淺談如何改進(jìn)地方事業(yè)單位檔案管理工作

柳 丹 朱文剛

（濮陽市疾病預(yù)防控制中心，河南 濮陽 457001）

檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作，做好檔案管理工作對本單位各項工作的開展乃至社會、經(jīng)濟(jì)各項事業(yè)的發(fā)展都具有重要意義。然而，由于種種原因，檔案管理工作長期受冷落、被忽視，不少地方的事業(yè)單位檔案管理尚停留在傳統(tǒng)檔案管理階段，工作方法和管理手段的相對落后，已顯著影響到檔案管理工作的開展和檔案資源的開發(fā)利用。

1 當(dāng)前檔案管理工作中存在的突出問題

1.1 對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

檔案管理工作由于處于單位工作流程的末端，不能產(chǎn)生直接效益，特別是不少單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案價值的認(rèn)識不足，導(dǎo)致該項工作長期得不到重視，檔案管理比較混亂，檔案收集不完備、不規(guī)范；經(jīng)費有限，或者不愿列出多余經(jīng)費，造成檔案的保護(hù)力度不夠，環(huán)境狀況差；檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，不能形成專職專管；管理人員素質(zhì)參差不齊，缺少專業(yè)培訓(xùn)，甚至缺乏基本的檔案管理理論知識，以致檔案管理工作長期停滯不前。

1.2 管理思想陳舊

當(dāng)前我國檔案管理已逐漸由傳統(tǒng)實體檔案管理階段轉(zhuǎn)向檔案信息管理階段，而一些先進(jìn)地區(qū)正在向檔案知識管理階段邁進(jìn)。而許多地方事業(yè)單位的檔案管理思想還停留在傳統(tǒng)檔案管理階段，工作人員仍采用手工勞動，勞動強度大，工作極為繁瑣。檔案管理思想不能及時更新，必然造成檔案管理工作難以提升。如果僅僅認(rèn)為檔案的管理工作只是收集、整理、歸檔、保管等簡單的重復(fù)作業(yè)，不需要具備較高的專業(yè)理論素質(zhì)，將不利于檔案管理工作的改進(jìn)和提高。

1.3 檔案管理水平低

許多地方事業(yè)單位檔案管理水平不高，主要表現(xiàn)為兩個方面：一是規(guī)章制度不健全。一些單位檔案管理比較粗放，規(guī)章制度缺乏，崗位職責(zé)不到位，導(dǎo)致檔案收集整理不規(guī)范，錯誤率高，歸檔材料不完備等。二是檔案管理信息化管理程度較低，設(shè)施陳舊。雖然今天已處于信息時代，但很多單位的檔案工作卻仍處于手工操作階段，未建立和形成完備的電子檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫平臺，數(shù)字化管理水平低，導(dǎo)致開發(fā)和利用難度較高，顯著制約了檔案自身價值的發(fā)揮。

2 改進(jìn)地方事業(yè)單位檔案管理的若干途徑

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性

“科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位部門工作業(yè)績與管理水平的重要尺度”[1]。檔案既是本單位各項工作的完整、真實記錄，還是進(jìn)一步改進(jìn)工作的依據(jù)和參考，檔案管理作為一項基礎(chǔ)工作，對于促進(jìn)事業(yè)單位各項工作的規(guī)范化、科學(xué)化，提高工作的質(zhì)量和水平具有重要作用。

要提升檔案管理水平，首先要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，充分認(rèn)識到檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，而不是可有可無的邊緣工作，才能有效推動檔案管理工作的改進(jìn)和提升。檔案管理工作應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，直接負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，并將檔案管理效果列入業(yè)績考核內(nèi)容，以提高管理的質(zhì)量和效率。其次，檔案管理工作人員也要深化對自身工作的認(rèn)識，充分了解和掌握一定的檔案管理理論知識，對自身工作的價值要有清晰定位，要充滿職業(yè)自豪感和責(zé)任意識。

