新時期檔案管理科學(xué)化和信息化路徑探討

韓 爽

（鄄城縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274600）

1 現(xiàn)階段檔案管理中存在的不足之處

通過調(diào)查現(xiàn)階段各個單位檔案管理的工作流程我們能夠發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段由于單位沒有一套科學(xué)完整的工作體系，檔案管理人員在工作中沒有形成固定的檔案管理流程，工作導(dǎo)致沒有頭緒，沒有規(guī)則，更無法體現(xiàn)信息化的較高水平。在檔案管理中由于沒有細(xì)節(jié)的相關(guān)規(guī)定，基層部門的人員和領(lǐng)導(dǎo)層的人員缺少溝通，沒有明確的責(zé)任體系，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料不完整，缺檔，分類不明確等問題。當(dāng)然電子檔案工作在完善的過程中同樣也會面臨更多的問題。有些人員缺少檔案管理的錯誤意識，認(rèn)為檔案管理沒有重要的意義，在收集、管理、存儲統(tǒng)計過程中也出現(xiàn)消極怠工的態(tài)度，久而久之，會出現(xiàn)更多的安全隱患。當(dāng)然各個部門在進(jìn)行檔案管理工作過程中也要加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，建立共享數(shù)據(jù)庫等，當(dāng)然這些也都是建立在擁有一套標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上。

2 檔案管理科學(xué)化和信息化的積極意義

2.1 可以滿足信息化時代對檔案的服務(wù)要求

步入21世紀(jì)，信息化已經(jīng)成為必然趨勢，來自各個行業(yè)的數(shù)據(jù)量已經(jīng)大大增加，人們在求職升遷過程中對檔案的需求也越來越高，因此檔案管理也需要有高標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案管理也應(yīng)當(dāng)加入信息化的元素，這樣能夠提高人們對檔案的查詢速度以及核對檔案信息準(zhǔn)確度等，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)規(guī)劃，使用現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，真正提高檔案管理的效率，滿足人們對日益增長的檔案的服務(wù)要求。

2.2 深入貫徹國家文化軟實力發(fā)展的方針

要想提高國家在世界上的地位，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展是一方面，文化軟實力的增長也屬于重要的組成部分。而檔案管理則是文化軟實力的表現(xiàn)形式之一，現(xiàn)階段中國信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)相對來講發(fā)展完善，基礎(chǔ)性的文化軟實力也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步跟上國家的需求，檔案管理如果能夠提升文化軟實力，那么能夠促進(jìn)國家的不斷發(fā)展。相關(guān)單位對一些歷史價值較高的檔案信息資料存檔過程中，也應(yīng)當(dāng)充分挖掘檔案的現(xiàn)實價值，從而提升我國的文化軟實力。

2.3 滿足信息化發(fā)展趨勢的必然要求

在檔案管理過程中，管理是否科學(xué)直接影響著檔案管理的真正價值。在信息化不斷發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也已經(jīng)促進(jìn)各個行業(yè)的發(fā)展，檔案管理行業(yè)也因此受益，如果能夠盡快提高檔案管理的信息化，不僅能夠促進(jìn)檔案管理的數(shù)據(jù)真實性，還能夠滿足信息化發(fā)展的社會要求。

2.4 能夠促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展

我們知道檔案管理是一項復(fù)雜的，系統(tǒng)性的工作，如果在管理工作中不能夠精益求精，或者沒有科學(xué)的流程，那么就會導(dǎo)致檔案價值的流失，或者有礙于檔案的健康發(fā)展，嚴(yán)重的可能影響一個行業(yè)的科學(xué)發(fā)展。因此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的科學(xué)化水平，應(yīng)當(dāng)從每一個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理規(guī)劃，引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)以及人才，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)方法，提高檔案工作的科學(xué)性。

