公共就業(yè)和人才服務檔案規(guī)范化管理思考

崔 霞

（無棣縣公共就業(yè)和人才服務中心，山東 濱州 251900）

近年來，在社會經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展的背景下，我國事業(yè)單位的工作任務及目標日益明確。而對于公共就業(yè)和人才服務中心，在日常工作開展過程中，旨在為勞動者求職就業(yè)與用人單位招聘用人提供便利。從現(xiàn)狀來看，我國已基本形成覆蓋城鄉(xiāng)的公共就業(yè)服務體系，且基本構成統(tǒng)一規(guī)范的公共就業(yè)服務制度。但是，在公共就業(yè)和人才服務檔案管理方面的工作還有待完善，特別是受到檔案管理電子信息化的影響，使得此方面的檔案管理工作面臨較大的挑戰(zhàn)及機遇[1]。由此可見，從提升公共就業(yè)和人才服務檔案管理規(guī)范化水平角度考慮，本文圍繞“公共就業(yè)和人才服務檔案規(guī)范化管理”進行分析研究具備一定的價值意義。

1 做好公共就業(yè)和人才服務檔案管理工作的必要性分析

從公共就業(yè)和人才服務檔案中心角度考慮，做好其內(nèi)部檔案管理工作非常有必要?？偨Y起來，其必要性具體體現(xiàn)在以下兩大方面：

1.1 有助于單位服務水平的提升

公共就業(yè)和人才服務檔案的內(nèi)容繁多，比如：自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員檔案、機關事業(yè)單位工作人員檔案、非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員檔案以及其他實行社會管理人員的檔案等。而做好公共就業(yè)和人才服務檔案管理工作，勢必構建完善的制度，聘請專業(yè)的管理人員，加強檔案監(jiān)督管理等等，這些舉措均有助于單位檔案管理水平的提升，進而有助于單位服務水平的提升。由此可見，做好公共就業(yè)和人才服務檔案管理工作刻不容緩。

1.2 有助于提升單位整體管理工作質(zhì)量

在公共就業(yè)和人才服務中心，檔案管理是整體管理工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)。在此環(huán)節(jié)管理工作開展過程中，也面臨一些現(xiàn)實障礙。眾所周知，傳統(tǒng)模式下采取的是紙質(zhì)管理方法，但是隨著網(wǎng)絡信息時代的到來，大部分單位的檔案管理轉向電子信息化管理模式。這一轉變，勢必改變公共就業(yè)和人才服務檔案管理的方式方法[2]。而樹立規(guī)范管理模式，則會從檔案管理的信息化建設作為切入點，在完善檔案管理設施設備、所需人才的基礎上，通過計算機軟硬件技術、安全加密技術的應用，能夠提升單位檔案管理的質(zhì)量水平，進一步有助于提升單位整體管理工作質(zhì)量水平。

2 公共就業(yè)和人才服務檔案規(guī)范化管理的具體策略分析

如前所述，認識到做好公共就業(yè)和人才服務檔案管理工作非常有必要。而從此項檔案管理規(guī)范化水平提升角度考慮，還需要重視規(guī)范化管理策略的實施?？偨Y起來，具體策略如下：

2.1 構建檔案管理網(wǎng)絡，完善目標考核制度

為了提升公共就業(yè)和人才服務檔案管理規(guī)范化水平，有必要構建檔案管理網(wǎng)絡，具體做法為：其一，在工作議事日程當中，把檔案管理工作納入其中，并定期對檔案工作進行分析研究；其二，對組織領導體系進行構建，采取1名領導分管的方式，明確檔案機構人員責任，并在每一個科室配備專業(yè)檔案員若干名，共同構成檔案管理網(wǎng)絡體系[3]。此外，為了使檔案管理工作的規(guī)范化、科學化程度提升，還需完善目標考核制度，構建完善的檔案人員崗位目標考核辦法，仔細布置檔案工作，加強過程檢查及考核，使檔案管理及服務工作質(zhì)量得到全面有效地提升。

