事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化及發(fā)展趨勢探討

徐紅霞

（江蘇省鎮(zhèn)江市環(huán)境衛(wèi)生管理處，江蘇 鎮(zhèn)江 212000）

科技的進(jìn)步讓財務(wù)紙質(zhì)檔案被電子檔案雖取代，成為現(xiàn)如今事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的優(yōu)選，電子檔案占用空間小，方便，成本低等特點(diǎn)能更好讓檔案管理人員完成管理工作，信息技術(shù)還可以讓財務(wù)檔案更加整潔清晰，進(jìn)行查閱的時候也會比紙質(zhì)檔案更加方便尋找。

1 樹立信息化財務(wù)檔案管理正確理念

以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存的時候比較麻煩，而且易丟失和損壞，電子檔案可以在不占用空間的前提下進(jìn)行多種類資料的保存，而且隨時可以進(jìn)行備份保存，還可以實(shí)現(xiàn)隨時隨地提取財務(wù)資料進(jìn)行查閱，電子財務(wù)檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還不易丟失和損壞，財務(wù)檔案的完整性可以得到保證，電子檔案還可以減輕管理人員的工作量，讓工作人員可以提高自己的工作效率，提高資料的利用率。

在實(shí)際的事業(yè)單位財務(wù)檔案管理當(dāng)中，有著一部分的管理人員并沒有意識到財務(wù)檔案管理工作的重要性，對于保存資料的完整不夠重視，甚至有些事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行財務(wù)檔案保存和管理。為了順應(yīng)時代發(fā)展的需要，事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理一定要采用信息化管理，相關(guān)管理人員要樹立正確的信息化財務(wù)檔案管理理念，將信息化檔案管理作為首選，事業(yè)單位的管理層也要對其有著足夠的重視，增加對于財務(wù)管理的資金投入，保證信息化財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)置可以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，腳踏實(shí)地的完成信息化財務(wù)檔案管理。

2 制定合適且完善的信息化財務(wù)檔案管理制度

管理工作順利進(jìn)行的前提就是有著完善的管理制度，合適且完善的制度是事業(yè)單位的管理工作質(zhì)量的保證。事業(yè)單位的發(fā)展前途受信息管理工作的影響，所以這項(xiàng)工作的重要性不言而喻，隨著我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增強(qiáng)，我國的事業(yè)單位的規(guī)模也在隨著擴(kuò)大，單位的財務(wù)管理工作難度自然加大，要想跟上事業(yè)單位的發(fā)展腳步，為單位的快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)，相關(guān)的信息管理制度一定要進(jìn)行改革和優(yōu)化，保證單位的管理水平的不斷提高。

對于以往管理制度的改革和優(yōu)化要從信息化入手，管理人員要把信息化技術(shù)真正融入到管理工作中去，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對管理工作水平的提高。第一步，制定合理的管理工作流程，讓管理工作的運(yùn)行變得標(biāo)準(zhǔn)化，條理化，這樣可以避免管理工作的有序進(jìn)行，進(jìn)行工作檢查的時候也可以迅速發(fā)現(xiàn)問題的所在，從而達(dá)到優(yōu)化資源配置，減少管理成本的目的。第二步，要對需要管理的檔案進(jìn)行分類標(biāo)簽，且規(guī)定資料的重要程度，根據(jù)重要程度的不同進(jìn)行不同規(guī)格的管理工作，這些差別體現(xiàn)在管理年限等方面，一些比較重要的事業(yè)單位機(jī)密只能管理層才能進(jìn)行查閱，確保管理工作安全性的同時讓管理的各項(xiàng)工作有章可依，有據(jù)可循。第三步，事業(yè)單位可以制定管理工作的獎罰制度，單位應(yīng)當(dāng)有這一一個工作準(zhǔn)則，這個準(zhǔn)則作為工作人員的工作標(biāo)桿，更是對工作人員的一種約束，若是負(fù)責(zé)的工作長時間不出現(xiàn)差錯，單位可以對其進(jìn)行獎勵，這對其他員工也是一種表率作用，若是出現(xiàn)了明顯錯誤，單位也要對其進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰，畢竟財務(wù)資料的管理工作是非常重要的，若是出現(xiàn)錯誤會造成比較嚴(yán)重的后果。經(jīng)過這三步的改革和優(yōu)化，就可以形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，讓整個管理工作都可以科學(xué)有效地開展。

3 培養(yǎng)財務(wù)檔案管理人員的基本工作素質(zhì)

要想做好事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作，就要保證管理工作人員的專業(yè)水平和工作素質(zhì)，現(xiàn)在事業(yè)單位存在的問題就是很多管理人員的工作水平和工作素質(zhì)還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理層面，在接觸信息化管理之后因?yàn)椴皇煜ば畔⒒芾淼牟僮髂Ｊ?，?dǎo)致實(shí)行信息化管理之后的工作效率不增反減，完全無法體現(xiàn)出信息化管理的優(yōu)勢，為了解決這樣的問題，事業(yè)單位管理層要對管理員工的專業(yè)培訓(xùn)引起重視，管理層要可以讓一些工作經(jīng)驗(yàn)足的老員工進(jìn)行信息化管理工作的學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)完之后對其他員工進(jìn)行培訓(xùn)，當(dāng)然若是時間比較緊迫，還可以直接外聘信息化管理工作人才，讓其對員工進(jìn)行教導(dǎo)，教導(dǎo)的內(nèi)容要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，而且不單只是進(jìn)行操作方法的教導(dǎo)，還要培養(yǎng)管理人員的綜合工作能力和基本工作素質(zhì)，讓員工可以根據(jù)工作情況的不同作出調(diào)整，增強(qiáng)員工工作的靈活性。在進(jìn)行管理工作培訓(xùn)的時候也要講究方式，要循序漸進(jìn)，分層次進(jìn)行培訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)層還可以對培訓(xùn)效果良好的員工進(jìn)行獎勵，增加員工參與培訓(xùn)的積極性，盡快地成為能適應(yīng)信息化管理工作的員工，為事業(yè)單位的財務(wù)管理貢獻(xiàn)力量。

4 完善財務(wù)檔案管理信息安全系統(tǒng)

財務(wù)檔案管理工作向信息化技術(shù)靠攏的趨勢已經(jīng)成為必然，所以事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要努力將單位的管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，但信息化也是存在這一些安全性的問題，網(wǎng)絡(luò)上存在著一些無法根除的病毒程序，這些程序會侵入單位的電腦，竊取單位財務(wù)信息并對其造成損害，對事業(yè)造成嚴(yán)重的后果，所以一定要完善財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，保證電子財務(wù)信息檔案的安全。首先，對于財務(wù)檔案信息的訪問權(quán)限要嚴(yán)格把控，對于保存的電子檔案傳輸時要進(jìn)行加密，某些非常重要的機(jī)密檔案要進(jìn)行多重加密，進(jìn)一步提高檔案的安全性。事業(yè)單位最好聘請網(wǎng)絡(luò)安全專家協(xié)助管人員進(jìn)行管理工作，并且在進(jìn)行員工培訓(xùn)的時候?qū)ζ溥M(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全方面的培訓(xùn)，幫助員工樹立良好的安全意識。

5 結(jié)語

總而言之，信息化財務(wù)檔案管理有著傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理無法比擬的優(yōu)勢，不但可以減少工作成本，還能不受空間和時間的約束，隨時隨地的進(jìn)行資料的查閱，對事業(yè)的發(fā)展前景有著非常好的促進(jìn)作用。選擇信息化財務(wù)檔案管理，才能讓事業(yè)單位的發(fā)展跟上社會進(jìn)步的腳步。