探究財(cái)政系統(tǒng)檔案管理中的問題和解決策略

李雪梅

（云南省昆明市東川區(qū)財(cái)政局，云南 昆明 654100）

隨著近年來我國現(xiàn)代化社會(huì)的不斷發(fā)展，國家在進(jìn)行大量的信息化管理時(shí)，電子文件管理戰(zhàn)略的制定是我國開展，那信息化建設(shè)的需求，隨著近年來各行各業(yè)信息化進(jìn)程的逐漸加快，越來越多的企業(yè)或者單位在進(jìn)行管理時(shí)存在越來越多的信息化資源，尤其是電子文件數(shù)量在不斷地增加，而紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作受到了相關(guān)工作人員的高度重視，檔案的信息化以及電子文件的管理成為檔案工作的重心，于是檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案信息管理成為相關(guān)工作人員的一個(gè)重點(diǎn) 內(nèi)容。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）采用紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行管理較為落后。就目前來說，大部分單位的文書檔案和財(cái)政系統(tǒng)檔案在進(jìn)行管理時(shí)所選擇的管理方式依舊是較為單一的紙質(zhì)文件，實(shí)體文件在進(jìn)行交換和整個(gè)產(chǎn)業(yè)的過程中容易出現(xiàn)破壞的情況，還有可能出現(xiàn)檔案丟失以及遺漏的狀況，這對(duì)于我國現(xiàn)代化的檔案管理工作的開展來說，會(huì)產(chǎn)生極為強(qiáng)烈的不利影響。除此之外，紙質(zhì)檔案雖然能夠長久的對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效的保存，但紙質(zhì)檔案在應(yīng)用過程中受到外界影響因素較為明顯，如果檔案室內(nèi)沒有做好有效的防潮或者防蛀處理紙質(zhì)檔案在長久的存放中有可能會(huì)出現(xiàn)潮濕或者重鑄的不良狀況，對(duì)于紙質(zhì)檔案后續(xù)的查閱會(huì)造成極大的影響。并且由于紙質(zhì)檔案的特殊性，在進(jìn)行歸檔時(shí)，只能按照某一種方式進(jìn)行分類處理，而且要對(duì)某一檔案進(jìn)行查詢，工作人員就需要通過不斷的翻閱的方式才能獲得某一檔案，但在進(jìn)行查閱的過程中整體效率較低，并且還有可能在翻找的過程中將其他的檔案弄混，這就大大影響了檔案管理的整體質(zhì)量，并降低了檔案調(diào)用時(shí)的效率。

2）電子文件并沒有得到有效的統(tǒng)一管理。在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的背景下，我國大部分單位在進(jìn)行管理時(shí)，其電子文件的應(yīng)用也越來越普及，各部門形成的電子文件絕大多數(shù)情況下都沒有得到有效的統(tǒng)一規(guī)范和收集，不同的部門也沒有對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一的保管，大部分文件都分布在不同的工作人員的手中，無法對(duì)其進(jìn)行有效的集中統(tǒng)一管理和整理分類。雖然文件夾內(nèi)保存了大量的電子文件，但工作人員想要對(duì)其進(jìn)行調(diào)用或者管理難度較大，并且在進(jìn)行財(cái)政系統(tǒng)檔案的保存時(shí)，一旦某一名工作人員的電腦出現(xiàn)了故障，就有可能導(dǎo)致電子文件丟失的現(xiàn)象發(fā)生。在這樣的狀況下，財(cái)政系統(tǒng)檔案管理甚至可以說是形同虛設(shè)。

3）管理方式較為落后。電力檔案的電腦在進(jìn)行管理時(shí)基本還處于上個(gè)世紀(jì)的狀態(tài)，受到技術(shù)和財(cái)力等多方面的限制，部分電力公司在進(jìn)行電力檔案的電腦管理時(shí)，水平處于較低的狀態(tài)，硬件和設(shè)備的更新都較為滯后，并且升級(jí)的相關(guān)內(nèi)容也過于緩慢，這與我國現(xiàn)代化的電力體系建設(shè)完全不對(duì)應(yīng)。在電力檔案的管理工作中，大部分的計(jì)算機(jī)依舊處于單機(jī)運(yùn)行或條目式管理的階段，而這種管理方式也僅僅是一種用電腦效仿傳統(tǒng)管理的方式，并沒有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理約束，更沒有對(duì)其進(jìn)行有效的創(chuàng)新或者優(yōu)化。

