企業(yè)檔案管理的問題與策略

顏朝旭

（山西晉設(shè)拓凡建筑設(shè)計咨詢有限公司，山西 太原 030013）

檔案管理是指儲存、管理檔案實體、檔案信息，并加以利用，為其他業(yè)務(wù)服務(wù)，多由企業(yè)檔案部門負責(zé)，企業(yè)檔案是企業(yè)改革和快速發(fā)展中不容忽視的工作內(nèi)容之一。檔案管理是集管理與服務(wù)為一體的工作，對企業(yè)而言，檔案管理與其經(jīng)營生產(chǎn)直接掛鉤，而檔案管理質(zhì)量不高或者泄露，則會嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。我國經(jīng)濟體制發(fā)生變化，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用，給企業(yè)發(fā)展帶來了新的發(fā)展機遇，也帶來了許多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)在變革過程中，不僅要重視體制改革，更加應(yīng)該提升檔案管理能力，從整體上優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提升服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營的水平。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

1）促進管理現(xiàn)代化。為能真正促進檔案管理的質(zhì)量提升，需要企業(yè)管理者能從創(chuàng)新的角度出發(fā)，融入新管理理念和高新技術(shù)，與時代發(fā)展的要求相契合，從整體上提升企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展進程，在這一基礎(chǔ)工作方面得以強化，才能真正提升檔案管理的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展是企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要體現(xiàn)，通過實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新目標(biāo)，也能影響和促進企業(yè)其他業(yè)務(wù)的管理發(fā)展。

2）提高企業(yè)競爭力，企業(yè)的檔案是企業(yè)生存發(fā)展的重要資源，將檔案管理工作按照相關(guān)要求進行落實完善，才能真正促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)市場競爭力的提升起到積極作用。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中各項重大活動的原始情況，也是企業(yè)發(fā)展中積累管理經(jīng)驗和創(chuàng)新發(fā)展歷程的珍貴資料。通過做好這些記錄性資源的管理，能從整體上提升企業(yè)發(fā)展的質(zhì)量，促進企業(yè)競爭力有效提高。同時，企業(yè)檔案也是國企深化改革的重要證明，能夠?qū)μ岣咂髽I(yè)管理水平起到參考作用。所以，創(chuàng)新檔案管理機制，能夠為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

2 企業(yè)檔案管理的問題

1）檔案管理的方式落后。就目前的多數(shù)企業(yè)而言，其信息化建設(shè)過程較為復(fù)雜，需要考慮的因素十分多，而企業(yè)在管理中，多將資源管理、人員管理、設(shè)備管理等放在首位，忽視檔案的重要性，因此許多企業(yè)依然側(cè)重于傳統(tǒng)的檔案管理方式，以紙質(zhì)的檔案為主，由檔案部門進行專業(yè)的分類、存儲，因此在儲存之處會消耗較多的人力和時間，且需要特定場所進行檔案存儲，而在檔案利用階段，需要人工查閱，因此也費時耗力。在信息爆炸、工作內(nèi)容多的當(dāng)下，傳統(tǒng)的工作方式已無法滿足工作需求。甚至部分企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，檔案管理歸屬行政附屬工作，導(dǎo)致工作無人管，或者無專人 管理。

2）檔案管理員的專業(yè)性不足。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作需要極強的專業(yè)性，以提高該項工作的質(zhì)量，因此人員的技術(shù)能力和綜合素質(zhì)會影響檔案管理的效果。目前許多學(xué)者提出檔案管理應(yīng)實現(xiàn)更高水平的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，因此對工作者的能力、素質(zhì)、道德等提出了更高要求。而現(xiàn)實中，企業(yè)檔案管理無專人、專員負責(zé)，缺乏專業(yè)科班出身的管理人員，或缺乏專業(yè)培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，再加上領(lǐng)導(dǎo)不重視等因素，使得部分人員的工作態(tài)度更加消極、缺乏責(zé)任感。