3 新時期檔案管理科學(xué)化和信息化的具體方法

3.1 建立健全檔案管理的體制體系

在檔案信息化管理工作中有四大原則，分別是統(tǒng)籌規(guī)劃，循序漸進(jìn)，確保安全，穩(wěn)步實施，由此可見，加強(qiáng)基礎(chǔ)的檔案信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)，檔案的掃描錄入工作完成，才能真正提高檔案管理的效率。相關(guān)部門首先應(yīng)當(dāng)從制度完善開始進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)者要制定全面的規(guī)劃和體系，并且應(yīng)當(dāng)成立檔案信息化建設(shè)工作專門小組，小組負(fù)責(zé)建設(shè)方案以及推進(jìn)方案的具體執(zhí)行。比如，應(yīng)當(dāng)不斷完善《檔案信息化建設(shè)工作暫行規(guī)定》《檔案數(shù)字信息收集、著錄和移送制度》《檔案數(shù)字信息查詢利用制度》《檔案數(shù)字信息的歸檔和管理辦》等各種制度，這樣才能使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)，更加規(guī)范。檔案管理工作還可以從中期長期計劃進(jìn)行，使各個部門之間提高思想重視，成立專門小組對每個環(huán)節(jié)進(jìn)行督促和考核，比如可以建立嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，獎懲制度，責(zé)任追究體系，提高每個工作人員的責(zé)任心。另外也應(yīng)當(dāng)建立良好的制度體系，使每一個檔案管理人員以及檔案查詢?nèi)藛T都能夠受惠，在檔案錄入和輸出環(huán)節(jié)要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案管理工作能夠為社會提供更多效益。

3.2 相關(guān)人員更新自己檔案管理的理念

進(jìn)行檔案整理的人員首先應(yīng)當(dāng)具有較高的工作熱情，這樣才能將全部精力放在檔案管理過程中。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)提高檔案管理培訓(xùn)工作，更新工作人員的管理理念，比如建成實體館和虛擬館兩個單元，戰(zhàn)略目標(biāo)則應(yīng)當(dāng)以重視信息存儲為基礎(chǔ)，各區(qū)域檔案館首先應(yīng)當(dāng)重視對原館藏資源的再次處理，將陳舊多年的資料再次發(fā)揮應(yīng)用價值，這樣能夠使更多用戶精準(zhǔn)地找到所需要的資料。檔案管理服務(wù)的對象其實應(yīng)當(dāng)是社會學(xué)者到更多人群，比如百姓家庭，廣大社區(qū)。在新時期的要求下，作為檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，提升自己的管理理念，這樣才能符合各個社會群體對檔案管理的不同需求。在檔案管理中也應(yīng)當(dāng)確保資料品質(zhì)的提升，及時更新自己的服務(wù)觀念，做好檔案的整理，分類和歸檔工作。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)重視，不斷地動員單位的其他工作人員，真心投入到檔案管理信息化和科學(xué)中，進(jìn)一步完善檔案管理的制度，將工作納入日常的績效考核范圍，明確每個檔案工作人員的職責(zé)，避免出現(xiàn)發(fā)現(xiàn)問題找不到負(fù)責(zé)人的現(xiàn)象。

3.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作首先要依靠一線工作人員去處理，檔案工作的本身具有技術(shù)性，專業(yè)性和規(guī)范性，如果從事一線檔案管理的員工沒有專業(yè)的知識，相關(guān)業(yè)務(wù)也不熟練，那么檔案管理的工作也不能良好的開展?；诖?，任何檔案管理單位都應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn)，引進(jìn)專業(yè)人才等，加強(qiáng)一線檔案管理人才的管理。同時也要做好檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)和后續(xù)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)工作。比如可以定期開展檔案管理業(yè)務(wù)的知識學(xué)習(xí)以及培訓(xùn)，組織一線的工作人員參觀其他優(yōu)秀單位的檔案管理成果，不斷交流和討論，互相學(xué)習(xí)參考經(jīng)驗，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，熟練掌握檔案管理的工作技能。作為一線工作管理人員，也應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)的意識，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理手段，對檔案信息的錄入，整理，查詢等也都應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)和揣摩。另外可以通過上網(wǎng)搜尋資料等提高自己對業(yè)務(wù)的熟悉能力，同時，在新時期下，檔案管理的工作內(nèi)容也變得更加豐富，一線的工作人員分工應(yīng)當(dāng)更加明確，不僅要具備豐富的知識，還應(yīng)當(dāng)掌握多元化的理論以及現(xiàn)代化，信息化的操作技術(shù)和管理技術(shù)。在工作中也要保持良好的作風(fēng)，重視培訓(xùn)和業(yè)務(wù)提升，不斷建立學(xué)習(xí)型的團(tuán)隊。在人員的選聘與晉升制度中也應(yīng)當(dāng)完善，考核人員也應(yīng)當(dāng)從培訓(xùn)管理，思想教育等多元化開展。比如，一線管理人員首先要精通計算機(jī)信息化技術(shù)，還應(yīng)當(dāng)了解檔案管理現(xiàn)代化，專業(yè)化的相關(guān)知識，只有保證了一線有專業(yè)人才，檔案管理工作才能順利開展。