2 財(cái)政系統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化方式以及應(yīng)用方針

1）電子文件的歸檔管理。財(cái)政系統(tǒng)檔案的歸檔是現(xiàn)代財(cái)政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，工作人員需要建立全面統(tǒng)一并且動(dòng)態(tài)管理的原則，而想要達(dá)到這樣的目的，這就要求整個(gè)電子文件管理體系不斷進(jìn)行有效的連接和融合。相關(guān)工作人員在進(jìn)行財(cái)政系統(tǒng)檔案的統(tǒng)計(jì)與利用時(shí)，需要針對(duì)每一項(xiàng)管理內(nèi)容開展合理的過程監(jiān)控，這樣能夠幫助工作人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且糾正問題，而在此過程中工作人員需要將電子記錄和職能活動(dòng)的過程進(jìn)行密切的連接，使電子文件的保存具有真實(shí)性和完整性。而當(dāng)電子文件的真實(shí)性和完整性得到驗(yàn)證后，可以將其嵌入到整個(gè)數(shù)據(jù)庫的文件保管系統(tǒng)中，這樣能夠使歸檔的完整性得到保障，而數(shù)據(jù)庫可以與云端連接，即使某一終端發(fā)生了損壞，也不會(huì)影響文件的長期保存，使文件的保存，具有安全性和可利用性，并且為檔案的全面信息化管理也有一定的促進(jìn)作用。而財(cái)政系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)工作需要依靠法律法規(guī)來進(jìn)行，工作人員需要制定這項(xiàng)單位財(cái)政系統(tǒng)檔案資料的管理細(xì)則，并嚴(yán)格按照細(xì)則管理檔案的工作來開展一系列的管理工作人員，可以對(duì)財(cái)政系統(tǒng)檔案中的各種形式進(jìn)行歸類管理，并且做好明確的規(guī)定，例如圖片不清晰或者無參考價(jià)值的，不可將其歸納到數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行管理，或者在進(jìn)行文字記錄時(shí)，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注時(shí)間地點(diǎn)等多方面的內(nèi)容才能被視為有價(jià)值的管理檔案，只有這樣才能做到有的放矢，使檔案的整體管理質(zhì)量得到 優(yōu)化。

2）合理的檔案信息化平臺(tái)建設(shè)。檔案信息化平臺(tái)建設(shè)對(duì)于檔案信息化的轉(zhuǎn)變來說至關(guān)重要，目前的通信中心檔案的設(shè)施以及儀器總體來說較為有限，而建立相應(yīng)的辦公自動(dòng)化以及檔案操作軟件，對(duì)于檔案的信息化管理來說至關(guān)重要。軟件平臺(tái)包含系統(tǒng)操作軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)平臺(tái)，需要具備數(shù)據(jù)的處理功能和檔案的管理功能，而目前所使用的操作系統(tǒng)軟件一般會(huì)選擇windows軟件，少部分單位可能會(huì)選擇IBM操作系統(tǒng)。其中的檔案軟件管理需要對(duì)各個(gè)部門形成的紙質(zhì)或者電子文件進(jìn)行有效的管理，只有這樣才能使國際標(biāo)準(zhǔn)的原數(shù)據(jù)得到有效的加工，便于不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換以及信息檢索。對(duì)于電力檔案計(jì)算機(jī)信息化管理水平不高的狀況，檔案管理部門可以制定相應(yīng)的計(jì)劃方案來對(duì)其進(jìn)行改善。檔案管理部門需要結(jié)合實(shí)際狀況來選擇能力較強(qiáng)，并且具有較為豐富和較良好市場(chǎng)口碑的電腦軟件研發(fā)公司，來為企業(yè)設(shè)置相應(yīng)的電力檔案管理軟件，并且在獲得軟件后應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好軟件的系統(tǒng)性更新，盡可能提高計(jì)算機(jī)軟件的先進(jìn)性，除此之外還需要盡可能建立完整的電力系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)電力檔案的資源共享，這樣才能使電力行業(yè)得到專業(yè)性的研發(fā)，使電力企業(yè)的發(fā)展得到有效地促進(jìn)和優(yōu)化。除此之外，還需要在社會(huì)上聘請(qǐng)專業(yè)素質(zhì)良好的計(jì)算機(jī)管理人員，不斷提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使各項(xiàng)信息化管理的整體質(zhì)量得到優(yōu)化。

3 總結(jié)

檔案信息化是基層檔案是管理所面臨的一個(gè)重大課題，也是各個(gè)單位在未來信息高速發(fā)展時(shí)需要具備的一個(gè)重要條件，所以在進(jìn)行不同單位的檔案信息化環(huán)境建設(shè)時(shí)，一定要了解本單位的特點(diǎn)，并根據(jù)單位的檔案量和管理狀況作出相應(yīng)的管理方式優(yōu)化，只有這樣才能夠使未來的檔案信息化管理質(zhì)量得到提升，使相關(guān)工作人員能夠重視數(shù)據(jù)的收集以及歸納總結(jié)。