2.2 改善檔案管理環(huán)境和設(shè)施

良好的檔案保管環(huán)境和設(shè)施是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。檔案的種類和載體多樣，對保存環(huán)境有一定的要求。不少地方事業(yè)單位檔案管理工作環(huán)境差，條件簡陋，檔案保存狀況堪憂，在這樣的條件下是很難談檔案管理工作的質(zhì)量和效果的。因此，必須切實改善檔案管理環(huán)境及設(shè)施，才能為檔案管理工作提供良好的條件。如必須有專門庫房和辦公閱覽場所，檔案保管要有統(tǒng)一、規(guī)范的裝具和相應(yīng)設(shè)備，要保持檔案室的衛(wèi)生整潔，做到恒溫、防蟲、防塵、防潮等，還要保證檔案室的通風(fēng)良好。對檔案室的溫度和濕度隨時監(jiān)控[2]，建議檔案庫房的溫度宜控制在14-24℃，濕度在45%-60%，以利于檔案的長期保存。

2.3 健全檔案管理工作制度

要改進(jìn)地方檔案事業(yè)管理工作，必須完善檔案管理規(guī)章制度，落實檔案管理責(zé)任制以及日常管理規(guī)章制度。檔案管理有賴于制度建設(shè),規(guī)范的檔案管理制度是有序開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。要做到崗位分工明確，責(zé)任落實到人，使檔案管理工作高效開展。分管領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)本單位實際，提出檔案管理的總體要求，具體制定有關(guān)檔案管理的立卷、整理、移交、歸檔等各項制度，并由工作人員深入各科室提出具體的立卷要求，統(tǒng)一規(guī)范,科學(xué)歸檔。同時，要制定嚴(yán)格的檔案經(jīng)費管理制度。在保障充足日常檔案管理經(jīng)費的同時，要嚴(yán)格依制度管理經(jīng)費支出，使每一筆經(jīng)費用到實處。

2.4 健全人才隊伍，完善培訓(xùn)機制

檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，要求管理人員具備檔案理論、計算機技術(shù)、信息分析等多方面的能力，以適應(yīng)檔案工作的現(xiàn)代化、信息化。因而，要改進(jìn)檔案管理工作，首先要做到專人專職管理，注意選拔和引進(jìn)懂檔案管理的專業(yè)人員從事檔案管理工作。單位檔案管理崗位至少配備一名有過檔案專業(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)歷或培訓(xùn)經(jīng)歷的人承擔(dān)單位的檔案管理工作。其次，要加強專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理工作的信息化、專業(yè)化需要掌握多方面的知識，要切實提升檔案管理的質(zhì)量和水平，單位應(yīng)定期組織檔案管理人員開展相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，及時更新專業(yè)理論和技術(shù)知識，以適應(yīng)當(dāng)今信息化社會的需要。并在培訓(xùn)后，做好考核和總結(jié)工作。最后，還應(yīng)積極開展兄弟單位間的交流活動。通過交流學(xué)習(xí)，取長補短，汲取有益經(jīng)驗。

2.5 從傳統(tǒng)實體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，加強檔案信息化建設(shè)

檔案管理的最終目的在于檔案的利用，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理工作自身價值的重要體現(xiàn)[3]。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要采用手工操作來完成檔案管理的各項工作，工作量大，步驟繁瑣，嚴(yán)重制約了檔案的利用，很大程度上造成了檔案資源的閑置和浪費。當(dāng)今，隨著信息社會深入發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足人們開發(fā)和利用檔案的需要。要更好地開發(fā)和挖掘檔案資源的價值，就必須進(jìn)行信息化改造，廣泛地應(yīng)用計算機管理、數(shù)據(jù)處理等現(xiàn)代技術(shù)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和信息開發(fā)，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化檢索平臺，以利于便捷地開發(fā)和利用檔案信息資源。檔案管理工作人員可對檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)的加工、分類、編研，開發(fā)多元化服務(wù)內(nèi)容，更好地服務(wù)于本單位發(fā)展及社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、市民生活提供參考和便捷服務(wù)。

3 結(jié)束語

總之，只要地方事業(yè)單位能扭轉(zhuǎn)思想觀念，加大對檔案管理的重視力度，更新管理理念，積極運用現(xiàn)代化檔案管理手段和信息化技術(shù)對檔案資源進(jìn)行充分的挖掘和利用，必將有力地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，更好地服務(wù)于單位事業(yè)發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)。