現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響和措施

孟 雪 羅文福

（中國(guó)石油天然氣股份有限公司撫順石化分公司，遼寧 撫順 113000）

1 信息化背景下檔案信息管理的優(yōu)勢(shì)

基于云計(jì)算的巨大數(shù)據(jù)處理能力，信息化完全顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得檔案數(shù)據(jù)的高質(zhì)量應(yīng)用成為現(xiàn)實(shí)。

1.1 大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息的智能化及人性化

檔案管理工作中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過(guò)信息采集、數(shù)據(jù)壓縮、遠(yuǎn)程傳遞、自動(dòng)翻譯等手段收集檔案信息資源，通過(guò)云技術(shù)進(jìn)行巨量的信息儲(chǔ)存，能建立起結(jié)構(gòu)有序的檔案信息資源庫(kù)。工作人員簡(jiǎn)單操作檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，便可達(dá)到智能計(jì)算檢索、分析、查詢、處理、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的目的，使檔案資源的開發(fā)利用數(shù)字化和智能化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，用戶可根據(jù)自身需求，充分挖掘和利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的“私人定制”，凸顯人性化特點(diǎn)。

1.2 大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息的高效化

原始的檔案管理，管理人員要面對(duì)的是整個(gè)庫(kù)房、數(shù)排檔案柜架以及數(shù)不清的紙質(zhì)檔案資料。手工翻閱查找，又存在著工作量大、效率低下、準(zhǔn)確率低的問(wèn)題，對(duì)檔案資源的利用造成極大束縛。大數(shù)據(jù)技術(shù)介入后，查閱者只要具有一定的查閱權(quán)限，遵守檔案保密要求，就能使用查詢終端，對(duì)目標(biāo)檔案信息資源庫(kù)進(jìn)行智能查找、檢索，以及必要的瀏覽、分析和使用，查詢速度遠(yuǎn)非傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)可比，檔案檢索和使用的速度也大大提高。

1.3 大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理和利用水平的整體提升

全球經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)交往的日益頻繁，新技術(shù)、新手段的應(yīng)用不斷推陳出新，促使數(shù)據(jù)信息量和檔案數(shù)量都出現(xiàn)了爆發(fā)式增長(zhǎng)，給檔案管理帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)自應(yīng)用以來(lái)，云計(jì)算、云存儲(chǔ)和IT技術(shù)的應(yīng)用普及，不僅使檔案信息的查詢變得便捷迅速，也改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息的運(yùn)行效率大幅提升。基于信息技術(shù)平臺(tái)建設(shè)，更多的檔案管理信息系統(tǒng)被開發(fā)出來(lái)，檔案信息識(shí)別系統(tǒng)的應(yīng)用、檔案信息數(shù)據(jù)的改良，使數(shù)據(jù)信息的處理能力進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)進(jìn)一步優(yōu)化，促進(jìn)了檔案信息管理和利用水平的極大提升。

2 信息化背景下檔案管理信息安全所面臨的問(wèn)題

信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)于檔案信息安全來(lái)說(shuō)是一把雙刃劍，檔案管理在充滿機(jī)遇的同時(shí)也面臨著極大的挑戰(zhàn)，檔案信息存在一系列的風(fēng)險(xiǎn)隱患，這些風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在檔案信息收集、檔案信息管理和檔案信息利用等幾個(gè)環(huán)節(jié)。

2.1 檔案信息收集環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息收集，主要有電子文檔和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化收集。在此過(guò)程中，紙質(zhì)檔案的載體、存儲(chǔ)空間和表現(xiàn)形式都出現(xiàn)了一定程度的改變，載體容易被更替，存儲(chǔ)空間容易被任意壓縮或擴(kuò)大，表現(xiàn)形式任意被更改，這都對(duì)檔案的原始性和真實(shí)性產(chǎn)生影響。此外，檔案信息量的爆炸式增長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案種類繁多、數(shù)量巨大的數(shù)字化處理，檔案管理的難度可想而知，信息在收集過(guò)程中極容易出現(xiàn)漏收或錯(cuò)收的現(xiàn)象，無(wú)形中增加信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 檔案信息管理環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字化檔案的管理，對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)有較大的依賴性。檔案信息轉(zhuǎn)移時(shí)，要經(jīng)過(guò)不同系統(tǒng)的多次讀取與錄入，數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)冗余、丟失、替換、改寫等，檔案的原始真實(shí)性難以保證。用于存儲(chǔ)和管理檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)故障、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等都可能造成數(shù)據(jù)被惡意使用或篡改，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失或損壞。

