房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理的策略試析

王 寧

（北京首都開(kāi)發(fā)股份有限公司首開(kāi)同信分公司，北京 100005）

在房地產(chǎn)企業(yè)中，工程檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)工作之一，也是提升企業(yè)效益，為企業(yè)在發(fā)展上的決策制定提供重要參考價(jià)值的重要舉措。房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案在整個(gè)企業(yè)檔案中占據(jù)重要地位，其真實(shí)反映企業(yè)在工程項(xiàng)目上的發(fā)展?fàn)顩r，記錄了房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展歷程中積累的寶貴的施工經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)儲(chǔ)備，是企業(yè)發(fā)展壯大過(guò)程中必不可少的基石。但目前一些房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)并沒(méi)有對(duì)其自身的工程檔案管理給予足夠的重視，一味追求項(xiàng)目的建設(shè)，卻忽視了自身工程施工檔案的整理和分析，沒(méi)有充分利用企業(yè)工程檔案管理在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展上的價(jià)值。因此本文對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理的策略進(jìn)行試析，以此提升企業(yè)對(duì)自身工程檔案管理的重視，從而促進(jìn)企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)工程檔案管理應(yīng)有的作用。

1 房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案的特點(diǎn)

1）專(zhuān)業(yè)性和系統(tǒng)性。房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案所包含的專(zhuān)業(yè)資料眾多，例如土建施工、裝飾設(shè)計(jì)以及安裝技術(shù)等，各部分相互聯(lián)系形成一個(gè)整體的工程檔案資料。毫無(wú)疑問(wèn)，房地產(chǎn)企業(yè)各部分工程設(shè)計(jì)及工程施工都具有較高的專(zhuān)業(yè)性，彼此之間又相互作用相互聯(lián)系組成一個(gè)系統(tǒng)性的工程。因此房地產(chǎn)企業(yè)在進(jìn)行工程檔案整理時(shí)，要綜合考慮各部分文件資料的專(zhuān)業(yè)性和之間的聯(lián)系，對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和編號(hào)，從而方便資料的獲取。此外一套整個(gè)系統(tǒng)的工程檔案，又需要有設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備、裝飾和建筑施工等各類(lèi)專(zhuān)業(yè)文件構(gòu)成，要充分考慮各個(gè)環(huán)節(jié)之間的專(zhuān)業(yè)性和聯(lián)系性，形成系統(tǒng)的工程檔案。

2）階段性和動(dòng)態(tài)性。通常情況下房地產(chǎn)的開(kāi)發(fā)需要經(jīng)過(guò)多個(gè)階段性工作，主要有前期工程項(xiàng)目的申請(qǐng)和審批，到征地、工程建筑設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收和后期維護(hù)這幾個(gè)主要階段，而且每個(gè)階段的工作結(jié)束之后，都需要有相關(guān)部門(mén)的驗(yàn)收和審核，只有通過(guò)后才可以進(jìn)行下一階段的工作。例如大部分房地產(chǎn)企業(yè)做好了前期準(zhǔn)備工作后，都需要在政府部門(mén)審批通過(guò)可行性報(bào)告之后，工程設(shè)計(jì)單位才能對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)工作。因此房地產(chǎn)的開(kāi)發(fā)過(guò)程是階段性的，而每一個(gè)階段工作的開(kāi)展都需要對(duì)其進(jìn)行記錄和形成檔案，因此房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案也具備相應(yīng)的階段性。此外，在施工圖紙經(jīng)過(guò)建委審核批準(zhǔn)備案之后，由于現(xiàn)場(chǎng)施工的多變性以及不可控元素，無(wú)法保證整個(gè)施工嚴(yán)格按照施工圖紙來(lái)進(jìn)行，這時(shí)候就會(huì)依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際施工條件和環(huán)境綜合考慮，對(duì)圖紙進(jìn)行合理的修改，甚至可能是邊施工邊修改。這種圖紙的不斷變更在施工過(guò)程中是不可避免的，其也在允許的范圍之內(nèi)，但是要經(jīng)過(guò)非常嚴(yán)格的調(diào)整設(shè)計(jì)。而同時(shí)對(duì)施工圖紙及施工順序所記錄的工程檔案也會(huì)隨之不斷調(diào)整，整個(gè)過(guò)程都是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的工作。

2 房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理存在的問(wèn)題

1）對(duì)工程檔案的認(rèn)識(shí)不清。一些小型房地產(chǎn)企業(yè)的檔案員同時(shí)也是資料員，因此，在招聘時(shí)，只招資料員，這樣雖然節(jié)省了成本，但是資料員不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理員，他們不清楚檔案應(yīng)如何歸檔，不清楚哪些文檔需要進(jìn)行歸檔，哪些文檔不需要?dú)w檔，導(dǎo)致檔案管理時(shí)，部分文件丟失，檔案歸檔不完善，歸檔質(zhì)量較差。

