醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量影響因素分析及質(zhì)量提升研究

卓豪人

（桐鄉(xiāng)市第二人民醫(yī)院，浙江 嘉興 314500）

1 醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量影響因素

1.1 前端：文件形成環(huán)節(jié)質(zhì)量的影響

醫(yī)院文書檔案的前身是文件，文件質(zhì)量如何會(huì)直接影響到后期文書檔案質(zhì)量，因此，文書檔案前端控制至關(guān)重要。1）正文。醫(yī)院制發(fā)的文件應(yīng)該是處理日常醫(yī)務(wù)管理公務(wù)活動(dòng)，表達(dá)醫(yī)療機(jī)構(gòu)及其領(lǐng)導(dǎo)者的管理意圖，準(zhǔn)確記載醫(yī)院管理活動(dòng)情況的依據(jù)，因此，醫(yī)院文書檔案具有查考、憑據(jù)等功能，而這一功能來自其檔案內(nèi)容本身的真實(shí)、準(zhǔn)確，這就要求文件正文質(zhì)量過硬。如果醫(yī)院發(fā)布的文件內(nèi)容記述不清、表達(dá)意圖不明、管理活動(dòng)記錄不完整，等等，就會(huì)影響了文件內(nèi)在質(zhì)量。那么由文件立卷歸檔轉(zhuǎn)化而來的醫(yī)院文書檔案便會(huì)失去了應(yīng)用的憑證、查考和依據(jù)功能。2）文種。文件文種的性質(zhì)和用途客觀上賦予了文件一個(gè)能概括表明其性質(zhì)、用途的統(tǒng)一規(guī)范。例如，辦法、通知、決定、批復(fù)、公告、決定等，不同文種適用于不同行文場(chǎng)合，正確理解、使用文種不僅是機(jī)關(guān)高效管理的體現(xiàn)，也會(huì)對(duì)文件立卷歸檔后文書檔案的質(zhì)量。如把請(qǐng)示與函混用、將申請(qǐng)與報(bào)告混用等，影響醫(yī)院文書檔案整理和分類。3）體式。從體式上來看，醫(yī)院文件包括結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記及格式等要素。醫(yī)院文件行文有其固定、統(tǒng)一的體式要求，不得各行其是，更不宜標(biāo)新立異。4）材料。醫(yī)院文件用紙、字跡材料等也是影響醫(yī)院文書檔案質(zhì)量的重要因素。首先是公文用紙。其質(zhì)地是否堅(jiān)韌、是否耐老化，規(guī)格是否統(tǒng)一（一般為A3、A4、B5等）等紙張的自然屬性，是影響文件歸檔后質(zhì)量的重要因素。其次是公文字跡。國(guó)家檔案局明確發(fā)文規(guī)定，公文擬稿不得使用圓珠筆、鉛筆，隨著辦公自動(dòng)化的普及，對(duì)于公文標(biāo)題、正文、發(fā)文字號(hào)等字體大小和字體格式的選擇應(yīng)用都應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范要求。

1.2 中端：文件收集環(huán)節(jié)質(zhì)量的影響

醫(yī)院文件辦結(jié)后，具有歸檔價(jià)值的，還需要對(duì)其按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》等相關(guān)規(guī)定，做好文件資料的收集、整理，這也是影響文書檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，也是影響醫(yī)院文書檔案完整性、系統(tǒng)性的重要因素。根據(jù)醫(yī)院文件的歸檔范圍來看，主要包括本院自制的文件，也包括外來文件。從醫(yī)院文件收集來看，影響醫(yī)院文件收集完整性、系統(tǒng)性的重要因素包括：醫(yī)院文件處理流程不明確、不規(guī)范，以及醫(yī)院文書工作制度不健全、不科學(xué)，等等。由于醫(yī)院部門較多，有辦公室、人事科、醫(yī)務(wù)科、檔案室，以及各臨床科室，醫(yī)院文件來自其內(nèi)部各職能部門，若缺乏一套行之有效的文書處理流程或規(guī)范性要求，極易造成醫(yī)院制發(fā)的文件散失。