2.3 檔案信息利用環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

如何利用適當(dāng)?shù)臋z索方式和檢索載體從海量數(shù)據(jù)中提取信息，并保證檢索結(jié)果的真實(shí)準(zhǔn)確，也是大數(shù)據(jù)背景下檔案信息安全的一個(gè)待破解難題。檔案信息利用過(guò)程中，檢索結(jié)果有算法錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)，加之監(jiān)督缺位也時(shí)有發(fā)生，“訪問(wèn)”數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)的有效監(jiān)督空位、訪問(wèn)權(quán)限混亂等會(huì)造成信息泄露，數(shù)據(jù)保密與數(shù)據(jù)開放之間的平衡關(guān)系難以維持。

3 加強(qiáng)信息化背景下檔案信息安全管理的對(duì)策

3.1 推進(jìn)檔案信息的結(jié)構(gòu)化和標(biāo)準(zhǔn)化

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化是一個(gè)基礎(chǔ)性工作，它可以更好地保障檔案信息數(shù)據(jù)安全，提升檔案管理效率。面對(duì)信息數(shù)據(jù)復(fù)雜、量大、發(fā)展迅速的趨勢(shì)，保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全性是非常必要的。在具體工作中，檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化處理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，結(jié)構(gòu)化處理后的檔案數(shù)據(jù)對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)的分類和使用有很大的促進(jìn)，更便于檔案信息數(shù)據(jù)的有效管理和加密。如果出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)侵入，第一時(shí)間就能辨析出來(lái)。經(jīng)過(guò)檔案信息數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化處理之后，數(shù)據(jù)被標(biāo)準(zhǔn)化，能大大提升檔案管理的安全性。

3.2 推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)安全體系化

大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的安全因素依然存在，但數(shù)據(jù)在信息時(shí)代的安全因素不可忽視。不能頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳，要有統(tǒng)籌安排，建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)安全體系。應(yīng)努力構(gòu)建安全的電子檔案存放的物理環(huán)境和安全的電子檔案運(yùn)行的硬軟件環(huán)境，就是要給檔案信息織密安全網(wǎng)。具體來(lái)說(shuō)，就是應(yīng)構(gòu)建好數(shù)字檔案信息資源安全管理體系、安全技術(shù)體系和安全運(yùn)行維護(hù)體系。這些體系既獨(dú)立又有緊密聯(lián)系，從根本上確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

3.3 推進(jìn)檔案安全管理制度規(guī)范化

與傳統(tǒng)的檔案管理比較，現(xiàn)代檔案管理發(fā)展空間廣闊，但是檔案數(shù)據(jù)信息的安全保障不是一勞永逸的事情。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作以全新的形式出現(xiàn)，規(guī)章制度的建立與完善跟不上發(fā)展的步伐，檔案管理的效率達(dá)不到應(yīng)有的預(yù)期，檔案信息安全也不能完全保證。所以，檔案安全管理制度的建立健全成為檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在檔案管理過(guò)程中，檔案信息準(zhǔn)入制度以及監(jiān)督管理制度是應(yīng)該優(yōu)先考慮的方面，應(yīng)以制度為標(biāo)準(zhǔn)、以制度為規(guī)范，實(shí)行嚴(yán)格的分級(jí)管理。監(jiān)督管理制度可起到防微杜漸的作用，減少不作為或失職行為，對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)以及檔案管理水平的提升，可發(fā)揮積極的作用。

3.4 建立一支高素質(zhì)的檔案管理人力資源隊(duì)伍

人是第一位的，檔案管理安全保障領(lǐng)域也不例外。建立一支高素質(zhì)的檔案管理人力資源隊(duì)伍，無(wú)論對(duì)提升檔案管理的運(yùn)行效率，還是確保檔案管理信息安全，都有重要意義。應(yīng)從如何選人、如何育人、如何用人、如何激勵(lì)人、如何保護(hù)人這幾個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)做文章，建立一套切實(shí)可行的人力資源管理機(jī)制，加大內(nèi)部培養(yǎng)力度，也要引進(jìn)優(yōu)秀的外部人才，促進(jìn)人才合理流動(dòng)。強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)優(yōu)秀人才。針對(duì)檔案信息管理的特點(diǎn)，注重對(duì)年輕人的選拔和培養(yǎng)。加強(qiáng)社會(huì)輿論引導(dǎo)，培養(yǎng)年輕一代對(duì)檔案管理工作的興趣愛(ài)好。