3）檔案管理信息化程度不高。國企在改革發(fā)展中面臨著諸多的挑戰(zhàn)，要想更好應(yīng)對來自各方的挑戰(zhàn)，其中，如何加強檔案管理創(chuàng)新也是挑戰(zhàn)之一。注重信息化的管理發(fā)展方式應(yīng)用，和當(dāng)前的信息化發(fā)展的要求緊密結(jié)合起來，從而才能真正為實際檔案管理工作順利開展打下堅實基礎(chǔ)。在檔案管理信息化的發(fā)展過程中，需要有專業(yè)化的技術(shù)人才，只有如此才能將檔案管理的效率和質(zhì)量得以有效提升。但從實際檔案管理信息化的建設(shè)現(xiàn)狀看，其中存在的問題是比較突出的，很多國企的檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)還不完善，檔案管理信息化程度低等問題比較突出。

3 企業(yè)檔案管理的問題的策略

1）改善檔案管理條件。國有企業(yè)檔案管理效能的提升，也是現(xiàn)代國有企業(yè)制度建立的內(nèi)在要求。因此，國有企業(yè)經(jīng)營者、管理者要切實在思想上高度重視國有企業(yè)檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術(shù)支持。要根據(jù)國有企業(yè)檔案管理實際需要，嚴(yán)格按照國有企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善檔案管理環(huán)境，為國有企業(yè)檔案管理配置先進的管理設(shè)備和器材。提前做好國有企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃、科學(xué)研究檔案館建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，因地制宜地做好功能分區(qū)，嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動化App、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、智能化等，切實改善國有企業(yè)檔案管理軟硬件條件。

2）培育信息化檔案人才隊伍。國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)離不開一支高素質(zhì)的復(fù)合型人才隊伍作為支撐和保障。國有企業(yè)管理者要高度重視檔案人才隊伍建設(shè)，既要加大專業(yè)人才引進力度，通過人才招聘，及時在人才市場中招聘具有一定信息素養(yǎng)、掌握扎實檔案理論知識的專業(yè)人才，及時補充到檔案管理工作崗位中。同時，也要注重復(fù)合型人才隊伍的培養(yǎng)，有針對性地開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，通過定期舉辦業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，信息技術(shù)專業(yè)知識講座、業(yè)務(wù)競賽等形式，大力培養(yǎng)熟練掌握檔案、網(wǎng)絡(luò)、信息、安全等綜合業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才 隊伍。

3）確立檔案管理信息化目標(biāo)。要從創(chuàng)新的角度出發(fā)，將新的技術(shù)引入檔案管理工作中，為實現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)打下堅實基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案管理工作的開展中，要融入新的技術(shù)以及思維，將信息化技術(shù)和檔案管理工作緊密結(jié)合起來，實現(xiàn)信息化的管理目標(biāo)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要在檔案信息化建設(shè)方面加大投入，滿足檔案管理信息化在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的實際需要。信息化技術(shù)的融入要能和企業(yè)檔案管理的實際需要進行有機結(jié)合，把企業(yè)檔案信息全部錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)檔案資料在技術(shù)手段應(yīng)用下轉(zhuǎn)變成影像資料進行存檔，保障檔案管理的信息化，從整體上提升檔案管理工作的效率。只有從這些基礎(chǔ)工作方面得以強化，才能真正實現(xiàn)既定的工作目標(biāo)。在日常工作崗位，不斷優(yōu)化檔案信息資源管理水平，建立科學(xué)的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，從而確保檔案信息的收集、保管及使用能夠充分滿足企業(yè)實際工作的要求，做好科學(xué)編目、方便檢索；提高檔案信息管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，加強對檔案信息資源管理工作重要性的認(rèn)識，不斷提升崗位責(zé)任感，更好地為本企業(yè)各部門提供服務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理對于企業(yè)正常工作發(fā)展而言十分重要，信息技術(shù)在檔案部門中的應(yīng)用使其更能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理工作，但也帶來了不少問題和挑戰(zhàn)。數(shù)字化建設(shè)是檔案管理工作的必經(jīng)之路，因此需要各企業(yè)積極轉(zhuǎn)變態(tài)度，認(rèn)識到檔案管理和信息化建設(shè)的重要性，分析自身存在的問題，采取針對性的措施，提高檔案管理的質(zhì)量、效率和實際效益。