1.3 末端：文書立卷環(huán)節(jié)質(zhì)量的影響

文書立卷是將醫(yī)院文件按照立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行處理，不僅需要檔案工作者熟悉文件材料，還需要擁有深厚的檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)和公文處理經(jīng)驗(yàn)。影響末端文書立卷環(huán)節(jié)質(zhì)量因素主要包括文件的分類、期限的劃分、卷內(nèi)排列的關(guān)聯(lián)性，以及案卷標(biāo)題擬定及后期裝訂等等。1）首先是立卷分類。即，準(zhǔn)確判定醫(yī)院文件是否屬于歸檔范疇，要根據(jù)醫(yī)院文件內(nèi)容的價(jià)值屬性，以及相關(guān)規(guī)定，作出相關(guān)決定。若將沒有查考、憑證、依據(jù)等保存價(jià)值的文件歸檔，無疑會(huì)導(dǎo)致案卷冗余，浪費(fèi)寶貴檔案管理資源。2）其次是期限劃分。醫(yī)院文書檔案保管期限應(yīng)根據(jù)其價(jià)值和類型，可分為“永久”和“定期”，定期又分為10年、30年，如果將定期劃分為永久，或者將永久劃分為定期，再或?qū)?0年、30年錯(cuò)誤劃分，不僅使極具保存價(jià)值的文書檔案湮沒于一般價(jià)值文件中，也會(huì)給后期的醫(yī)院文書檔案查詢、保管和利用增添困難。3）再次是案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題相當(dāng)于醫(yī)院文書檔案“窗口”，給人以直觀感受。醫(yī)院文書檔案案卷標(biāo)題擬定是否簡(jiǎn)潔、嚴(yán)謹(jǐn)，會(huì)直接影響是否反映了醫(yī)院文書卷內(nèi)文件主要內(nèi)容，若簡(jiǎn)單地對(duì)其進(jìn)行羅列，造成案卷標(biāo)題擬定不準(zhǔn)確、不規(guī)范，勢(shì)必會(huì)影響后期文書檔案利用。4）最后是案卷裝訂。除了電子文書檔案采用計(jì)算機(jī)“單軌制”管理外，大量的文書檔案還需要借助人工進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)不得應(yīng)用訂書釘，選用線裝，頁(yè)碼順序要標(biāo)注準(zhǔn)確，不得壓字，更不得有脫頁(yè)等情況。

2 提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量對(duì)策

2.1 從思想、組織、制度方面保障醫(yī)院文書檔案案卷質(zhì)量

從外在因素來看，提升醫(yī)院文書檔案案卷質(zhì)量，離不開文書檔案從業(yè)者的思想重視、組織嚴(yán)密和完善制度作為保障。首先，要把《檔案法》《保密法》，以及公文管理等相關(guān)理念和意識(shí)貫穿于醫(yī)院文書檔案從其文件形成至立卷歸檔的全過程，高度重視質(zhì)量核心意識(shí)，在思想上高度重視醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，從行文、用紙、標(biāo)題等可能會(huì)影響醫(yī)院文書檔案案卷質(zhì)量的一點(diǎn)一滴重視，以“求極致”的心態(tài)和思想投入到醫(yī)院文書檔案管理工作的方方面面。其次，要成立醫(yī)院文書檔案質(zhì)量審核領(lǐng)導(dǎo)小組。由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、骨干人員，以及從其他科室遴選的文書案卷質(zhì)量監(jiān)督員等共同組成，在人員組成和組織結(jié)構(gòu)方面，將醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量納入其監(jiān)督、考核和檢查的重要范疇。

2.2 從制作、登記、立卷方面把好醫(yī)院文書檔案工作質(zhì)量

從文件制作、收發(fā)文登記，以及立卷等全生命周期做好醫(yī)院文書檔案工作質(zhì)量。首先，要嚴(yán)格把牢文件制作質(zhì)量關(guān)。檔案工作者要做好前沿服務(wù)指導(dǎo)，把好稿件撰寫、制作等質(zhì)量關(guān)，重點(diǎn)從正文內(nèi)容、文件格式、文件用紙，以及標(biāo)題完整、規(guī)范等影響文書檔案質(zhì)量的因素抓起，確保文書資料符合案卷質(zhì)量要求。其次，做好收發(fā)文登記。安排辦公室或行政管理部門人員專人負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部收發(fā)文，以及外單位來文的登記工作，自制文件要留底，外來文件要根據(jù)其內(nèi)容，待其處理完畢后，按照規(guī)定時(shí)限內(nèi)做好移交歸檔。再次，規(guī)范做好文書立卷。按照文書檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做好紙質(zhì)文書檔案和電子文件的立卷歸檔工作。既要做好文件的收集、整理和分類，準(zhǔn)確做好文書檔案歸檔時(shí)限劃定。此外，還要做好案卷裝訂工作，精準(zhǔn)標(biāo)注頁(yè)碼順 序等。

2.3 從業(yè)務(wù)、實(shí)踐、監(jiān)督方面把好醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量

醫(yī)院要經(jīng)常性地組織文書檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量提升方面的培訓(xùn)，不斷提升文書檔案從業(yè)人員的綜合業(yè)務(wù)素能。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過文書檔案質(zhì)量精細(xì)化業(yè)務(wù)評(píng)比，每年評(píng)選出一定數(shù)量的精品文書檔案，通過業(yè)務(wù)評(píng)比，用以指導(dǎo)文書檔案工作實(shí)踐，不斷提升文書檔案質(zhì)量水平。此外，加強(qiáng)文書檔案質(zhì)量檢查，每季度或每半年開展一次文書檔案質(zhì)量檢查，邀請(qǐng)檔案部門、辦公室、醫(yī)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員等共同參與，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)督促整改，切實(shí)提高醫(yī)院文書檔案 質(zhì)量。