2.2 完善檔案管理設施設備及相關管理制度

在公共就業(yè)和人才服務檔案管理工作開展過程中，少不了檔案管理設施設備的支持。因此，需完善檔案管理設施設備，比如對于檔案密集架、消毒滅菌機、滅火器、溫濕度計、去濕機、空調(diào)等設備需配置齊全。同時，合理設置檔案庫房、閱覽室及辦公室等；需重視檔案現(xiàn)代化設備的購置，比如錄像機、錄音機以及復印機等等。當然，還有必要重視勞動事務代理管理系統(tǒng)軟件的應用，通過數(shù)字技術，對人事檔案信息進行動態(tài)管理，使檔案查詢效率提升，使原始檔案得到最大限度地保護。此外，還有必要完善檔案管理相關制度，需以《檔案法》為依據(jù)，進一步對《檔案借閱制度》、《檔案保管期限表》、《各類文件材料歸檔制度》加以完善；以《人事檔案整理規(guī)范》為依據(jù)，對《人事代理檔案管理制度》進行構建并完善，以此為公共就業(yè)和人才服務檔案規(guī)范化管理工作提供有效制度保障支撐[4]。

2.3 加強檔案日常管理，體現(xiàn)檔案利用價值

檔案日常管理是非常重要的工作環(huán)節(jié)之一，需以《檔案法》為依據(jù)，并結合單位檔案管理制度的具體需求，做好檔案收集、整理、歸檔方面的組織工作，使檔案體現(xiàn)出齊全、完善等特征。與此同時，結合單位以往的工作及發(fā)展，根據(jù)相關材料，并以檔案行政管理部門的相關要求為依據(jù)，對全宗卷進行構建。并且，需加強庫房管理，每日堅持檢查，并做好庫房溫濕度控制工作。以具體需求與方便查閱為基本原則，對多類檢索工具進行編制，進一步應用數(shù)字技術，使全息輸入、關鍵字檢索功能得到有效實現(xiàn)。此外，為了體現(xiàn)檔案利用價值，需重視檔案信息資源開發(fā)利用各種的開展，對相關專用材料認真編撰，比如《機構沿革》、《檔案利用典型事例》以及《人事代理指引》等，從而使檔案的利用價值得到有效體現(xiàn)。

2.4 加強檔案監(jiān)督管理，提升管理人員綜合素質(zhì)

除上述策略以外，為了提升公共就業(yè)和人才服務檔案管理工作的規(guī)范化水平，還有必要加強檔案監(jiān)督管理，提升管理人員綜合素 質(zhì)[5]。以目前的《檔案法》、上級業(yè)務部門相關規(guī)定、單位相關規(guī)章制度為依據(jù)，聘請檔案行政管理部門專家，對檔案管理人員給予專業(yè)技術方面的指導，提升檔案管理人員管理技術水平。與此同時，針對各個科室的文件材料，加強收集、保管等方面的監(jiān)督檢查，針對監(jiān)督檢查過程發(fā)現(xiàn)的問題，及時查明原因，并及時采取有效解決措施。此外，為了進一步提升管理人員綜合素質(zhì)水平，服務中心還有開展檔案管理業(yè)務培訓，理論知識、實踐管理技能培訓并重，在保障管理人員素質(zhì)水平的基礎上，進一步為檔案管理規(guī)范化水平的提升起到保駕護航的作用。

3 結語

綜上所述，從近年來我國公共就業(yè)和人才服務檔案管理工作內(nèi)容及方式的變化、檔案管理水平的提高等方面考慮，有必要采取有效策略做好公共就業(yè)和人才服務檔案管理工作。一方面，需構建檔案管理網(wǎng)絡，并完善目標考核制度；另一方面，需完善檔案管理設施設備及相關管理制度；此外，還需加強檔案日常管理及監(jiān)督管理，并提升管理人員綜合素質(zhì)，以此全面提升公共就業(yè)和人才服務檔案管理規(guī)范化水平，最終為公共就業(yè)和人才服務中心整體管理工作效率及質(zhì)量的提高奠定夯實的基礎。