更好地對醫(yī)院檔案進行科學(xué)有效的管理，實現(xiàn)工作效率的提升，還要引進新的管理設(shè)備和工具。在當(dāng)下信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展下，自然是要將計算機及相關(guān)技術(shù)引進到醫(yī)院中來。在引進先進設(shè)備后，就可以著手建立一個電子檔案管理系統(tǒng)，可以通過計算機實現(xiàn)對檔案的高效管理和檢索。除此之外，還可以建立一個網(wǎng)上的檔案管理系統(tǒng)，方便相關(guān)檔案的調(diào)取和傳輸，促進檔案利用率的提高，并且還能彰顯出管理工作的高效性。

4）創(chuàng)新檔案服務(wù)能力。開展檔案管理工作的主要目的就是為了能夠更好地為醫(yī)院的科研事業(yè)提供數(shù)據(jù)支持，對此，對檔案管理的服務(wù)能力進行創(chuàng)新和完善也是醫(yī)院必須要重視的焦點。由于檔案管理工作是為科研提供服務(wù)的，因此，必須要體現(xiàn)出檔案信息服務(wù)的主動性。此外，還需要對醫(yī)院的檔案遠程服務(wù)能力進行創(chuàng)新。為了更好地滿足醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展需求，對此，在檔案管理工作中也必須要加大對先進管理技術(shù)的合理和運用，借助信息技術(shù)來提升檔案信息服務(wù)的便捷性，從而使醫(yī)院的檔案管理工作的效率得到根本上的提升。最后，強化醫(yī)院檔案的深層次編研。檔案編研是醫(yī)院檔案管理工作中最為重要的一項工作環(huán)節(jié)，為了提高其工作效率和檔案信息的利用率，就需要有序開展醫(yī)院檔案的編研工作，此外，考慮到某些檔案可能會影響到醫(yī)院的經(jīng)濟效益，因此，在編研過程中可以特意邀請一些經(jīng)驗豐富且編研水平較高的專家協(xié)助編研工作的深層次開展，這樣不僅能夠確保檔案信息編研的科學(xué)性，同時還能確保醫(yī)院的經(jīng)濟效益。

5）加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。要想提高醫(yī)院檔案管理工作的工作效率，還要注意對檔案管理人員的培訓(xùn)[3]。檔案管理人員的培訓(xùn)主要可以分為兩部分，第一部分是對檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，專業(yè)技能主要包括檔案的收集、檔案的保存、檔案的檢索、檔案的保養(yǎng)等工作內(nèi)容，并且還要包括對檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的運用。第二部分就是對檔案管理人員工作素質(zhì)的培訓(xùn)，工作素質(zhì)的培訓(xùn)主要包括是培養(yǎng)檔案管理人員的工作素質(zhì)，目的是讓管理人員能夠明確檔案管理工作的重要性，讓管理人員能夠更加盡職盡責(zé)的工作。除此之外，還要將相應(yīng)的人員管理制度落實，以保障對檔案管理人員的監(jiān)督。

3 結(jié)論

從上文的分析中可以看出，檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可或缺的工作之一，只有完善好醫(yī)院的檔案管理工作，才能使其正常運行及可持續(xù)發(fā)展得到有效保障[4]。對此，為了更好地提升醫(yī)院檔案管理的工作效率，筆者主要總結(jié)以下幾點對策：樹立正確的管理理念、完善檔案管理制度、引進新管理設(shè)備、創(chuàng)新檔案服務(wù)能力、加強對檔案管理人員的培訓(xùn)等，希望能夠為醫(yī)院實現(xiàn)更好、更快、更遠的發(fā)展目標而做出貢獻。