2）工程檔案管理工作人員流動(dòng)性大。部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理部門(mén)認(rèn)為，檔案管理是一項(xiàng)不需要技術(shù)的工作，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益影響不大，檔案管理者不需要專(zhuān)職人員，沒(méi)有給工程檔案管理者合適的薪資待遇，工程檔案管理工作枯燥，繁瑣，導(dǎo)致檔案管理者的流動(dòng)性較大，這不利于工程檔案的管理。房地產(chǎn)工程建設(shè)是一個(gè)漸變的過(guò)程，檔案管理者的變換，將不利于資料的全面保存，將會(huì)使部分檔案流失，新的檔案管理者需要一段時(shí)間熟悉檔案管理工作，從而使檔案管理效率降低，影響房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。

3）檔案記錄工作監(jiān)督和管理力度不足。檔案管理者沒(méi)有對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行督查，不能及時(shí)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的情況以書(shū)面報(bào)告的形式進(jìn)行反映，當(dāng)監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行核查時(shí)，常出現(xiàn)再補(bǔ)充的狀況，有時(shí)手寫(xiě)不規(guī)范，缺乏一定的真實(shí)性，導(dǎo)致工程檔案管理無(wú)法發(fā)揮其最大用途。資料具有一定的隨意性，對(duì)同類(lèi)的工序檢查，有時(shí)利用其相似信息填寫(xiě)到另一個(gè)同類(lèi)工序中，缺少相關(guān)檢測(cè)。部分信息在誤差允許的檢測(cè)范圍內(nèi)，工作人員便認(rèn)為該檢測(cè)結(jié)果可行，便隨意填寫(xiě)一個(gè)看似合理的數(shù)據(jù)。

4）檔案管理模式落后。一些房地產(chǎn)企業(yè)為追求利益，仍然采用手工管理，不使用新型的管理設(shè)備，部分企業(yè)因新型設(shè)備和軟件會(huì)加大管理成本，仍利用舊的管理工具和管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期下檔案管理的需求。

3 提升房地產(chǎn)企業(yè)工程管理的有效措施

1）提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視。企業(yè)對(duì)工程檔案的重視程度影響著檔案管理的效率，工程檔案管理不僅有利于檔案事業(yè)的發(fā)展，還可以為房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理者提供決策依據(jù)，加強(qiáng)工程檔案管理，有利于充分發(fā)揮其作用，檔案管理者合理管理檔案，讓企業(yè)和監(jiān)管單位看到工程檔案管理存在的意義，企業(yè)做好檔案的整理和歸納，確保各材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。定期組織檔案管理者參加培訓(xùn)，提高檔案管理的綜合素質(zhì)和管理效率。

2）強(qiáng)化對(duì)工程檔案管理人員的培養(yǎng)。對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案管理人員是其中的最關(guān)鍵因素。要想實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的檔案管理，就必須要在檔案建設(shè)過(guò)程中對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，提升管理人員的綜合素質(zhì)，這也是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)和保障。可以針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案信息的錄入和分類(lèi)整理能力培訓(xùn)，使其更好地適應(yīng)這一崗位。其次，要不斷招聘檔案信息管理專(zhuān)業(yè)人才，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)方案和合理的激勵(lì)政策，督促管理人員不斷提升自己的技術(shù)水平，充分發(fā)揮房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案的價(jià)值。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案記錄工作的監(jiān)督。檔案管理是否滿(mǎn)足相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案質(zhì)量有著重要影響，部分房地產(chǎn)企業(yè)只重視施工現(xiàn)場(chǎng)的安全，不太注重相關(guān)資料在施工過(guò)程中的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，加強(qiáng)施工單位和監(jiān)管部門(mén)在文件上的一致性，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，相關(guān)檢測(cè)部分應(yīng)認(rèn)真對(duì)待每一次的檢測(cè)，確保文件的完整，真實(shí)，準(zhǔn)確。

4）改善工程檔案管理方式。新時(shí)期下的房地產(chǎn)企業(yè)檔案都采用信息化技術(shù)管理，信息化系統(tǒng)主要由硬件設(shè)施、軟件設(shè)施以及檔案資料這三部分組成，其中檔案資料是房地產(chǎn)檔案信息化管理的最重要部分，需要相關(guān)管理人員強(qiáng)化意識(shí)做好日常信息收集和維護(hù)工作。檔案管理人員要強(qiáng)化信息管理的重要性，樹(shù)立起新型檔案信息化管理理念，以積極的態(tài)度開(kāi)展檔案信息化管理的工作。首先根據(jù)信息化管理的需要，科學(xué)合理地制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和實(shí)施步驟。要遵循系統(tǒng)化和循序漸進(jìn)工作方式做好檔案管理信息化工作。其次要積極地學(xué)習(xí)和運(yùn)用信息化的技術(shù)和手段，搭建高效的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)改善工程檔案管理方式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

4 結(jié)論

立足于新時(shí)期房地產(chǎn)發(fā)展趨勢(shì)，為了記錄房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展歷程中的工程檔案，其工程檔案管理工作也要順應(yīng)企業(yè)發(fā)展步伐，積極開(kāi)展工程檔案管理的建設(shè)。高水平的房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理不僅能提高企業(yè)工程建設(shè)的工作效率提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，更是為企業(yè)發(fā)展決策作參考依據(jù)影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向，可見(jiàn)高水平的房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理對(duì)于促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有十分重要的作用。