3.4 促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化信息化的全面發(fā)展

檔案管理工作持續(xù)向前經(jīng)過的必要階段就是檔案管理信息化。因此，相關(guān)單位首先應(yīng)當(dāng)引進(jìn)硬件系統(tǒng)，做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，將檔案載體進(jìn)行不斷的豐富。同時，檔案管理工作也離不開計算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專業(yè)的團(tuán)隊，提升檔案系統(tǒng)電子化水平，同時也要注意對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和檢修。不同單位對檔案資源管理的現(xiàn)實需求也有所不同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立共性的基礎(chǔ)之上，尋求其他的核心功能。比如企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)完成檔案信息資源共享，各個資源的在線傳輸，以及不同讀者對檔案不同的需求，這樣才能惠及不同民眾群體。企業(yè)的檔案庫房建設(shè)需要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)和六防要求，即防火，防盜，防潮，防蛀，防光，防高溫，每個單位也應(yīng)當(dāng)保證檔案管理的硬件設(shè)施符合國家標(biāo)準(zhǔn)，檔案存放式密集柜等也應(yīng)當(dāng)要按照集中統(tǒng)一的管理模式，檔案室和辦公室應(yīng)當(dāng)分開，檔案設(shè)施一應(yīng)俱全，檔案查找應(yīng)當(dāng)快捷方便，檔案的投入也應(yīng)當(dāng)不斷提升，比如購置先進(jìn)的信息化硬件設(shè)備，投入我硬件工具，為檔案信息化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的實際情況和檔案數(shù)字化的需要，投入一定的資金開展信息化工作，打印機(jī)，復(fù)印機(jī)，服務(wù)器，掃描儀等都應(yīng)當(dāng)使用最先進(jìn)的信息化技術(shù)，引入檔案信息化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)版檔案管理專業(yè)應(yīng)用軟件應(yīng)用平臺，這樣才能及時擴(kuò)大專用檔案密集柜的體積。隨著新時代社會信息化發(fā)展水平的不斷提高，檔案管理者人員對自身的水平也應(yīng)當(dāng)提出更高的要求，在對檔案信息管理過程中要嚴(yán)格保密，做好安全流程，應(yīng)用檔案資料雖然開放，但是相對來講也是比較機(jī)密性的文件，企業(yè)首先要健全檔案管理體系，加強(qiáng)監(jiān)督，同時強(qiáng)化的檔案員工的思想認(rèn)識，防止出現(xiàn)泄密事件。

3.5 努力提升檔案管理工作的數(shù)字化，信息化水平

檔案管理工作涉及對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)理化掃描加工，首先，應(yīng)當(dāng)鋪設(shè)具有檔案數(shù)字化掃描電子檢索等多樣化的檔案，利用便捷功能快速通道，這樣才能完善檔案存儲的系統(tǒng)，使檔案數(shù)字化掃描工作順利進(jìn)行。對于舊檔案，有些都是使用又薄又軟的手寫紙，如果使用高速掃描儀，很可能會造成檔案損傷，并且在拆卷的過程中也可能存在損壞或者遺失，因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門采購成者專用案成冊掃描儀作為數(shù)字化的錄入設(shè)備，這樣一來，可以通過不拆卷掃描的形式實現(xiàn)錄入。數(shù)字化查詢?yōu)橹行慕⒑徒∪鞣N檔案的檢索工具，也可以實現(xiàn)檔案快速查詢的功能。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)查漏補(bǔ)缺，對卷宗進(jìn)行逐頁檢查，不斷完善，對重要的信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。

4 總結(jié)

總而言之，在當(dāng)下信息化不斷發(fā)展的背景下，相關(guān)單位的檔案管理工作要想提高信息化，科學(xué)化，應(yīng)當(dāng)從各個方面開始著手。比如提高工作人員的思想意識，做好軟硬件系統(tǒng)的升級維護(hù)工作，不斷提高檔案管理中的服務(wù)質(zhì)量，采取科學(xué)的手段維護(hù)好檔案中數(shù)據(jù)安防工作等，只有各個部門的每個人員參與其中，才能真正促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展。